Buchführung, Zahlungsabwicklung und Internes Kontrollsystem

Die neuen haushaltsrechtlichen Regelungen enthalten Rahmen- bzw. Mindestvorschriften, die eine ordnungsgemäße und sichere Abwicklung des Haushalts- und Rechnungswesens gewährleisten sollen.

Die örtliche Ausgestaltung des Rechnungswesens und insbesondere die der Buchführung ist damit von erheblicher Bedeutung für die in rechtlicher Hinsicht gesetzmäßige und sichere sowie in betriebswirtschaftlicher Hinsicht effiziente und effektive Abwicklung und Dokumentation aller rechnungslegungsrelevanten Vorgänge. Viele Fragen zur zukünftigen Einrichtung der Buchführung und Zahlungsabwicklung, zur informationstechnischen Unterstützung und zur Sicherung des Buchungsverfahrens sind zu beantworten.

Einen beträchtlichen Einfluss hat dabei die erforderliche Technikunterstützung. Da in der Regel die Einführung des neuen Haushalts- und Rechnungswesens mit der Beschaffung einer neuen, betriebswirtschaftlich ausgerichteten Finanzsoftware einhergeht, gilt es Optimierungs- und Rationalisierungspotenziale zu nutzen. Die Ausgestaltung und das Zusammenwirken von Aufgaben des Rechnungswesens und der informationstechnischen Unterstützung nimmt mit dem neuen Haushalts- und Rechnungswesen an Komplexität zu und wird auch intensiver als bisher zum Prüfungsgegenstand. Nicht zu unterschätzen ist deshalb, dass der/die für das Rechnungswesen Verantwortliche auch bei einer differenzierten Arbeitsteilung innerhalb der Verwaltung in letzter Konsequenz für den ordnungsmäßigen und sicheren Betrieb der Finanzsoftware verantwortlich ist.

Beim IT-Einsatz im Rechnungswesen müssen die Kommunen die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) beachten. Sie stellen eine Präzisierung und Ergänzung der „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Bilanzierung" (GoB) dar, wurden von der „Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung" (AWV) erarbeitet und im Jahr 1995 vom Bundesfinanzministerium im Bundessteuerblatt veröffentlicht (siehe Internetseiten des BMF: hier klicken).

Neben zahlreichen anderen Verpflichtungen sehen die GoBS ausdrücklich vor, dass Buchführungspflichtige ein „Internes Kontrollsystem" (IKS) einrichten und betreiben (vgl. Kap. 4 der GoBS). Danach ist ein IKS die Gesamtheit aller Kontrollen, Maßnahmen und Regelungen, die unter anderem der Sicherung von Vermögen und Informationen gegen Verluste und der Bereitstellung verlässlicher, vollständiger und zeitnaher Aufzeichnungen für das Rechnungswesen und aus dem Rechnungswesen dient. In Zusammenhang mit Finanzsoftware soll das IKS den Buchführungspflichtigen dahin gehend unterstützen, die Gesetz- und Satzungsmäßigkeit von Buchführung und Jahresabschluss sicherzustellen und sich einen Überblick über seine wirtschaftliche Lage zu verschaffen.

Über die Ausstrahlungswirkung der GoBS sind auch Kommunen, die in ihrem Rechnungswesen Informationstechnik einsetzen, zur Einrichtung eines IKS verpflichtet. Zum IKS gehört eine umfassende Risikoanalyse mit darauf aufbauenden Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen in allen Prozessen des Rechnungswesens, die das Risiko von Vermögensverlusten verringern sollen. Zum Thema Risikomanagement besteht daher ein enger Zusammenhang.

Vergleichsdatenbank www.doppikvergleich.de von KGSt und Bertelsmann Stiftung; siehe alle Themen unter GoB (einzelnd aufgeführt auf den Seiten "Bilanz und Bilanzierung") und die Themen