Berichtswesen

Unter Berichtswesen versteht man im wesentlichen die Versorgung der Führung und der Gremien (Rat/Kreistag und Ausschüsse) mit Informationen über den Vollzug von Entscheidungen und Planungen. Dabei steht der Haushaltsplan im Zentrum der Aufmerksamkeit.

Die rechtlichen Regelungen zum neuen Haushalts- und Rechnungswesen enthalten in den meisten Ländern Vorgaben für eine (kontinuierliche) unterjährige Berichterstattung an den Rat/Kreistag. Davon ausgehend sollte das gesamte Berichtswesen zwischen Verwaltung und Rat/Kreistag und das verwaltungsinterne Berichtswesen überprüft und mit der Einführung des neuen Haushalts- und Rechnungswesens auf neue Grundlagen gestellt werden.

Die KGSt empfiehlt, Berichtswesen schrittweise aufzubauen. Dabei kann die Berichterstattung den örtlichen Ausgangssituationen und dem jeweils individuellen Informationsbedarf der Berichtsempfänger angepasst und weiter entwickelt werden. Zum Aufbau und zur Weiterentwicklung sind die „W"-Fragen hilfreich: Wer berichtet wem? Was wird berichtet? Wann und in welchem Turnus bzw. für welchen Zeitraum wird berichtet? Wie wird der Bericht präsentiert?

Berichtsinhalte sollten sich an Zielen orientieren: Was war geplant/was sollte erreicht werden, was wurde erreicht, was wird prognostiziert? Zielfelder bieten eine Arbeitsgrundlage, um Ziele zu ermitteln, zu verknüpfen und zu präzisieren.

Der Bericht muss während des Planungszeitraums - in der Regel das Haushaltsjahr - zu den festgelegten Berichtsterminen (zum Beispiel 31.3., 30.6., 30.9.) und Berichtszeiträumen (zum Beispiel erstes Quartal) über die aktuelle Zielerfüllung (Vergleich von Plan- und Istwerten) und über die prognostizierte Zielerfüllung zum Ende des Planungszeitraums/Haushaltsjahrs (Vergleich von Planwerten mit den erwarteten Ist-Werten bzw. prognostizierten Werten) informieren. Der Bericht sollte ausgewählte externe Vergleichswerte enthalten. Der Berichterstatter beziehungsweise die Berichterstatterin kommentieren den Berichtsinhalt in knapper, berichtsgeeigneter Form. Dem Bericht folgt ein Berichtsgespräch.

Vergleichsdatenbank www.doppikvergleich.de von KGSt und Bertelsmann Stiftung; siehe die Themen

•   Unterjährige Berichterstattung

• Literatur/Aufsätze
  » Reichmann, Thomas: Controlling mit Kennzahlen und Managementberichten. 7. Aufl., München 2006
  » Pook, Manfred; Tebbe, Günter: Berichtswesen und Controlling. München: 2002 (Die neue Kommunalverwaltung 6)

... nach oben