Sparen mit IT
Die Wirtschaftlichkeit von E-Government wird häufig hinterfragt. Lange Zeit blieben viele Projekte den Beweis schuldig, dass mit E-Government tatsächlich auch Einspareffekte erzielt werden können. Im Gegenteil: Hohen Investitionen in Informationstechnik standen bescheidene Ergebnisse im Bereich Einsparungen gegenüber.
Aus Sicht der KGSt kann E-Government nur in einem umfassenden Verständnis erfolgreich sein: Verwaltungsmodernisierung unter bestmöglicher Nutzung von Informationstechnik. Das bedeutet mittel- bis langfristig den Umbau der Leistungsprozesse, und zwar insbesondere dort, wo sie für den Außenstehenden nicht sichtbar sind.
Bleibt die Frage, in welchen Bereichen sich Investitionen am Ende wirklich lohnen. Erste Antworten darauf liefert die Multiklientenstudie „Effizientes E-Government", die die KGSt gemeinsam mit der b.i.t.consult GmbH durchgeführt hat. Im Rahmen eines Projektes wurde in 6 Kommunen erstmalig das gesamte Leistungsspektrum von Kommunalverwaltungen systematisch auf E-Government-Potenziale untersucht.
Ausgehend von einem um die Leistungs- und Prozessebene erweiterten Produktplan wurden zunächst alle Prozesse mit Hilfe eines Online-Fragebogens prozessnah von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltungen erfasst und bewertet. So konnten umfassende Daten und Informationen wie Auftragsgrundlagen, Fallzahlen, Bearbeitungszeiten und Einschätzungen zur IT-Unterstützung (Ist und Soll) gesammelt werden.
Bei einer Betrachtung der Ergebnisse über alle teilnehmenden Kommunen (vier Landkreise und zwei Städte) hinweg, können bemerkenswerte Gemeinsamkeiten festgestellt werden. Der Vergleich der Produktpläne ergibt eine in hohem Masse vergleichbare Aufgaben- und Produktstruktur. Der Vergleich der Produktpläne auf der Leistungsebene ergibt ebenfalls eine hohe inhaltliche und fachliche Übereinstimmung.
Dies ist insofern von großer Bedeutung, weil es die Übertragbarkeit der Ergebnisse aus einzelnen Kommunen zumindest strukturell auf jede kommunale Verwaltung in Deutschland zulässt. Nicht jede Kommune muss ihre eigene Potenzialanalyse durchführen, sondern kann auf das bereits ermittelte überörtliche Kernportfolio zurückgreifen. Auch das ist ein Aspekt von Wirtschaftlichkeit.
Kommunen bieten Leistungen in einer sehr großen Breite an, eine Großstadt kommt auf insgesamt über 3000 Prozesse, eine Kreisverwaltung auf etwa 1500. Allerdings binden lediglich 10 bis 20 Prozent dieser Prozesse 80 bis 90 Prozent der Personalressourcen in der Kommune. Diese Prozesse sind die Kernprozesse der Kommune. Maßnahmen zur Prozessoptimierung sollten sich zunächst auf diese Prozesse konzentrieren, es müssen nicht erst mehr als 1000 Prozesse analysiert werden. Gleichzeitig bieten rund 70 % dieser Prozesse Optimierungspotenziale durch E-Government. Detaillierte Analysen im Rahmen der Studie haben ein Kosteneinsparpotenzial durch Prozessoptimierung mittels E-Government im Front-Office und im Back-Office von 20 bis 40 Prozent identifiziert. Auch wenn diesen noch die konkreten Investitionskosten gegenüber gestellt werden müssen, lassen sich hier mittel- bis langfristig erhebliche Einsparpotenziale absehen. Die Potenziale liegen an der Schnittstelle zum Kunden (Front-Office), zum Beispiel durch elektronische Anträge, insbesondere aber in der Verwaltung selbst. Prozessoptimierung mit E-Government sollte sich daher zunächst auf die ermittelten Kernprozesse konzentrieren.
