Digitales Schriftgutmanagement

Ein Hemmnis für die Umsetzung des kommunalen E-Governments ist, dass die Mehrzahl der Schriftstücke (Anträge, Anfragen etc.) immer noch in Papierform in der Verwaltung eintreffen und die Verwaltung in Papierform als Bescheide, Antwortschreiben etc. wieder verlassen.

Anders ausgedrückt: Die meisten Fachprozesse beginnen und enden mit Medienbrüchen. Bisher werden diese in der Regel beseitigt, indem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der zuständigen Fachbereiche Daten in die entsprechenden Fachverfahren übertragen und im Idealfall ohne Medienbrüche bis zum Ergebnis weiter verarbeiten. Dieses wird wiederum ausgedruckt und dem Kunden zugestellt.

Ein ganzheitliches Digitales Schriftgutmanagement (DSM) muss genau bei diesen „Bruchstellen" ansetzen, die in vielen Prozessen als Kosten- und Zeitfresser identifiziert wurden. Der Posteingang wird durch Scannen bereits in der Poststelle digitalisiert, die Fachbereiche erhalten die Daten daraufhin über ein Vorgangsbearbeitungs- und Dokumentenmanagementsystem (Basiskomponenten der aufzubauenden E-Government-Plattform) in elektronischer Form, arbeiten medienbruchfrei mit diesen weiter und produzieren Schriftstücke, die digital in den Postausgang weiter gehen und zentral gedruckt, kuvertiert, frankiert und verschickt werden.

Der Kreis Soest ließ die Potenziale eines solchen Digitalen Schriftgutmanagements im Rahmen der Studie „Effizientes E-Government" genauer untersuchen. In der Poststelle gehen rund 380.000 Schriftstücke (Briefe, Formulare, Rechnungen) pro Jahr ein. Etwa gleich viele Schriftstücke (Briefe, Gebührenbescheide) verlassen die Poststelle jährlich.

In einem Gemeinschaftsprojekt mit Unterstützung der Deutschen Post AG wurde von der b.i.t.consult GmbH eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung durchgeführt, an der neben der Kreisverwaltung auch die KDVZ Citkomm beteiligt war. Die Ergebnisse waren beeindruckend. Kostensenkungen von rund 70 % bei den integrierten Fachprozessen und ein positives Gesamtergebnis unter Berücksichtigung aller notwendigen Investitionen im siebten Jahr nach Einführung des Digitalen Schriftgutmanagements zeigen, dass sich Investitionen in IT lohnen.

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