DMS/Vorgangsbearbeitung

Als gute Ausgangsbasis liegt die Studie „Digitales Schriftgutmanagement" (DSM) vor. Die Chancen und Möglichkeiten konnten durch ein Kooperationsprojekt des Kreises Soest, der Deutschen Post, der b.i.t.consult GmbH, der KGSt sowie des Rechenzentrums KDVZ Citkomm identifiziert werden.

Die Untersuchung basiert auf einer Kosten-Nutzen-Analyse, einer Wirtschaftlichkeitsberechnung für ein Outsourcing der Postbearbeitung sowie einer Analyse der Wirkungen von DSM auf die elektronische Vorgangsbearbeitung.

Das Thema Dokumentenmanagement muss neu aufgefasst werden, da es nicht allein um die Postbearbeitung geht. Die Veränderungen in der Fallbearbeitung durch neue elektronische Anwendungsmöglichkeiten, andere Kooperationsmöglichkeiten und weniger Personalressourcen (Stichwort: demografischer Wandel) führen dazu, dass sich die Prozesse zur Abarbeitung der Bürgeranliegen weiter verändern werden. Wie man diesen von außen gesetzten Veränderungen durch intelligenten Technikeinsatz gut begegnen kann und wie die Veränderungen selbst zukunftsorientiert gesteuert werden, will die KGSt in einem neuen Berichtsvorhaben, den Mitgliedern aufzeigen. Denn die seit langem mögliche und anstehende Einführung von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) incl. E-Vorgangsbearbeitung und E-Archivierung ist erst in wenigen Verwaltungen abgeschlossen.. Über die stärkere Bedeutung von Geschäftsprozessoptimierung (GPO) unter Berücksichtigung von IT-Instrumenten erhält das Thema jetzt deutlich mehr Aufmerksamkeit. Durch Projekte wie die EU-Dienstleistungsrichtlinie (EU-DLR) wird die Verwaltung förmlich gezwungen, sich mit medienbruchfreier Prozessgestaltung zu befassen.

Ansprechpartner