Prozessoptimierung und Prozessmanagement

Im Prozessmanagement stehen die Arbeitsabläufe zur Erstellung dieser kommunalen Leistungen im Fokus. In der Praxis sind diese häufig durch Medienbrüche, redundante Bearbeitungsschritte oder lange Liegezeiten gekennzeichnet. Ziel des Prozessmanagements ist es, die Prozesse möglichst effizient und effektiv zu gestalten und sicherzustellen, dass die Verwaltungsleistungen in angemessener Qualität bereitgestellt werden.

Der Einstieg ins Prozessmanagement besteht häufig in der Prozessoptimierung eines Einzelprozesses. Im Bericht 3/2011 hat die KGSt Empfehlungen zur Vorgehensweise erarbeitet.

Prozessoptimierung

Anschließend stellt sich häufig die Frage, wie die Ergebnisse übertragen und nachhaltig genutzt werden können. Prozessmanagement als ganzheitlicher Ansatz fügt sich in die bestehenden Managementkonzepte ein und beschreibt die systematische und kontinuierliche Gestaltung, Steuerung und Verbesserung von Prozessen. Prozessmanagement bedeutet eine auf Dauer angelegte Prozessorientierung und institutionalisierte Steuerung von Prozessen.

Darüber hinaus bieten Prozessübersichten eine gute Informationsgrundlage für verschiedene andere Managementansätze, z. B. für das Qualitätsmanagement, für Risiken- und Kontrollsysteme oder auch interkommunale Kooperationen.

Wesentliche Treiber für ein Prozessmanagement sind dabei:

  • die Dienstleistungs- und Qualitätsorientierung, denn die Ausrichtung der Dienstleistungen an den Kunden ist die treibende Kraft der Verwaltungsmodernisierung.
  • die Effizienzorientierung, denn durch Prozessoptimierung kann die Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns verbessert werden.
  • die E-Government-Lösungen, die die informationstechnische Infrastruktur für Effizienz, Transparenz und Dienstleistungsorientierung in der Verwaltung darstellen.
  • die gesetzlichen Anforderungen; EGovG und EU-Dienstleistungsrichtlinie stellen Ansprüche an die Prozessorganisation in den Verwaltungen.
  • Die Idee der Netzwerkverwaltung, die eine verwaltungsübergreifende Produktion und Organisation in Netzwerken beschreibt.

Laut einer aktuellen Umfrage beschäftigen sich derzeit rund 75 % aller Landkreise und Großstädte ab 100.000 Einwohner mit dem Thema Prozessmanagement. Die KGSt unterstützt die Kommunen durch vielfältige Angebote bei Prozessoptimierung und Prozessmanagement, insbesondere durch Berichte, Seminare, die KGSt®-Prozessbibliothek sowie das KGSt®-Prozessnetzwerk.