Ein gelungenes Jubiläum

Rückblick auf den KGSt®-Personalkongress 2021

"Happy Birthday Personalkongress" – mit diesen Glückwünschen und viel Konfetti startete unser Team des Programmbereichs Personalmanagement in das diesjährige Jubiläum: 20 Jahre KGSt®-Personalkongress. In einem kleinen Einspieler konnten die Teilnehmenden zurückblicken auf die Orte und Themen der letzten 20 Jahre.

Das Jubiläum war gleichzeitig eine Premiere, denn zum ersten Mal fand der Personalkongress komplett als Online-Veranstaltung statt. Das Motto lautete passend dazu: "Update Digitalisierung – Personalmanagement zwischen Haltung und Hightech". Das Programm war abwechslungsreich zusammengestellt: Im Plenum fanden der Eröffnungs- sowie der Schlussvortrag statt, dazwischen konnten die Teilnehmenden zwischen den beiden Räumen "Haltung" und "Hightech" wählen und Impulse zum jeweiligen Schwerpunkt hören.

Unser Team im Programmbereich Personalmanagement. Professor Dr. Martin Kersting eröffnete den KGSt®-Personalkongress (von oben)

Den Eröffnungsvortrag hielt Professor Dr. Martin Kersting von der Justus-Liebig-Universität Gießen zum Thema "Zukunft braucht Hightech und Haltung – Big Data und Künstliche Intelligenz in der Personalarbeit von morgen". Anhand vieler praktischer Anwendungsbeispiele erläuterte er zunächst die Funktionsweise und das Trainieren und Lernen von Algorithmen, um dann konkret darauf einzugehen, wie es zu Diskriminierungen durch Daten kommen kann und wie das Erkennen von "Biases" (Verzerrungen) zu "besseren" Personalentscheidungen führt. Die Datenqualität sowie der Unterschied zwischen Kausalität und Korrelation spielen dabei eine besonders wichtige Rolle. Sein Fazit lautete: Die Digitalisierung der Personalarbeit ist dann erfolgreich, wenn sie aktiv gestaltet und mit Big Data und KI verantwortungsvoll umgegangen wird.

Personalentwicklung goes online

Heike Krutoff moderierte den Impuls "Personalentwicklung goes online".

Corona diente als Brandbeschleuniger für die Digitalisierung der Personalentwicklung und hat diese gerade im letzten Jahr massiv verändert. Darin waren sich unsere Referierenden aus den Städten Karlsruhe und Aachen unter der Moderation von Heike Krutoff einig. Die Stadt Karlsruhe mit Laura Zimmermann und Christof Hölzl sowie die Stadt Aachen mit Melanie Spiegelberg und Alexandra Neumann zeigten, wie sich die Personalentwicklung durch neue Formate, Möglichkeiten und Themen verändert hat.

Neben immer mehr On-Demand-Angeboten oder der eigenen Erstellung von Videos können in Karlsruhe mittlerweile 60 Prozent des Fortbildungsprogramms auch digital angeboten werden. Bei der Stadt Aachen zeigte sich, wie hilfreich es war, dass es bereits eine zentrale webbasierte Lernplattform gab, die die Umstellung zahlreicher Angebote auf Online erleichterte. Es stellte sich aber auch heraus, dass es noch viel zu tun gibt. Um gut gerüstet zu sein, haben beide Kommunen ihr Expertenwissen zur Digitalisierung in der PE auch personell etabliert.

Virtuell treffsicher bleiben: Worauf sollte man bei virtuellen Auswahlverfahren achten?

Dr. Christian Reiß und Lena Ottersbach

Dieser Frage ging Dr. Christian Reiß von der Deutschen Gesellschaft für Personalwesen e.V. (dgp) gemeinsam mit unserer Referentin Lena Ottersbach nach. Er beschrieb die wichtigsten aus der Psychologie bekannten Punkte, die die Bewertung von Beobachterinnen und Beobachtern in virtuellen Verfahren beeinflussen können. Außerdem erläuterte er, welche Arten von Auswahlverfahren sich besser oder schlechter für virtuelle Auswahlverfahren eignen. Da die Bewerbenden meist von zuhause aus an den Verfahren teilnehmen, konnte Dr. Reiß auch von kuriosen und lustigen Begebenheiten berichten, wie z. B. Haustieren, die während eines Auswahlgesprächs die Aufmerksamkeit auf sich zogen.

(Digitale) Neuausrichtung des Personalmanagements

Melina Schmechta, Christoph Lucks und Ines Hansen

Aus der Freien und Hansestadt Hamburg zugeschaltet war Christoph Lucks, stellvertretender Leiter des Personalamts sowie Leiter des Zentralen Personalmanagements, moderiert von Ines Hansen und Melina Schmechta. Christoph Lucks beschreibt sich selbst als Personaler aus Leidenschaft und zeigte mit seiner ganz persönlichen Note auf, wie wichtig die Frage nach dem Sinn für das Personalmanagement ist.

Er spannte den Bogen von den großen Veränderungen durch Digitalisierung, VUCA-Welt und Wertewandel hin zu den konkreten Maßnahmen des Personalmanagements in Hamburg. Im Mittelpunkt steht ein beteiligungsorientiert angelegter Strategieprozess mit verschiedenen Handlungsfeldern. Ziele sind unter anderem eine offenere Unternehmenskultur, neue Formen der Zusammenarbeit, ein Führungsverständnis, das sich stärker auf die Schaffung guter Rahmenbedingungen, Kommunikation und Teamentwicklung fokussiert sowie Mitarbeitende, die ermächtigt werden und lernen, mehr Verantwortung "für das Ganze" zu übernehmen.

Mitarbeitendenkommunikation 4.0

Dr. Tommy Jehmlich, Marc Beys und Lena Ottersbach

Wie kann in einer sich immer weiter digitalisierenden Arbeitswelt sowohl die Kommunikation zu den Beschäftigten als auch untereinander neu gestaltet werden? Dieser Frage gingen Dr. Tommy Jehmlich, Stadt Chemnitz, und Oliver Kasties, Stadt Goslar, nach, moderiert von unserer Referentin Lena Ottersbach und unserem Referenten Marc Beys.

Chemnitz hat 2019 damit begonnen, eine Mitarbeitenden-App einzuführen. Den großen Durchbruch erreichte die App zu Beginn der Corona-Pandemie: spätestens hier wurde von vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Nutzen der schnellen Austauschmöglichkeit erkannt und die Nutzungszahlen entwickelten sich seitdem durchweg positiv nach oben.

In Goslar gibt es seit 2018 ein Social Intranet, in dem sich die Mitarbeitenden über Fachliches austauschen und Besprechungen organisiert werden können, es gibt aber auch z. B. einen Bereich für private Inserate. Viele Absprachen erfolgen unkompliziert über das sogenannte GoNet, welches über die Open-Source-Software HumHub läuft. Der Mailverkehr konnte reduziert werden. Durch die Nutzung, die auf allen mobilen Geräten möglich ist, wird die Kommunikation deutlich erleichtert.

Schlüsselkompetenzen in der digitalisierten Arbeitswelt

Melina Schmechta, Kathrin Seiter, Anika Krellmann und Maximilian Welter

Einen hohen Stellenwert in der Arbeitswelt 4.0 hat die Frage nach den erforderlichen Schlüsselkompetenzen für Fach- und Führungskräfte: Welche Kompetenzen werden benötigt, um erfolgreich in der digitalisierten Arbeitswelt zu handeln? Dieser Frage ging unser KGSt-Team mit Kathrin Seiter, Anika Krellmann und Maximilian Welter nach und entwickelte den Kompetenzkatalog über die acht Schlüsselkompetenzen sowie den KGSt®-Kompetenzcheck als Self-Check zur Erfassung dieser Kompetenzbereiche.

Im Interview mit unserer Referentin Melina Schmechta wurden die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten dieser beiden Instrumente greifbar, wie z. B. zur Unterstützung der kommunalen Personalauswahl oder der Personalentwicklung. Dabei wurden die über 100 Zuschauenden mit einem interaktiven Quiz in die Veranstaltung eingebunden und konnten mit ihrem Wissen über die digitalen Kompetenzanforderungen direkt zeigen, dass sie "digitale Oberchecker" sind.

Strategische Personalbedarfsplanung: Kooperation, Kommunikation und Weitblick

Strategische Personalbedarfsplanung: mit Dr. Thomas Rothe und Gudrun Burhorn

Warum es hilfreich ist, sogenannte Jobfamilien als Grundlage für die strategische Personalbedarfsplanung zu definieren, erläuterte Dr. Thomas Rothe, Stadt Nürnberg, im Austausch mit unserer Referentin Gudrun Burhorn. Er ist seit März 2020 gemeinsam mit einer Kollegin als HR-Partner für die Einführung und Koordination der strategischen Personalbedarfsplanung im Einsatz.

Kernelement sind kooperative Gespräche mit den Dienststellen, in denen es immer um die Fragen von Personal-Bestand und Personal-Bedarfen geht. Um gerade die relevanten Einflussfaktoren für die kommenden Bedarfe systematisch in den Prozess einfließen zu lassen, nutzt die Stadt Nürnberg das Tool Dynaplan. Insgesamt elf weitere Kolleginnen und Kollegen aus dem Personalbereich unterstützen die Gespräche mit den Dienststellen in einer Matrixorganisation. Eine Besonderheit im Prozess: Die Gespräche mit den Dienststellen werden in Kooperation mit den anderen Querschnittsämtern geführt. Der Untertitel "Kooperation, Kommunikation und Weitblick" wurde den Teilnehmenden dieses Slots somit anschaulich beschrieben.

Der erste Kongresstag endete mit einem exklusiven Blick hinter die Kulissen. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer hatten die Möglichkeit, das zu sehen, was sonst nur unsere Mitarbeitenden sehen: Aus einem der beiden Studios zeigte unser Referent Marc Beys mit einer Handykamera den kompletten Technikaufbau mit Bildschirmen, Kameras und Licht sowie dem Technikteam von ConferenceDirect.

Der zweite Kongresstag startete direkt in den beiden Räumen "Hightech" und "Haltung".

Coaching in virtuellen Welten

Melina Schmechta, Astrid Mehrfeld und Gudrun Burhorn

Im Raum "Haltung" ging es um eines der wichtigsten Selbstreflexions- und Entwicklungsinstrumente: das Coaching. Astrid Mehrfeld, Fachbereichsleiterin Zentrale Dienste der Stadt Baden-Baden, schilderte ihre Erfahrungen aus zwei unterschiedlichen Perspektiven. Zum einen ist sie Personalverantwortliche in Baden-Baden, zum anderen ist Sie ausgebildeter Coach. Im Interview mit Melina Schmechta und Gudrun Burhorn, beide KGSt, ging es zunächst um die Grundlagen von Coaching – was es auszeichnet, welche Rollen Coachee und Coach haben und was es zu anderen PE-Formaten abgrenzt.

Astrid Mehrfeld coacht seit vielen Monaten auch digital. Mit dem "richtigen" Tool, das viele Features aus der analogen Coachingarbeit aufgreift und den erweiterten Kompetenzen eines Coachs, dieses professionell zu nutzen, ist digitales Coaching eine gute Ergänzung oder auch Alternative. Die zwei wichtigsten Botschaften von Astrid Mehrfeld: "Fangen Sie direkt an, Coaching in Ihr PE-Angebot aufzunehmen getreu der 80/20 Regel. Und nutzen Sie auf jeden Fall digitale Coaching-Formate."

Beim anschließenden Meeting im Networking-Café ging der Austausch mit den Teilnehmenden weiter.

Nie mehr an Papier schneiden: Das Zusammenspiel aus digitaler Personalakte und Workflows

Carina Steinert und Marc Beys

Carina Steinert, Kreisstadt Bergheim, berichtete darüber, wie Bergheim den Umstieg von analoger zu digitaler Akte geschafft hat. Insbesondere ging sie darauf ein, wie das Dokumentenmanagementsystem aufgebaut ist, welche Funktionen die elektronische Personalakte enthält und welche Prozesse in digitale Workflows übertragen werden konnten.

Aufgrund der zahlreichen Fragen der Zuhörenden folgte darauf, moderiert durch unseren Referenten Marc Beys, ein lebhafter Austausch zu allen Themen rund um die Digitalisierung der Akten und die Einrichtung von Workflows, insbesondere zur Auswahl der technischen Lösungen, Änderungsmöglichkeiten und der Notwendigkeit von hybriden Akten.

Führung im Kontext der Digitalisierung

Ina Voigt und Ines Hansen

Das Thema "Führung" griff Ina Voigt, Gesamtleiterin und Leitende Psychologin der Deutschen Gesellschaft für Personalwesen e.V. (dgp), auf und ging, begleitet von der Moderation durch Ines Hansen, der Frage nach, wie sich Führung im Kontext der Digitalisierung verändert.

Ina Voigt stellte fest, dass im Mittelpunkt des Wandels die (Neu-)Gestaltung und Steuerung von Kommunikationsprozessen als Führungsaufgabe steht: Kommunikationskompetenz bleibt eine Schlüsselkompetenz für Führungskräfte, wenngleich eine dynamisch vernetzte Arbeitswelt zu steigenden Anforderungen an Führungskräfte und Mitarbeitende führt. Die Rolle von und Erwartungen an Führungskräfte sowie ihr Verhalten sind vor diesem Hintergrund vor Ort zu diskutieren und neu auszurichten.

Von der klassischen Personalverwaltung zur modernen, digitalen HR-Plattform

Von der klassischen Personalverwaltung zur modernen, digitalen HR-Plattform: Nadin Canli und Heike Krutoff

Im vergangenen Jahr war der Bezirksverband Oberbayern der AWO in der Kategorie "HR digital" für den Deutschen Personalwirtschaftspreis nominiert und belegte den zweiten Platz. Die Bereichsleiterin Personal und Recht, Nadin Canli, berichtete, wie der Bezirksverband mit Pragmatismus und Fingerspitzengefühl die Digitalisierung der Personalarbeit der AWO vorangetrieben hat.

Nadin Canli stellte dar, wie alle Prozesse auf den Kopf gestellt wurden. Ziel war, auf einer Plattform alle Prozesse für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter vorzuhalten, Dateneingaben und damit Ressourcen zu sparen und die Kommunikation zu verbessern. Die Digitalisierung erfolgte Schritt für Schritt: Von der digitalen Personalakte zu einer Mitarbeitenden-App mit zahlreichen Self-Service-Funktionen, einem Bewerberportal und dann zur Digitalisierung aller Personalprozesse.

Unsere Moderatorin Heike Krutoff griff im anschließenden Interview mit Nadine Canli vor allem den Umgang mit Widerständen und der Einsparung von Ressourcen durch die Digitalisierung auf. Ein Erfolgskonzept, um möglichst viele Mitarbeitende mitzunehmen, waren persönlich adressierte Postkarten für alle, mit einem QR-Code, der zu einem Erklärvideo führte. Damit setzte man auf Freiwilligkeit und Interesse. Die eingesparten Ressourcen wurden in Qualitätsverbesserungen investiert sowie in die Rückholung zuvor outgesourcter Leistungen.

Gähn – Die Krise als Chance?!

Jennifer Chmurczyk und Lena Ottersbach

Über die Erfahrungen, die die Axa als Arbeitgeberin im letzten Jahr gesammelt hat, berichtete Jennifer Chmurczyk, Spezialistin für betriebliches Gesundheitsmanagement bei der Axa. 95 Prozent der Mitarbeitenden wurden kurzfristig ins Homeoffice geschickt, was gleichzeitig der Start eines umfassenden Krisenmanagements war. Tägliche Informationen über die Pandemie gehörten ebenso zur Kommunikation mit den Mitarbeitenden wie E-Mails zu aktuellen oder ab dem nächsten Tag geltenden Regelungen.

Digitale Gesundheitswochen, die die Teilnehmendenzahlen von Präsenzveranstaltungen sogar überstiegen und viele kreative Maßnahmen, wie ein Podcast von Vorstand und Betriebsrat oder eine virtuelle Kunstreise, sorgten für gute Stimmung bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Diese wirkte sich auch auf die Bewertung der Axa als Arbeitgeberin bei Kununu oder Linked-In-Aktivitäten aus und steigerte damit nachweislich die Arbeitgeberattraktivität in der besonderen Zeit.

Onboarding – analog, digital, virtuell

Dr. Mathias Brandstädter und Marc Beys

Wie eine analoge Onboarding-Lösung in die digitale Welt übertragen werden kann, zeigte Dr. Mathias Brandstädter, Leiter Unternehmenskommunikation und Pressesprecher der Uniklinik Aachen, unter der Moderation von Marc Beys und Melina Schmechta. Um auch mithilfe der digitalen Lösung so frühzeitig wie möglich mit dem Onboarding der neuen Mitarbeitenden beginnen zu können, übersetzte die Uniklinik ihren Pocket-Guide zur Begrüßung und Einarbeitung in eine Web-App.

Mathias Brandstädter erläuterte zudem, warum sich die Uniklinik gegen eine "fertige" Software-Lösung entschieden hatte und stattdessen mit einer Software-Firma einen eigenen Weg gegangen ist, was  viele Vorteile mit sich brachte. Die progressive Web-App läuft betriebssystem- und anbieterunabhängig und ist interaktiv gestaltet, z. B. mit einer Quizfunktion.

Über den Chat fand mit den Zuhörenden ein reger Austausch zur Einführung, kontinuierlichen Aktualisierung und zum Nutzen einer Onboarding-App statt, bei dem zahlreiche Fragen beantwortet werden konnten. Dieses Thema werden Marc Beys, Lena Ottersbach und Melina Schmechta in einem neuen KGSt-Berichtsprojekt weiter aufgreifen.

Ines Hansen und Martin Permantier

"Haltung entscheidet …" – mit diesem Statement machte Martin Permantier, Autor, Speaker, Seminarleiter sowie Gründer und Geschäftsführer der short cuts GmbH, neugierig darauf, welchen Einfluss Denkweisen auf Führung, Zusammenarbeit und Organisationsentwicklung haben. Dazu erläuterte er das von ihm beschriebene "Modell der sechs Haltungen", das die unsichtbaren Wirkfaktoren der inneren Haltungen sichtbar und besprechbar macht. Es beruht auf fundierten wissenschaftlichen Erkenntnissen – insbesondere auf dem Konzept der Ich-Entwicklung von Jane Loevinger.

"Haltung haben wir nicht, wir entwickeln sie. Sie bestimmt unseren Blick auf die 'Realität'", so Martin Permantier. Wichtig sei der Unterschied zwischen klassischem horizontalem Lernen und echter vertikaler Entwicklung. Nur bei letzterer ist eine Transformation die Folge, wie sie die "neue Arbeitswelt" fordert.

Und was kann jede und jeder Einzelne tun? "Aufmerksamkeit ist der Schlüssel, um die eigene temporäre innere Haltung zu erkennen und bewusst zu erweitern", appellierte Martin Permantier an die Teilnehmenden und läutete mit diesem Denkanstoß das offizielle Kongressende ein.

Unser Team im Programmbereich Personalmanagement dankt allen Beteiligten und Teilnehmenden.

Vom restlichen Team des Programmbereichs Personalmanagement wurden er und Ines Hansen sprichwörtlich "ausgekehrt", denn zu jeder Feier gehört das große Aufräumen danach. Und so ging auch die Geburtstagsparty des 20. Personalkongresses mit Schrubber und Putzlappen zu Ende, jedoch nicht ohne vorherige Bekanntgabe des Datums für den nächsten KGSt®-Personalkongress im kommenden Jahr, der am 1. und 2. Juni 2022 stattfinden wird.

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer können sich nachträglich die Aufzeichnungen der Veranstaltung ansehen. Für alle Mitglieder steht zudem die Dokumentation zum KGSt®-Personalkongress 2021 mit den Vorträgen zum Download bereit.