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Arbeitskreis Wissensmanagement

Erfahrungsaustausch mit der Stadt Wien und dem Bundesinnenministerium

Eine Zeit mit neuen und besonderen Herausforderungen ist immer auch eine Zeit mit neuen Ideen und Impulsen. Gerade was den Umgang mit Wissen anbelangt, haben die Kommunen in den letzten Monaten viel Neues ausprobiert und dazugelernt. Die Stadt Wien, das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat und der Arbeitskreis Wissensmanagement steckten online die Köpfe zusammen und tauschten ihre Erfahrungen aus.

Von besonderem Interesse war das Thema mobile Arbeit bzw. die Arbeit aus dem Homeoffice. Die Kontaktbeschränkungen waren hier ein wesentlicher Treiber und obwohl viele Teams ohne großen Vorlauf oder bereits bestehende Regelungen auf das dezentrale Arbeiten umgestellt wurden, sind die Erfahrungen weitgehend positiv. Viele Kommunen, darunter auch die Stadt Bielefeld, konnten dies durch Umfragen mit ausgesprochen hoher Beteiligungsquote belegen.

Es gibt jedoch auch einige Unterbereiche, in denen die Prozesse, die technische Ausstattung, die Kommunikation oder die Führung noch nicht so recht zu den neuen Rahmenbedingungen passen. Umso wichtiger ist es, hier nun nachzuziehen und Unterstützungsangebote zur Verfügung zu stellen.

Gerade der Austausch im Team und der effiziente sowie einheitliche Umgang mit Wissen und Informationen sind für eine gute Zusammenarbeit bei physischem Abstand entscheidend.

Wenn die zufälligen Begegnungen am Kopierer, in der Kaffeeküche oder auf dem Flur wegfallen, entfällt gleichzeitig die beiläufige Weitergabe von unbewusstem Wissen. Die Wissens(ver)teilung ist jedoch für eine gute Zusammenarbeit und eine Vernetzung der Prozesse ein wesentliches Bindeglied. Bleibt sie dauerhaft aus, macht sich dies sowohl auf der Prozess- als auch auf der Teamebene negativ bemerkbar.

Die Einführung einer virtuellen Kaffeepause oder Mittagsrunde kann hier in einem ersten Schritt Abhilfe schaffen. Unternehmen, wie z. B. Siemens, setzen auf diese Maßnahme, um die Wissensweitergabe als wichtigen Teil des Wissensmanagements auch beim dezentralen Arbeiten aufrecht zu erhalten.

Die Auswirkungen der Corona-Pandemie waren eine Bremse für strukturelle und geplante Maßnahmen des Wissensmanagements. Die Bemühungen um Wissenssicherung, die Qualifizierung von dezentralen Wissensmanagerinnen und Wissensmanagern und viele weitere Maßnahmen standen hinter den neuen Herausforderungen an und werden nun langsam wieder aufgenommen.

Insbesondere die Wissenssicherung ist vor dem Hintergrund des demografischen Wandels ein immer drängenderes Arbeitsfeld.

Sowohl für die Arbeit im Homeoffice, als auch für die Wissenssicherung können Social Intranets eine zentrale Drehscheibe darstellen. Die Umstellung der Arbeit durch ein solches Tool ist ähnlich tiefgreifend, wie die Umstellung von der Papier- auf die E-Akte. Die Einführung und Bedeutung von Social Intranets werden daher einen der nächsten Schwerpunkte im kommunalen Austausch bilden.

Falls Sie selbst bereits Erfahrungen mit der Einführung eines Social Intranets gesammelt haben und an einem Austausch interessiert sind, setzten Sie sich gerne mit unserer Referentin Silvia Soremba in Verbindung.

Eine Übersicht über die Bausteine mobiler Arbeit und zum Homeoffice finden Sie im KGSt®-Denkanstoß Mobile Arbeit (2019).

Lesen Sie mehr über die Erfahrungen der Stadt Bielefeld, über die Bedeutung der zufälligen Wissensweitergabe und über weitere relevante Themen im KGSt®-Wissensblog.

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