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Berliner Open Data Day

Kommunen müssen in ein professionelleres Datenmanagement investieren

Data is the key. Das war der Leitgedanke auf dem Berliner Open Data Day am 4. Oktober 2017 in Berlin. Marc Groß, KGSt-Programmbereichsleiter Organisations- und Informationsmanagement, hat in diesem Zusammenhang einen Impuls zu den "Chancen in der Arbeit mit Daten für die Kommune" gegeben.

Die zentralen Inhalte haben wir für Sie zusammengefasst:

Daten sind ein Schlüssel zur und für eine Digitale Kommune. Das kann nur so sein, schaut man sich einmal die großen Schlagworte zum Thema Daten an: Big Data, Open Data, Smart Data, Predictive Analytics. Sie alle stehen für eine vielfältige Datenanalyse und -nutzung und bilden die Grundlage, um Datenbestände visuell zu verarbeiten, Datenbestände explorativ zu analysieren und Zusammenhänge leichter zu erkennen.

Daten sind Infrastruktur! Mit dieser Infrastruktur können Kommunen Wirkungen für die örtliche Gemeinschaft und für sich selbst erzielen – schließlich sind sie ein zentraler Bestandteil der rund 3000 Prozesse einer Kommunalverwaltung. Wirkungen können aber nur erzielt werden, wenn Verwaltungen ihre Datenschatzkisten öffnen – nach innen und außen. Die damit verbundenen Vorteile haben KGSt, Städte- und Gemeindebund (DStGB) und die Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister (Vitako) bereits 2014 in einem gemeinsamen Positionspapier herausgearbeitet.
Beispielsweise können Daten

  • die Voraussetzung für mehr Demokratie und Vertrauen schaffen, wenn sie dazu genutzt werden, Transparenz herzustellen oder komplizierte Sachverhalte über Visualisierung einfacher darzustellen. Die Aufbereitung der Haushaltsdaten ist dafür ein gutes Beispiel.
  • gerade durch Open Data die (regionale) Wirtschaft fördern, wenn Unternehmen sie zur Entwicklung von Geschäftsmodellen nutzen. Ein gutes Beispiel dafür sind Datenjournalisten, die mit Daten spannende Stories erzählen.
  • die Bildung und die Wissenschaft fördern und modernisieren, indem Daten im Unterricht genutzt werden.
  • die digitale Kompetenz in der Stadtgesellschaft verbessern, wenn über Hackdays Kinder und Jugendliche dazu angeregt werden, mit Daten zu arbeiten und innovative Lösungen zu entwickeln.

In erster Linie können gerade offene Daten also das kreative Potenzial in der Gesellschaft entfachen. Und trotz dieser doch einleuchtenden Chancen – dem gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Nutzen – wird immer wieder nach dem greifbaren Nutzen für die Verwaltung selbst gefragt. Wie können Daten in Kommunalverwaltungen dazu genutzt werden, das Handeln effektiver und effizienter zu machen?

Das ist vor dem Hintergrund und den Folgen des demografischen Wandels sowie dem Mehr an kommunalen Aufgaben keine uninteressante Frage! Wenn man zum kreativen Potenzial der Verwaltung im Umgang mit Daten etwas sucht, findet man auch dafür gute Beispiele. Ein aktuell sehr prominentes ist die Optimierung der Zuschnitte der Einschulungsbereiche in Berlin. Darüber hinaus schlummern in den kommunalen Prozessen aber noch viele weitere Optimierungsmöglichkeiten, die mit Hilfe der kommunalen Datenschatzkisten und eines systematischen Datenmanagements gehoben werden können. Nachfolgend drei "Use Cases" als kleine Denkanstöße:

Use Case 1: Spielplatzkontrollen und Inventur

Im Rahmen der Instandhaltung von Spielplatzanlagen müssen Kommunalverwaltungen regelmäßig Inspektionen und Wartungen durchführen: Sicht- und Funktionskontrollen, Verschleiß- und Stabilitätskontrollen, Hauptuntersuchungen. Dafür ist häufig der Bereich Öffentliches Grün und Landschaftsbau verantwortlich. Eigentümerin der Spielgeräte ist in einigen Fällen jedoch eine andere Stelle, z. B. der Bereich Jugend und Familie. Sie lassen ihr Know-how und pädagogische Überlegen bei Spielraumentwicklungsplänen einfließen.

Viele Verwaltungen führen die Spielplatzkontrollen bereits digital unterstützt durch. Die Spielgeräte sind bzw. werden georeferenziert in einer Datenbank verzeichnet. Darauf kann der kontrollierende Mitarbeiter mit seinem mobilen Endgerät zugreifen. Direkt vor Ort gibt er dann die entsprechenden Kontrollvermerke in die Datenbank ein.

Gehen Verwaltungen so vor, verfügen sie über umfangreiche Datensätze zu jedem Spielgerät auf jedem Spielplatz im Gemeindegebiet. Diese Daten sind aber nicht nur für die Kontrollen und für die Instandhaltung der Spielplatzanlagen interessant. Innerhalb der Verwaltung können sie beispielsweise auch für die Inventur genutzt werden. Die erforderlichen Datensätze müssen dafür aber fachbereichsübergreifend zugänglich gemacht werden. Ist diesem Fall können durch eine systematische Datennutzung die internen Verwaltungsprozesse deutlich verbessert werden, da u. a. Doppelerfassungen wegfallen.

Bisher handelt es sich dabei um ein rein internes Datenmanagement. Denkt man dieses Beispiel im Sinne von Open Data weiter, sind die Daten aus dem internen Datenmanagement sicherlich auch für Programmierer interessant. Diese könnten dann z. B. eine Spielplatzfinder-App erstellen, die Eltern bei der Suche nach einem für ihre Kinder passenden Spielplatz unterstützt.

Use Case 2: Müllfahrzeuge und die Sache mit der Straßenbreite

Der Bereich Straßen und Ingenieurbauten verfügt in der Regel über die exakten Daten über die Abmessungen von Straßen oder Wendekreisen. Diese Daten sind jedoch nicht nur für die Straßenplanung und -instandhaltung von Interesse, sondern beispielsweise auch für die Müllabfuhr. Denn für die Routenplanung muss eruiert werden, welche Straßen komplett befahren werden können oder wo die Abfallbehälter durch die Anwohner an einer bestimmten Stelle bereitgestellt werden müssen. Das kann z. B. in Sackgassen der Fall sein. Die städtischen Entsorgungsbetriebe berechnen dazu, ob das Müllfahrzeug in den Sackgassen wenden kann. Stehen ihnen dafür die notwendigen Daten zur Verfügung, müssen sie nicht erneut erhoben werden, was gesamtkommunal wirtschaftlicher ist.

Use Case 3: Kolonnenmanagement

Beim Kolonnenmanagement ist die GPS-Datenerfassung und das Übereinanderlegen unterschiedlicher "Layer2 im System besonders interessant. Ein Beispiel: Ein Bürger meldet einen Schaden am Gehweg. Über den Mängelmelder bzw. die Mängelmelder-App wird dieser Schaden mit GPS-Daten erfasst und in das Mängelmelder-System der Stadtverwaltung eingepflegt. Dabei kann es sich um ganz unterschiedliche Mängel handeln, für deren Behebung i. d. R. auch unterschiedliche Stellen in der Verwaltung oder im Konzern Kommune verantwortlich sind: Entsorgungsbetriebe, Straßenmanagement, Grünflächenmanagement, Ordnungsamt etc.

Im Idealfall sollten die gemeldeten Mängel über eine Schnittstelle automatisiert an die verantwortliche Stelle weitergegeben werden. Der Einsatzleiter erfährt von diesem Mangel. Über ein intelligentes Kolonnenmanagement (optimal ebenfalls GPS-unterstützt) teilt er einer Kolonne die Behebung des Mangels zu, die dies am besten in ihre Route einplanen kann. Dadurch ergeben sich viele Prozessvorteile: keine Sonderkolonnen, Zeiteinsparung, optimale Ausnutzung der Personalkapazitäten. Diese machen sich meist nicht nur intern bemerkbar, sondern auch der Bürger stellt fest, dass sein Hinweis schneller erledigt wurde.

Denkbar ist auch, dass z. B. eine Baumkolonne einen Straßenschaden ausfindig macht oder eine falsche Beschilderung entdeckt. In diesen Fällen sollten dann auch diese Kolonnen die Möglichkeit haben, die Schäden schnell und einfach für den zuständigen Einsatzleiter ins System einzupflegen. In der Praxis geschieht dies häufig noch äußerst unstrukturiert, beispielsweise über das private Smartphone. Solche Meldungen entziehen sich dann einer wirtschaftlichen Kolonnenplanung. Stehen diese Daten intern offen zur Verfügung, ist auch in diesem Fall der Weg zu Open Data nicht mehr weit.

Denkt man dieses Beispiel noch weiter, könnte die Kolonnenplanung auch komplett automatisiert vorgenommen werden. So oder so werden im Zusammenhang mit der GPS-Nutzung noch einige personalvertretungsrechtliche Diskussionen zu führen sein.

Fazit

Daten sind ein Schlüssel um die aktuellen und zukünftigen Herausforderungen – allen voran, die Folgen des demografischen Wandels – zu meistern. In den nächsten 10 Jahren werden rund 30 Prozent der Beschäftigten in den Ruhestand gehen. Die kommunalen Aufgaben müssen also zukünftig voraussichtlich mit deutlich weniger Personal erledigt werden. Um diesen Schlüssel allerdings effektiv und effizient nutzen können, müssen Kommunen

  • stärker in den Aufbau eines strukturierten Datenmanagements investieren. Denn Daten können nur genutzt werden, wenn sie bekannt sind und intelligent miteinander verknüpft werden. Dadurch werden auch Zusammenhänge oder Abhängigkeiten innerhalb und außerhalb der Kommunalverwaltung deutlich. Das Datenmanagement ist die Basis, um das gesamte Potential von Daten freizusetzen und um es für die Kommune selbst und ihre Stadtgesellschaft wirkungsorientiert zu nutzen. Ein Baustein eines professionellen Datenmanagements ist selbstverständlich auch der Aspekt Open Data. Aber eben nur ein Baustein, der aus einer professionellen Datennutzung prozessimmanent "abfällt" und der vor allem mit geringem zusätzlichem Aufwand erzeugt werden kann. Das würde sicherlich die Akzeptanz für das Thema Open Data deutlich verbessern.
  • Datentransparenz herstellen: Transparenz über die vorhandenen Datenbestände, über weiße Flecken, über fehlende, steuerungsrelevante Daten und über redundant vorgehaltene Datenbestände. Datentransparenz bildet aber auch die Grundlage für bessere Entscheidungen und einen zügigeren Entscheidungsprozess. Beispielsweise lässt die Verbindung zwischen (sozial)statistischen und raumbezogenen Daten neue Formen der Visualisierung zu, welche die Qualität der Entscheidungsgrundlage verbessert. Von dieser Form der Aufbereitung von Daten profitieren Bürger, Politik und die Verwaltung selbst. Denn komplexe Sachverhalte können einfacher vermittelt werden.
  • auf unterschiedlichen Ebenen in der Verwaltung Daten-Know-how aufbauen. Eine Kommune braucht für den professionellen Umgang mit Daten Mitarbeiter mit unterschiedlichen Kompetenzen. Sie braucht nicht nur Menschen, die strategische und operative Entscheidungen in Technologie umsetzen, sondern auch Daten zu fachlichen Anwendungsfeldern machen. Sie braucht Datenspezialisten, die unter dem Begriff "Data Scientist" diskutiert werden. Sie stellen vor allem Fragen: Welche Daten werden benötigt und müssen miteinander verknüpft werden, um ein bestimmtes Problem zu lösen? Wie lassen sich Menschen, Gegenstände und Daten miteinander verbinden? Wie schafft man darüber intelligente Netzwerke? Usw. Die Analysekenntnisse von Daten allein auf einen kleinen Kreis von Datenexperten zu beschränken wird sicherlich nicht ausreichen, um Daten nachhaltig zu nutzen. Um das mögliche Potential von (Open) Daten heben zu können, müssen alle Verwaltungsmitarbeiter zumindest ein Grundverständnis von Daten haben.
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