Beteiligungsmanagement 4.0

als Antwort auf die Herausforderungen für die kommunale Konzernsteuerung in der aktuellen COVID19-Pandemie

Die Covid19-Pandemie verstärkt und beschleunigt die Veränderungen der Kommunalverwaltung und öffentlichen Unternehmen. Wie wichtig die konsequente Digitalisierung der Arbeitsprozesse ist, zeigten nicht zuletzt auch die Auswirkungen der aktuellen Pandemie auf das Beteiligungsmanagement.

Auf Basis der regulativen Rahmenbedingungen der hessischen Gemeindeordnung, des Public Corporate Governance Kodex der Stadt Frankfurt a. M. und der gesellschaftsrechtlichen Grundlagen gemäß GmbH-Gesetz und Aktiengesetz, erfolgt die Steuerung der städtischen Beteiligungsunternehmen im Konzernverbund Stadt Frankfurt a. M. über die Anteilseigner-Funktion in die Gesellschafterversammlung.

Dabei obliegen dem Magistrat ("Stadtregierung") als gesetzlichem Vertreter der Stadt im Rahmen der Gesellschafterfunktion der Stadt Frankfurt a. M. die Fragen der laufenden Verwaltung der Beteiligungsunternehmen (§ 66 HGO). Die Stadtverordnetenversammlung ("Stadtparlament") hingegen entscheidet gemäß § 51 Ziffer 11 HGO als Ausfluss des "Haushaltsrechts des Parlaments" über die grundsätzlichen Fragen der Errichtung, der Erweiterung, der Übernahme, der Auflösung und der Veräußerung von Beteiligungsunternehmen. Insofern bedarf der Magistrat in seiner Gesellschafterfunktion bei solchen Rechtsgeschäften der Zustimmung der Stadtverordnetenversammlung.

Auf der Ebene des Magistrats sind bei der Stadt Frankfurt a. M., aufgrund vorhandener organisatorischer Strukturen (Dezernatsverteilungsplan), sowohl das Beteiligungs- als auch die einzelnen Fachdezernate in den Steuerungs- und Kontrollprozess sowie in die strategische Ausrichtung der städtischen Beteiligungsunternehmen einbezogen. Die Vorbereitung und Umsetzung der Gesellschafterbeschlüsse obliegt wegen des Dezernatsverteilungsplans ausschließlich dem Beteiligungsdezernenten und damit in der verwaltungsinternen Umsetzung dem Beteiligungsmanagement der Stadtkämmerei. So fällt dem Beteiligungsmanagement der Stadtkämmerei eine strategisch überaus wichtige Klammerfunktion zwischen Kernverwaltung und Kommunalwirtschaft im Konzernverbund Stadt Frankfurt a. M. zu.

Die Konzernsteuerung unterliegt in der Covid19-Pandemie gestiegenen Anforderung. Neben dem Thema der Liquiditätssicherung für die Beteiligungsunternehmen erlangt auch die Kommunikation im Rahmen der Gremienbetreuung der Aufsichtsräte und der Betriebskommissionen eine herausragende Funktion für die Steuerung des Konzernverbunds Stadt.

Der Datenaustausch innerhalb des Beteiligungsmanagements sowie zwischen dem Beteiligungsmanagement der Stadt Frankfurt a. M. und den städtischen Beteiligungsunternehmen erfolgt bisher in der Regel über E-Mailverkehr (im Rahmen des Mircosoft Office-Pakets mit Outlook). Infolge fortschreitender Digitalisierung und umfangreicherer Datenmengen reicht die begrenzte Übertragungsgröße von 10 MB in Outlook nicht mehr aus. Der Einsatz der Microsoft SharePoint-Technologie führte zu einer erheblichen Verbesserung der Datenzugriffsgeschwindigkeit.

Darüber hinaus werden auch die Transparenz und die Datenverfügbarkeit im Beteiligungsmanagement deutlich erhöht, was aufgrund des verstärkten mobilen Arbeitens der Mitarbeitenden unerlässlich ist.

Der Aufbau des SharePoints Beteiligungsmanagement 20.3 erfolgte mittels kluger Prozessorganisation im laufenden Betrieb, während der Phase des zweiten Lockdowns ab Ende November 2020, in intensiver Zusammenarbeit mit dem städtischen Amt für Informations- und Kommunikationstechnik (16.6 Service Operation – Server und Dienste, Webservices 16.62.3).

Ziel ist es, die Daten durch das Beteiligungsmanagement der Stadt Frankfurt a. M. (20.3) grundsätzlich für den gesamten Konzernverbund, wie z. B. auch das Revisionsamt, Stadtkämmerei (insbesondere 20.4 und 20.5) und Dezernatsbüros sowie gegebenenfalls auch für die Aufsichtsratsmitglieder, Gremienmitarbeiter, Mitarbeiter Rechnungswesen der Beteiligungsunternehmen der Stadt Frankfurt a. M., verfügbar zu machen.

Dies wird zu einer erheblichen Verbesserung der Effizienz der Kommunikation des immer komplexer werdenden Konzernverbunds Stadt Frankfurt a. M. führen, bedingt aber dann auch ein komplexes Berechtigungskonzept, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten. Außerdem sind hohe Anforderung der IT-Sicherheit zu gewährleisten.

Neben der Kommunikation erlangte auch das Beteiligungscontrolling mit dem Quartals-Reporting eine wichtigere Steuerungsfunktion durch die sich durch Covid19 abzeichnende weltweite Finanzkrise.

Die Automatisierung vieler arbeitsintensiver Prozesse sowie die Erhöhung der Datenzugriffsgeschwindigkeit werden durch eine moderne datenbankorientierte Software (Anteilsbesitz-Management-Informationssystem, kurz: AMI) vom Beteiligungsmanagement der Stadt Frankfurt a. M. unterstützt.

Um die Kernfunktion einer Beteiligungsverwaltung – die sogenannte Gedächtnisfunktion – zu erfüllen, werden in AMI alle beteiligungsrelevanten Informationen der städtischen Beteiligungen in einem System zusammengeführt. Dazu sind neben dem Kernmodul acht weitere Module im Einsatz, wie z. B. "Dokumentenarchiv" und "Mandate".

Das (mittelfristige) Ziel des Beteiligungsmanagements der Stadt Frankfurt a. M. ist, eine bessere stadtweite Verfügbarkeit der Daten zu generieren und ein Dokumentenmanagementsystem aufzubauen. Dabei soll das bereits bestehende "Dokumentenarchiv" der Fachanwendung AMI, mit schon heute über 800 Dokumenten des Beteiligungsmanagements, zu einem digitalen Dokumentenmanagementsystem ausgebaut werden.

Dies setzt jedoch ein komplexes Berechtigungssystem voraus. Dazu wurde vom Beteiligungsmanagement ein entsprechendes Modul (Berechtigungsbaum) für AMI beschafft. Hiermit sollen Berechtigungen, die Anwender für einzelne Gesellschaften (oder Personen) oder Gruppen von Gesellschaften (Personen) erhalten, übersichtlicher dargestellt und effizienter sowie transparenter gehandhabt werden.

Die Kriterien für die Zugehörigkeit zu einer Gruppe im Berechtigungsbaum können selbst definiert werden. Jeder Gruppe können beliebig viele Anwender zugeordnet werden. Jedem Anwender ist ein Berechtigungsprofil zugeordnet. Anwender können im Berechtigungsbaum auch mehrfach zugeordnet werden. Nach realisiertem "roll out" der AMI-Datenbank entsteht aufgrund der erhöhten Anwenderzahl sowie der komplexeren Berechtigungssystematik ein erweiterter Aufgaben- und Verantwortungsbereich mit speziellem Sicherheitsaspekt/spezieller Vertrauensbasis.

FAZIT:

Die in den letzten Jahren stetig gestiegenen, quantitativen und qualitativen Anforderungen an das Beteiligungsmanagement können aufgrund der personellen Ressourcenknappheit häufig nur mit Hilfe einer modernen, datenbankorientierten Software nachhaltig erfüllt werden. Wie wichtig die konsequente Digitalisierung der Arbeitsprozesse ist, zeigten nicht zuletzt auch ganz aktuell die Auswirkungen der COVID19-Pandemie auf das Beteiligungsmanagement.

Lesen Sie zu diesem Thema auch unseren aktuellen Artikel Kennen Sie den KGSt®-Bericht 3/2012?! Steuerung kommunaler Beteiligungen.