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Digitale Lotsinnen und Lotsen und Erfolgsmodelle einer wirksamen IT-Organisation

13. Sitzung des Innovationszirkels "Digitales und IT-Steuerung"

Alles begann 2013: Bei der ersten Sitzung des Innovationszirkels in der Landeshauptstadt München ging es um technologische Trends und die notwendige Ausrichtung einer effektiven IT-Steuerung. "Wie sieht der Arbeitsplatz 2020 aus?", war damals eine der zentralen Ausgangsfragen.

 Teilnehmerinnen und Teilnehmer der 13. Sitzung des Innovationszirkels Teilnehmerinnen und Teilnehmer der 13. Sitzung des Innovationszirkels "Digitales und IT-Steuerung"

Anfang Februar tagte der KGSt®-Innovationszirkel "Digitales und IT-Steuerung" in Essen. Die rund 30 teilnehmenden IT-Entscheiderinnen und -Entscheider aus ganz Deutschland, von denen viele bereits von Beginn an dabei sind, schmunzelten bei der Erinnerung an die erste Sitzung. Viele Erwartungen von damals sind eingetroffen, andererseits stellen wir uns heute Fragen, mit denen wir vor sieben Jahren noch nicht gerechnet hätten.

In diesem Lichte stand auch die 13. Sitzung des Innovationszirkels: "Digitale Lotsinnen/Lotsen". Das ist eine recht neue Rolle, die in vielen Verwaltungen geschaffen wurde oder aber konzeptionell angedacht wird. Wie eine gute Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und IT-Dienstleistern gelingen kann, treibt uns hingegen um seit "eh und je".

Zu Beginn begrüßte Thomas Kufen, Oberbürgermeister der Stadt Essen, die Teilnehmenden, ging auf wesentliche Themen im Kontext der Digitalisierung der Stadt Essen ein und hob die Bedeutung von Austausch- und Vernetzungsformaten nach Art des Innovationszirkels für Kommunen hervor.

Think Tank Digitale Lotsinnen und Lotsen in Kommunen

Wir versprechen uns viel von digitalen Lotsinnen und Lotsen – innerhalb und außerhalb der Verwaltung. Aber was genau sollen sie bewirken, welche Probleme lösen? Was ist ihre Aufgabe und wie unterscheidet sich diese von den Aufgaben von CDO und Fach- und Querschnittsbereichen?

Auf diese Fragen braucht es einen differenzierten Blick, um eine wirksame Digitalisierung in die Kommune zu bringen. Im KGSt®-Bericht Die Digitale Kommune gestalten (8/2018) haben wir neben der/dem CDO diese Rolle für die Umsetzung der Digitalisierung empfohlen.

Jetzt, um einige praktischen Erfahrungen reicher, haben wir mit dem Innovationszirkel weiter diskutiert und wertvolle Praxisbeispiele gesammelt. Zwei unterschiedliche "Grundausrichtungen" waren zu erkennen: Diese reichen von der Botschafterin/dem Botschafter, der Evangelistin/dem Evangelisten, der Begleiterin/dem Begleiter oder der Mutmacherin/dem Mutmacher "on the job" bis hin zur/zum "hauptberuflichen" Digitalisierungsmanagerin/-manager oder Beraterin/Berater.

Dr. Philipp Lechleiter und Svenja Baumgärtner gaben einen wertvollen Impuls zum Verständnis von Digitalisierung und zur Rolle der Digitallotsinnen und -lotsen in der Stadt Heidelberg. Mit der dezentral angelegten Rolle will die Stadt die Fachämter auf dem Weg zur digitalen Zukunft optimal vorbereiten und unterstützen, den Service verbessern und die Arbeit mit Hilfe der Digitalisierung erleichtern sowie sämtliche Akteure über organisatorische Grenzen hinweg vernetzen.

Heidelbergs Digitallotsinnen und -lotsen sind Ansprechpartnerinnen und -partner, Beratende, Schrittmacherinnen/Schrittmacher, Impulsgebende oder Kundschafterinnen/Kundschafter. Um ihre Rolle verantwortungsvoll bekleiden zu können, haben sie Zugang zu einem wertvollen Entwicklungsprogramm, das sie fit macht für ihre Aufgabe und Gelegenheit zum gemeinsamen Lernen schafft.

Digitalisierung bedeutet in Heidelberg ausdrücklich mehr als Technik oder die Einführung der E-Akte. Sie betrifft alle Lebens- und Arbeitsbereiche. Dementsprechend ist auch das Qualifizierungskonzept facettenreich und beinhaltet sowohl Angebote zu neuen Technologien und Trends als auch zu neuen, agilen Arbeitsmethoden, zur Nutzerzentrierung und Prozessgestaltung sowie zur Kommunikation, zur Interaktion und zum Netzwerken.

Eher "hauptberuflich" sind die sogenannten "Digital Movers" der Stadt Stuttgart unterwegs. Bernd Reichert präsentierte ebenfalls ein überzeugendes Konzept. Er zeigte auf, wie eine Reihe von Digital Movers die Umsetzung der im Rahmen des Projekts "Digital MoveS" erarbeiteten Digitalisierungsstrategie dezentral unterstützen soll.

Daneben werden zentrale Stellen geschaffen, unter anderem im Bereich eines Multiprojekt- und Veränderungsmanagements. Welche dezentralen Ämter zusätzliche Personalressourcen für Digital Movers erhalten, ergibt sich aus einer kriteriengeleiteten Bedarfsprüfung, z. B. anhand der Größe des Amtes, der Anzahl der OZG-Prozesse oder der Anzahl der geplanten Maßnahmen.

Die anschließende Diskussion mit den Teilnehmenden verdeutlichte, dass es verschiedene Herangehensweisen und organisatorische Umsetzungskonzepten für die Rolle der digitalen Lotsinnen und Lotsen gibt und keinesfalls eine Blaupause verwendet werden kann. Klar wurde, dass dezentral Menschen benötigt werden, die ansprechbar sind und den Veränderungsprozess unterstützen.

Das vieseitige Qualifizierungskonzept der Stadt Heidelberg stand unter anderem sichtbar, dass die neue Rolle über die der "alt bekannten" IT- oder EDV-Koordinatorinnen und -Koordinatoren hinausgeht.

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Wie klappt es eigentlich mit …?

… der Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und IT-Dienstleister.

 Auszug aus der Abfrage: Was macht für Sie einen professionellen IT-Betrieb aus? Auszug aus der Abfrage: Was macht für Sie einen professionellen IT-Betrieb aus?

Das zentrale Thema des zweiten Sitzungstages wurde wie gewohnt offen, konstruktiv und auch kontrovers diskutiert. Neben einem Erfahrungsaustausch ging es uns darum, Trends für die organisatorische Ausrichtung der IT und Ansätze für eine verstärkte, gegebenenfalls ebenenübergreifende Zusammenarbeit zu erörtern.

Was macht für die Teilnehmenden einen professionellen IT-Betrieb aus und wo liegen die Schmerzpunkte in der Zusammenarbeit zwischen IT-Steuerung und IT-Service? Diese Ausgangsfragen leiteten einen regen Diskussionsprozess ein.

Es folgte ein tieferer Einstieg in einige Themenbereiche: Was erwarten IT-Dienstleister von der Verwaltung bzw. die Verwaltung von ihrem IT-Dienstleister? Wo sind die Grenzen der IT-Steuerung erreicht? Wie groß muss ein IT-Dienstleister heute sein, damit Verwaltungen sich auch in Zukunft auf ihren Dienstleister verlassen können? Und wie kann die Innovationsfähigkeit für die kommunale IT gemeinsam gestärkt werden?

Fragen wie diese werden uns auch in Zukunft weiter beschäftigen. Dabei lebt der "innovative Geist" einer Diskussionsrunde insbesondere davon, dass Vertreterinnen und Vertreter der Steuerung und der Dienstleister zusammenkommen, um gemeinschaftlich an Lösungen zu arbeiten.

Die Ausrichtung unseres Innovationszirkels "Digitales und IT-Steuerung" werden wir in Zukunft weiter schärfen, indem wir uns auf Themen im digitalen bzw. IT-Kontext fokussieren. Deshalb findet dieses erfolgreiche Format im siebten Jahr ein Ende und schafft "Platz für Neues" – neue Gedanken, neue Themen, neue Formate. Unser herzlicher Dank gilt allen Wegbegleiterinnen und Wegbegleitern, zu denen wir uns weiterhin einen intensiven Austausch wünschen.

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