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Digitale Transformation
– wohin kann die "digitale Reise" führen?

Ein Gastbeitrag von Prof. Dr. Birgit Schenk

Ob kleine, mittlere oder große Kommunen – sie stehen alle vor der Frage, wie sie die Verwaltung weiterentwickeln können, um den Anforderungen gerecht zu werden, die an sie gestellt werden. Gleichzeitig müssen sie noch die sogenannten Megatrends im Blick behalten, welche die Rahmenbedingungen über kurz oder lang setzen und verändern werden. Das ist keine leichte Aufgabe und nicht "nebenbei" zu lösen.

Dafür braucht es:

  • Den Mut und Willen, die eigene Kommune zukunftsfähig zu gestalten.
  • Eine klare und gemeinsam getragene Vorstellung, wohin die Reise geht.
  • Mitarbeitende und Führungskräfte, die qualifiziert sind, diesen Weg zu gehen.
  • Ein systematisches Vorgehen.

Um Hilfestellung zu geben, setzt diese Beitragsserie auf einem für Kommunen entwickelten Reifegrad-Modell zur digitalen Transformation auf. Es werden Vorgehensweisen erläutert und Best Practices vorgestellt und die nachfolgenden Fragen beantwortet:

  1. Was hat sich verändert und mit welchen Trends müssen sich Kommunen beschäftigen? Megatrends, Auswirkung & Digitales Commitment
  2. Wie gelingt strategische Steuerung und Führen im Sinne von Digital Leadership?
  3. Wie verändert sich unsere Leistungserstellung? Prozesse und Kundenorientierung
  4. Wie kann digitale Zusammenarbeit gelingen? Technologie, Zusammenarbeit und Personalentwicklung
  5. Wie verändert sich unsere Organisationskultur und -struktur?

Baustein 1: Megatrends, Auswirkungen und Digitales Commitment

Megatrends verändern unsere Welt und unser Umfeld. Nach der Definition des Zukunftsinstituts Horx, muss man Megatrends nicht voraussagen. Sie sind schon da und es liegen ihnen Veränderungen zugrunde, die uns schon lange prägen und auch weiter prägen werden (siehe Dossier Megatrends, Zukunftsinstitut GmbH).

Dies sehen wir an den globalen Megatrends wie Globalisierung, Demografischer Wandel, Urbanisierung, Technologischer Fortschritt und Klimawandel mit Ressourcenmangel (siehe Five Megatrends And Their Implications for Global Defense & Security, pwc.co.uk). Eine globale Kräfteverschiebung hat stattgefunden. Der Wachstumsfokus der westlichen Welt ging hin zu Afrika und Asien. China ist Weltmacht geworden und gegenüber Europa und Amerika erstarkt.

Der Demografische Wandel, also die Verschiebung der globalen Arbeitskräfteverteilung durch die alternde Bevölkerung in Industrieländern und den Bevölkerungszuwachs in Entwicklungsländern, ist auch im öffentlichen Dienst angekommen. Fach- und Nachwuchskräftegewinnung ist eine zentrale Herausforderung. Die Urbanisierung – Zunahme an Ballungsräumen und Verstädterung – ist sichtbar, wenn man durch Deutschland fährt. Die Abwanderung der Bevölkerung aus dem ländlichen Raum erleben wir.

Der Technologische Fortschritt, den die Digitalisierung brachte, die wachsende Produktivität und globale Vernetzung ermöglicht, erfasst uns privat wie gesellschaftlich in Städten, Kreisen und Gemeinden. Global agierende Unternehmen haben ihre Standorttreue aufgegeben und wechseln in unterschiedliche Länder, je nach Angeboten und Notwendigkeiten.

Der Klimawandel und Ressourcenmangel führen langsam zu wachsendem Konfliktpotential. Forscher warnen vor Wassermangel. Die Wirtschaft warnt vor Rohstoffmangel. Die Gesellschaft nimmt Klimaveränderungen bewusster wahr, wie sich beispielhaft an den "Fridays for Future" erkennen lässt.

Diese fünf globalen Megatrends zeichnen sich seit mehr als 40 Jahren ab und haben ihrerseits weitere Trends als Antworten auf die damit zusammenhängenden Probleme ausgelöst. Ein Beispiel ist Konnektivität, also das Zusammenspiel von Menschen und Technologie, das neue Möglichkeiten, wie Share Economy und Seamless Mobility als Lösung für Ressourcenknappheit und Verstädterung eröffnet. Antworten auf die ursprünglichen Megatrends, die die damit einhergehenden Fragen, Probleme und Herausforderungen in den Fokus nehmen, sind ihrerseits Trends mit zugrunde liegenden Konzepten.

Ein Konzept, das speziell die Kommunen betrifft, ist das Konzept der "Smart Cities". Eine "Smart City" oder auch "Digitale Kommune" nutzt die technologischen Möglichkeiten und die Vernetzung, um die Lebens-, Standort- und Arbeitsqualität in der Kommune wirkungsvoll und nachhaltig zu verbessern.

Die unterschiedlichen Bereiche wie Ernährung, Mobilität, Gesundheit werden zusammen betrachtet und verbunden, um nicht Lösungen zu erarbeiten, die die Situation an einer Stelle verbessern, an der anderen jedoch verschlimmern. Das heißt, die kommunale Welt wird als ein organisches Ganzes – als Ökosystem – betrachtet. Ziel ist es, für die Gesellschaft einen Mehrwert zu schaffen und die Megatrends zu "bewältigen" [Smart cities. Ranking of European medium-sized cities; Final report 2007, Centre of Regional Science].

Basis für eine Smart City ist eine Smarte Verwaltung. Sie ist digital, vernetzt und innovativ. Sie entwickelt neue "Geschäftsmodelle" auf Basis von Daten und moderner Technologie, um die Services für die örtliche Gemeinschaft entsprechend günstig und zielgerichtet effizient anbieten zu können.

Estland hat dies bereits vorgemacht. Mit dem Geschäftsmodell der "E-Residency" boten sie beispielsweise all jenen Unternehmen eine Plattform für eine virtuelle Unternehmensansiedlung, die durch den Brexit bedroht, einen neuen Hauptstandort suchten, ohne real umziehen zu müssen. So ist beiden gedient. Die Unternehmen fanden eine "neue Heimat" und es fließen Steuergelder in das Land, die gesellschaftssichernd eingesetzt werden.

Wie können wir unsere Verwaltung in Kommunen "smart" machen? Der Weg ist bekannt: Sich als Ausgangspunkt über den Status Quo klar werden und dann als Zielmarke überlegen, wie für die eigene Kommune eine "Smarte Verwaltung" aussehen könnte und muss. Danach ist es bekanntes Terrain der Strategie- und Maßnahmen-Entwicklung. Diese werden in Form von Projekten umgesetzt und durch ein strategisches und operatives Controlling evaluiert.

Doch was beobachten wir momentan? An allen Ecken und Enden schießen Einzel- und Leuchtturm-Projekte zur Digitalisierung aus dem Boden. Die Entwicklung von "Digitalstrategien" wird Einzelnen übertragen oder in Auftrag gegeben etc. Dabei stellt sich die Frage, wie zielgerichtet all diese Aktivitäten sind und ob diese nachhaltig aufgesetzt werden. Auch schließt sich die Frage an, ob sich Best Practices auf andere Kommunen ohne weiteres übertragen lassen.

Mit diesen Fragen haben sich Masterstudenten der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg unter Leitung von Prof. Dr. Birgit Schenk, Mitglied im Gutachterausschuss des KGSt-Programmbereichs Organisations- und Informationsmanagement, in Zusammenarbeit mit Marc Groß, KGSt-Programmbereichsleiter Organisations- und Informationsmanagement, und Anika Krellmann, KGSt-Referentin im Programmbereich Organisations- und Informationsmanagement, in einem Projekt auseinandergesetzt.

Ausgangspunkt war ein für die öffentliche Verwaltung entwickeltes digitales Reifegradmodell (siehe B. Schenk, C. Schneider: Mit dem digitalen Reifegradmodell zur digitalen Transformation der Verwaltung, 2019), das Kommunen auf dem Weg der digitalen Transformation ihrer Verwaltung Hilfestellung gibt.

Das Reifegradmodell nimmt alle wesentlichen Bereiche der Verwaltung in den Fokus, die die Stellschrauben für die wirksame Verankerung der Digitalisierung darstellen (siehe Abbildung).

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 Abbildung: Dimensionen der Verwaltung als Ausgangspunkt für die Digitale Transformation (B. Schenk, C. Schneider: Mit dem digitalen Reifegradmodell zur digitalen Transformation der Verwaltung, 2019) Abbildung: Dimensionen der Verwaltung als Ausgangspunkt für die Digitale Transformation (B. Schenk, C. Schneider: Mit dem digitalen Reifegradmodell zur digitalen Transformation der Verwaltung, 2019)


Damit lässt sich erkennen, welche Bereiche entwickelt werden sollten und welche bereits gut entwickelt sind, so dass zielgerichtet Maßnahmen definiert und umgesetzt werden können. Gleichzeitig bietet das Modell die Möglichkeit, neben dem Status Quo auch den Fortschritt auf dem Weg zur smarten Verwaltung zu messen, da es dem Gedanken eines Phasenmodells mit sechs Entwicklungsstufen folgt.

Im Mittelpunkt des Modells steht das digitale Commitment der Verwaltungsführung. Denn die Verwaltungsführung ist Maßstab und Orientierungsanker für alle Mitarbeitenden. Je nachdem, wie stark sich die einzelnen Personen und damit die gesamte Ebene der Verwaltungsführung der Weiterentwicklung verbunden fühlt, setzt sich diese für die Weiterentwicklung und den digitalen Transfer ein. Gemeinsam ist sie verantwortlich für die Entwicklung eines Zukunftsbildes und einer Strategie, der Umsetzung und des Maßnahmen-Controllings. Die Verwaltungsführung ist verantwortlich für die Vermittlung der Notwendigkeit der Vision und für das nachhaltige, schrittweise Weiterentwickeln der gesamten Verwaltung.

Basierend hierauf wurden Leuchtturm-Projekte der Digitalisierung deutschlandweit gesucht und die betroffenen Expertinnen und Experten interviewt, um zusätzliche Erkenntnisse für die Digitale Transformation zu gewinnen. Die Erkenntnisse werden in einer Sequenz von fünf Artikeln vorgestellt. Unser Ziel ist es, die Kommunen auf ihrem Weg durch Hinweise und Erkenntnisse zu unterstützen.

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