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Digitale Transformation braucht strategische Steuerung und Digital Leadership

Gastbeitrag der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen
in Ludwigsburg

Im zweiten Baustein der Beitragsserie zur Digtialen Transformation geht es darum, ob und wie Digital Leadership gelebt sowie Strategische Steuerung implementiert und genutzt wird.

Im ersten Artikel Digitale Transformation – wohin kann die 'digitale Reise' führen? haben wir das Reifegradmodell vorgestellt, das als Messinstrument für die Bestimmung des Status quo oder auch zur Zielerreichung eingesetzt werden kann, um die Digitale Transformation in einer kommunalen Verwaltung ziel- und wirkungsorientiert durchzuführen.

Das Kernstück – das digitale Commitment der Verwaltungsführung – ist Grundvoraussetzung und wird durch einen Digitalisierungsverantwortlichen einer Kommune mit den Worten bestätigt: "Bei uns ist Digitalisierung quasi Chefsache. Der Bürgermeister hat sich Digitalisierung auf die Fahne geschrieben und wird wöchentlich über die Projektstände informiert." (ID) Gleichzeitig zeigt sich das digital Commitment aber auch darin, ob und wie Digital Leadership gelebt sowie Strategische Steuerung implementiert und genutzt wird.

Digitale Transformation setzt, wie jeder Veränderungsprozess in einer Organisation, gute Führung voraus. Die Führungsqualität setzt sich aus unterschiedlichen Kompetenzen zusammen. Sie umfasst Grundkompetenzen, die seit jeher Bestandteil guter Führung waren, und Fähigkeiten, die durch die moderne Arbeitswelt zusätzlich hinzukommen oder aber die bisherigen Grundkompetenzen modifizieren.

Wie gut die Führung der Kommunalverwaltung für die moderne Arbeitswelt ausgerüstet ist und wo gegebenenfalls Qualifizierungsbedarfe bestehen, lässt sich anhand von zehn Einzelaspekten messen.

Einem Digital Leader, also den Vorgesetzten in den Organisationen wird dabei die Aufgabe zuteil, die Anforderungen an die Arbeitsorganisationen in einer digitalen Welt zu managen und ihre Mitarbeiter zu begleiten. Um den neuen Herausforderungen zu begegnen, müssen Führungskräfte ihre wesentlichen Kompetenzen an die Digitalisierung anpassen.

Die Digitalisierung erfordert eine veränderte Haltung zur Führung. Sie muss gelebt werden und sich im Alltag der Führungskräfte niederschlagen. Dies bestätigen unterschiedliche kommunale Interviewpartner, die die Digitale Transformation in ihren Organisationen treiben. Sie skizzieren gleichzeitig das Bild einer neuen Führungskraft:

"Eine Führungskraft muss auf jeden Fall mit gutem Beispiel vorangehen und auch hinter dem Thema Digitalisierung stehen." (IA)
"Ein Wandel in der Haltung der Führungskräfte muss stattfinden: Es arbeiten nicht nur diejenigen, die tatsächlich anwesend sind. Für die eigene Wichtigkeit bzw. die des eigenen Bereichs zählt nicht mehr die Anzahl an Mitarbeitern. … Die Sinnhaftigkeit bestimmter Themen muss stärker kommuniziert werden. …Das stärkere Führen über Ziele wird wichtiger, denn die Mitarbeiter sind durch mobiles Arbeiten nicht mehr zwangsweise am Arbeitsplatz vor Ort.… " (IF)
"Offenheit im Denken und Handeln, Agilität im Hinblick auf Innovation, Ausdauer und Mut, gewohntes Terrain zu verlassen … diese sind auf jeden Fall wichtig…" (ID).

Strategische Steuerung kann als Aufgabe und Tätigkeitsfeld von Führungskräften definiert werden. So sind Führungskräfte hier besonders gefragt. Neben einem klaren Zukunftsbild einer digitalen Kommunalverwaltung (Vision) ist eine klar definierte Strategie das wichtigste Steuerungsinstrument, um keinen Flickenteppich an Digitalisierungsaktivitäten entstehen zu lassen, sondern aufeinander bezogene und abgestimmte kompatible Ergebnisse zu erzielen. Durch das konkrete Benennen von Gestaltungsfeldern und daraus abgeleiteter Maßnahmen schafft die Digitalisierungsstrategie Verbindlichkeit für den eingeschlagenen Weg.

Ein Erfolgsfaktor im Prozess der Erarbeitung ist die Einbeziehung aller beteiligten Akteure. So kann zum einen Akzeptanz für kommenden Veränderungen geschaffen werden, zum anderen aber auch wichtiger Input aller Beteiligten in die Digitalisierungsstrategie einfließen. Nach der Umsetzung der ersten Projekte ist allerdings ein zentrales Controlling der Maßnahmen von hoher Bedeutung, um zu erkennen, ob die Maßnahmen die Wirkungen und Ziele der Kommune tatsächlich unterstützen.

Experten der Verwaltungsdigitalisierung skizzieren unterschiedliche Vorgehen bei der Erarbeitung eines Zukunftsbildes mit Strategie:

Eine "… ‚Vision 2030‘ wurde innerhalb des Stadtrats erarbeitet und formuliert. Projekte gibt es bereits parallel zum Strategieprozess "Smart City … Über den Glasfaserausbau wurde bereits vor über zehn Jahren abgestimmt." (IF)
"Die Strategie wurde mit vier Arbeitsgruppen im Jahr 2017 angestoßen. Die vier Gruppen beschäftigen sich mit den Schwerpunkten Prozesse zum Bürger, …den Prozessen verwaltungsintern, … mit Mensch und Personal und … mit der IT-Infrastruktur. Die Besetzung ist hauptsächlich aus den Fachämtern … mit einer Leitung aus Haupt- und Personalamt. Es wurde versucht, möglichst breit einzubinden. Auch der Personalrat und Datenschutz wurden mit eingeladen. Die Mitarbeiter konnten sich melden." (IP)
Auch "Bürgerbeteiligung ist uns und vor allem dem Bürgermeister wichtig, auch wenn es sehr kostenintensiv ist." (IN)

Bei dem Thema des Umsetzungscontrollings scheinen sich die Kommunen allerdings schwer zu tun. Die 15 befragten Digitalisierungsexperten hatten 15 unterschiedliche Antworten. Dabei geht die Bandbreite von "kein explizites Controlling" über "Das Kernteam tagt regelmäßig und hat dazu positive Rückmeldung bekommen." (IP) bis hin zu wöchentlichen Berichten (ID).

All das Genannte gilt auch für kleine Kommunen. Doch wie können sich diese die Entwicklung eines Zukunftsbildes, einer Strategie und die Umsetzung erleichtern? Dafür hatten die Experten wertvolle Tipps:

"Also am Beginn der Digitalisierung von kleinen Kommunen steht mit Sicherheit, ein Netzwerk zu bilden, wichtig ist die Verbindung mit anderen Kommunen um zusammen tätig zu werden.“ (IC)
Um Bürger einbeziehen zu können und gleichzeitig nicht zu viel Ressourcen einsetzen zu müssen, hatte eine Kommune die Online-Variante für Beteiligung gewählt: "Wir haben einen Entwurf der Strategie online gestellt und den Bürgern in einer Bürgerveranstaltung vorgestellt. Gestern ist die Onlinebeteiligung ausgelaufen, bei der die Bürger ihr Feedback einbauen konnten. Das nutzen wir, um zu einer finalen Version zu kommen." (ID)
Ein anderer meinte, die Überwachung und das Umsetzungscontrolling "… ergibt sich in einer so kleinen Kommune automatisch" (IE), denn man hat in einer kleinen Kommune sowieso alles im Blick.

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