Webcontent-Anzeige

Die Digitalisierung der Gremienarbeit im Aufsichtsrat

Ein Beitrag von Lars Scheider aus der Stadt Frankfurt am Main

Die Digitalisierung der Gremienarbeit im Aufsichtsrat ist nicht erst seit der Covid-19-Pandemie ein topaktuelles Thema. Aufgrund fortschreitender Digitalisierung und umfangreicherer Datenmengen reicht die begrenzte Übertragungsgröße von 10 MB in Outlook nicht mehr aus. Deshalb hat das Beteiligungsmanagement der Stadt Frankfurt am Main mit dem SharePoint Beteiligungsmanagement einen städtischen Standard für den Konzernverbund aufgebaut.

 Buchcover: SharePoint des Beteiligungsmanagement 20.3

Der Aufbau des SharePoints Beteiligungsmanagement 20.3 erfolgte durch kluge Prozessorganisation im laufenden Betrieb während der Phase des zweiten Lockdowns ab Oktober 2020, in intensiver Zusammenarbeit mit dem städtischen Amt für Informations- und Kommunikationstechnik (16.6 Service Operation – Server und Dienste; Webservices 16.62.3).

In der ersten Projektphase (Oktober 2020 bis Januar 2021) wurde der SharePoint mit rund 66 wesentlichen Beteiligungsgesellschaften mit rund 2 000 Arbeitsstunden (plus rund 500 Arbeitsstunden IKT) aufgebaut.

In der zweiten Projektphase (Februar bis März 2021) wurden über 200 Mitarbeiter der städtischen Beteiligungsgesellschaften aus dem Bereich Gremienbüros (Bibliothek a) und Rechnungswesen (Bibliotheken b - e) in drei Infoveranstaltungen (03.02.2021, 03.03.2021 und 31.03.2021) in den SharePoint Beteiligungsmanagement 20.3 aufgenommen.

In der dritten Projektphase (April bis Juni 2021) wurden 51 Mitarbeiter der städtischen Verwaltung (Stadtkämmerei 20.2, 20.4 und 20.5 sowie Revisionsamt) in den SharePoint Beteiligungsmanagement 20.3 aufgenommen. Die Informationsveranstaltung erfolgte am 11.06.2021. Zwar konnten hier die Berechtigung ohne sogenannte Token vergeben werden, da es sich um interne Kunden des SharePoints Beteiligungsmanagement 20.3 handelt. Allerdings sind aufgrund des städtischen Aufgabenverteilungsplans und der damit verbunden rechtlichen Rahmen besondere Anforderungen an die Vertraulichkeit der Daten und den Datenschutz zu stellen. Insofern musste eine interne Überwachungssoftware installiert werden, die den Datenzugriff aus den Ämtern überwacht. Dies wurde in internen Meetings mit dem IKT, Referat Datenschutz und IT-Sicherheit (11B) und dem Personalrat Amt 20 intensiv abgestimmt.

In der vierten Projektphase (Juli bis September 2021) werden die Aufsichtsratsmitglieder der städtischen Beteiligungsunternehmen in den SharePoint Beteiligungsmanagement 20.3 aufgenommen, so dass sich dann der Kreis, nach einem Jahr mit rund 3 000 Arbeitsstunden des Beteiligungsmanagements, schließen wird. Damit wird es mindestens zu einer Verdreifachung der zu pflegenden Zugriffsberechtigungen kommen, denn die Gesamtzahl aller Aufsichtsratsmandate beträgt 637 (städtische Vertreter mit 267 Mandaten, Arbeitnehmer-Vertreter bei mitbestimmten Aufsichtsräten (über 100 Mandate) und externe Dritte (wie z. B. die Thüga-Vertreter bei der Mainova oder Remondis bei der FES)).

FAZIT

Bereits die Selbstevaluation der Aufsichtsratsmitglieder der städtischen Beteiligungsunternehmen nach der Kommunalwahl 2016 in 2017/2018 hatte als eine wesentliche Forderung dieses Thema auf der Agenda. Denn die Aufsichtsratsunterlagen können bei Themen wie Jahresabschluss und Wirtschaftsplan schnell über 600 Seiten Umfang haben. Größere Beteiligungsunternehmen setzen deshalb häufig schon spezielle Datenbanklösungen ein.

Diese Einzellösungen könne jedoch für den Konzernverbund Stadt keinen einheitlichen Standard setzen, der für die Gremienarbeit des städtischen Beteiligungsmanagements aber unerlässlich ist. Der Einsatz der Microsoft-SharePoint-Technologie hat zu einer erheblichen Verbesserung der Datenzugriffsgeschwindigkeit geführt. Darüber hinaus wird auch die Transparenz und Datenverfügbarkeit im Beteiligungsmanagement deutlich erhöht, was auch aufgrund des verstärkten mobilen Arbeiten der Mitarbeiter des Beteiligungsmanagements unerlässlich ist.

Webcontent-Anzeige
Bildnachweis: Megafon – Aktuelles © Zerbor Adobe.Stock