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Digitalisierung in der Vergleichsarbeit

Berichtswesen auf Knopfdruck

Die Vergleichsarbeit der KGSt wird seit 2017 digital durch die neue Vergleichsdatenbank 4.0 unterstützt. Diese wird als technische Basis der Vergleichsarbeit von unserem Kooperationspartner Axians IKVS zur Verfügung gestellt.

 Abbildung: Landingpage Vergleichsdatenbank 4.0 Abbildung: Landingpage Vergleichsdatenbank 4.0

Aus unserer Sicht sind interkommunale Vergleichswerte eine wichtige Steuerungsinformation für die Entscheidungsträger in der Verwaltung bzw. in den politischen Gremien. Gemeinsam mit unseren Vergleichskommunen haben wir uns daher die Frage gestellt, wie wir steuerungsrelevante Informationen aus dem großen Datenpool im interkommunalen Vergleich optimal für die kommunalen Entscheidungsträger aufbereiten können.

Kern der Fragestellung war:

  • Was sind besonders steuerungsrelevante Informationen zu kommunalen Produkten?
  • Wie können diese Informationen strukturiert, visualisiert und auf Knopfdruck digital aufbereitet werden?

Mit Unterstützung unseres Kooperationspartners Axians IKVS wurde 2017/2018 das neue Modul "Berichte" für die Vergleichsdatenbank 4.0 entwickelt. Technische Grundlage war dabei eine Reportfunktion für die Steuerung der kommunalen Haushalte, die bereits über die Datenbank unseres Kooperationspartners zur Verfügung stand (Informationen: siehe Kasten rechts).

Bei der automatisierten Berichtserstellung für die Kommunen in Vergleichsringen können folgende Einstellungen ausgewählt werden:

  • Auswahl eines individuellen Berichtszeitraums (Jahr, Mehrjahreszeitraum)
  • Auswahl einer individuellen Vergleichsgruppe (alle oder ausgewählte Kommunen)
  • Auswahl statischer Werte (z. B. Median, Min, Max, Perzentile) als interkommunale Vergleichsgrößen
  • Berichtserstellung in der Webansicht am Bildschirm oder als Output in Microsoft Word®

Bei der Ausführung eines Berichts greift das Modul auf die Daten zu, die von den berichtserstellenden Kommunen in der Vergleichsdatenbank 4.0 erfasst wurden. Besonders relevante Informationen aus dem Datenpool stellt es in den interkommunalen Vergleich.

Folgende Elemente kann das Modul automatisch in Berichte einbetten:

  • Titelseite
  • Inhaltsverzeichnis, Gliederung des Berichts
  • Tabellarische Ansichten
  • Balken-, Linien-, Stapel-, oder Kreisdiagramme
  • Textfelder für die Erläuterung/Kommentierung von Kennzahlen, Überschriften
  • Grafiken, Bilder, kommunale Wappen, Logos
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 Abbildung: Auswahlfenster Berichtserstellung Abbildung: Auswahlfenster Berichtserstellung

Wir erstellen für jeden Vergleichsring Standardberichte, die für kommunale Themen der Vergleichsarbeit genutzt werden können. Kommunen können die Berichte in der Vergleichsdatenbank im Standard einfach ausführen, aber auch individuell anpassen oder sogar ganz neu entwickeln.

Im Ergebnis erhalten die Vergleichskommunen für die Kommunikation mit ihren lokalen Entscheidungsträgern ein "Berichtswesen aus der Vergleichsarbeit", das

  • besonders steuerungsrelevante Daten aus einem großen Datenpool separiert,
  • Orientierung über die Einbettung interkommunaler Vergleichswerte gibt,
  • optische Anreize über die Einbettung von Tabellen, Diagrammen und Grafiken setzt,
  • textliche Kommentierungen der Daten durch die Berichtsersteller ermöglicht,
  • einen Wiedererkennungswert durch ein einheitliches Layout aufweist und
  • auf Knopfdruck, digital erstellt werden kann.

Unter Vergleichsarbeit in der Rubrik "Weitere KGSt®-Publikationen" stehen allen Mitgliedern folgende drei anonymisierte Musterberichte zur Verfügung:

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