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DMS und Aktenmanagement
DMS als strategisches "Muss" für medienbruchfreie Prozesse
Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen bis zum 31. Dezember 2022, alle Verwaltungsleistungen flächendeckend über Online-Verwaltungsportale anzubieten. Ein positiver Effekt für Bürger und Verwaltung ist aber nur dann zu erwarten, wenn Dienstleistungen, die online beantragt wurden, auch digital innerhalb der Verwaltung weiterverarbeitet werden.
Die Einführung eines Dokumentenmanagements ist dafür eine zentrale Komponente:
- Dokumentenorientierte Prozesse können optimiert und medienbruchfrei gestaltet werden.
- Mitarbeiter und Führungskräfte können schnell und benutzerfreundlich auf Dokumente und Akten zugreifen.
- Dokumente stehen orts-, personen- und organisationsunabhängig zur Verfügung. Workflows können gemeinsam bearbeitet werden.
- Compliance-Anforderungen werden unterstützt.
- Effizienzgewinne können realisiert werden.
Die KGSt unterstützt ihre Mitglieder bei dem örtliche Einführungs- bzw. Optimierungsprojekt mit zahlreichen Berichten, u. a.:
- Dokumente erfolgreich managen. Trends und Einführungsempfehlungen (2/2019)
- Ersetzendes Scannen. Praxisleitfaden für Kommunen (8/2017)
- Kommunales Aktenmanagement. Produktorientierte Ablagesystematik (7/2015)
Folgende Excel-Tools stehen zur Verfügung: