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Kommunale IT erfolgreich steuern. Teil 2: Von der IT-Strategie zur IT-Vorhabenplanung (6/2017)

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Beschreibung

Die drei wesentlichen Erfolgsfaktoren für eine kommunale IT-Steuerung sind klar geregelte Verantwortlichkeiten, effektive Steuerungsinstrumente und etablierte Steuerungsprozesse. Im ersten Teil der Berichtsreihe "Kommunale IT erfolgreich steuern" wird das KGSt®-Rollenmodell für die kommunale IT-Steuerung vorgestellt (der erste Teil ist als KGSt-Bericht 9/2016 erschienen). Es unterstützt Kommunen jeder Größenklasse dabei, die relevanten Verantwortungsbereiche zu definieren. Der vorliegende zweite Teil nimmt die Steuerungsinstrumente und Steuerungsprozesse in den Blick. Der Bericht "Von der IT-Strategie zur IT-Vorhabenplanung" beschreibt, wie diese beiden zentralen Steuerungsinstrumente genutzt und etabliert werden können. Dabei adressiert er alle Akteure in der Kommunalverwaltung, die einen Beitrag leisten, um die kommunale IT erfolgreich zu steuern.

Der Begriff "IT-Strategie" meint die Strategie zur Steuerung der IT aus gesamtkommunaler Sicht (davon zu unterscheiden ist die IT-Service-Strategie des internen oder externen IT-Services. Auch er muss seinen Betrieb strategisch ausrichten. Vgl. KGSt-Bericht 7/2002). Sie ist wichtig, wenn es darum geht, die kommunale IT für anstehende Herausforderungen zu wappnen. Technologische Trends wie die IT-unterstützte Vernetzung, die zunehmende Mobilität, die Öffnung der Verwaltung im Sinne des Open Government und das Cloud Computing machen die IT und ihre Steuerung zunehmend komplexer. Trotz aller Komplexität hält eine IT-Strategie die kommunale IT auf Kurs. Mit ihr stellt die Verwaltungsführung sicher, dass gesamtkommunale Ziele und die Ziele der Fachbereiche mit der erforderlichen IT optimal unterstützt werden. Die IT-Strategie ist damit ein wesentliches Instrument für die ITSteuerung. Gleichzeitig fördert sie die Verzahnung und Abstimmung von IT-bezogenen Aktivitäten mit denen anderer Querschnitts- und Fachbereiche.

Im Mittelpunkt der IT-Strategie stehen Programme. Sie bündeln Vorhaben und Projekte und erlauben es auf diese Weise, die IT zukunfts-, wirkungs- und handlungsorientiert zu steuern. Das schafft Klarheit, sorgt bei aller Schnelllebigkeit für die notwendige Orientierung und erleichtert die Kommunikation zwischen allen Akteuren. Gleichzeitig ist es dadurch möglich, Ressourcen hinreichend flexibel zu planen. Bei der IT-Vorhabenplanung handelt es sich um die jährlich wiederkehrende Planung von ITVorhaben, wie z. B. die Anschaffung von Fachverfahren oder die Einführung gewisser Standard- IT-Prozesse. Sie muss sich zum einen an die IT-Strategie anschließen und ist zum anderen die Basis für das IT-Projektmanagement. Damit wird sie zu einem bedeutenden Steuerungsinstrument an der Schnittstelle zwischen dem strategischen und dem operativen ITManagement. Durch sie "lebt" die IT-Strategie.

Kaskadenartig führen die Steuerungsinstrumente IT-Strategie und IT-Vorhabenplanung zu einzelnen IT-Projekten. Durch dieses systematische Vorgehen wird der Wertbeitrag der IT transparent. Darüber hinaus werden die Effizienz und Effektivität gesteigert und Kommunalverwaltungen werden dabei unterstützt, sich in Zeiten der Digitalisierung zukunftsfähig aufzustellen. Der Bericht umfasst zusätzlich methodische Hinweise und Prozessbeschreibungen, die die Umsetzung in der Praxis erleichtern.

 
 

Detail Informationen

Arbeitsergebnisse
KGSt
Beckmann, Gaby; Krellmann, Anika
20170411A0002
6/2017
11.04.2017
3342kb