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Ersetzendes Scannen. Praxisleitfaden für Kommunen (8/2017)

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Beschreibung

Ohne elektronische Akten und elektronische Vorgangsbearbeitung ist eine konsequente Verwaltungsmodernisierung nicht möglich. In der Praxis bestehen jedoch erhebliche Unsicherheiten, wie Papieroriginale nach dem heutigen Stand der Technik rechtskonform in elektronische Dokumente überführt werden können.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat eine Technische Richtlinie zum Ersetzenden Scannen (TR RESISCAN) herausgegeben. Sie richtet sich an Verantwortliche aus den Bereichen Verwaltung, Wirtschaft und Justiz und benennt sicherheitsrelevante Maßnahmen, die beim (rechtskonformen) Ersetzenden Scannen zu gewährleisten sind. Basis für das beweiswerterhaltende Scannen ist eine Verfahrensbeschreibung für den Prozess des Ersetzenden Scannens und die Durchführung einer Schutzbedarfsanalyse für die zu scannenden Papieroriginale.

Um den besonderen Herausforderungen bei der Anwendung dieser Richtlinie auf kommunaler Ebene gerecht zu werden, haben die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) und die Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister (Vitako) zusammen mit kommunalen Praktikern einen Praxisleitfaden entwickelt. Dieser greift drei wesentliche Aspekte für die Einführung des Ersetzenden Scannens durch Kommunalverwaltungen auf:

  • Die Einführung der E-Akte und in diesem Zusammenhang auch das Ersetzende Scannen ist vor allem eine organisatorische Herausforderung. Der technischen Umsetzung muss ein entsprechender Entscheidungsprozess vorgeschaltet werden. Es stellen sich u. a. folgende Fragen: Kann das Dokument überhaupt ersetzend gescannt werden, welcher fachliche Schutzbedarf besteht und welche Scanstrategie ergibt sich daraus?
  • Darüber hinaus hat die KGSt eine exemplarische Schutzbedarfsanalyse für kommunale Dokumente erarbeitet. Die KGSt-Arbeitsgruppe ist bei ihrer Analyse zu dem Ergebnis gekommen, dass in Kommunalverwaltungen in der Regel von der Schutzbedarfskategorie "normal" der Papieroriginale auszugehen ist. Rufen Sie die Schutzbedarfsanalyse hier ab (Kennung 20170413A0003).
  • Unter Federführung der Vitako wurde eine "Musterverfahrensbeschreibung" für typische kommunale Scan-Szenarien entwickelt. Darin wird das Verfahren der ordnungsgemäßen Digitalisierung von Dokumenten beschrieben, um die Beweiskraft des Digitalisats im Vergleich zum Papieroriginal aufrecht zu erhalten. Außerdem werden sicherheitsrelevante Maßnahmen benannt, die beim rechtskonformen Ersetzenden Scannen zu gewährleisten sind. Die Musterverfahrensbeschreibung ist als Anhang beigefügt.

Folgende zentrale Empfehlungen gibt der Bericht:

  • Scannen ist gut, es ist aber immer nur die zweitbeste Lösung. Die beste Lösung ist, erst gar nicht scannen zu müssen. Neben der weitgehenden Digitalisierung der Papieroriginale sollte also mindestens genau so viel Energie in die Vermeidung des Papieraufkommens gelegt werden. Die KGSt empfiehlt, dies prioritär in Angriff zu nehmen.
  • Die KGSt-Arbeitsgruppe ist zum Ergebnis gekommen, dass in Kommunalverwaltungen in der Regel von der Schutzbedarfskategorie "normal" der Papieroriginale auszugehen ist: Die Schadensauswirkungen sind begrenzt und überschaubar. Nur wenn aufgrund geltender Vorschriften ein erweiterter Schutz notwendig ist, werden besondere Standards empfohlen. Eine Einstufung der Originale in die Kategorie "sehr hoch" findet für Dokumente der Kommunalverwaltungen erfahrungsgemäß nicht statt.
  • Um auch Dokumente mit erhöhtem Schutzbedarf verarbeiten zu können, die Kategorisierung jedoch einiges an Fachwissen erfordert, empfiehlt die KGSt, beim Scannen durch die zentrale Poststelle generell nach erhöhtem organisatorischen Standard zu scannen. Dies umfasst die Pflicht zur Protokollierung und regelmäßigen Auditierung. Ggf. muss auch der Zugriff auf sensible Papierdokumente beschränkt werden.
  • Es gibt auch Fälle, in denen es wirtschaftlicher und zweckmäßiger ist, auf das Ersetzende Scannen zu verzichten und auf eine hybride Ablage zurückzugreifen. Dies ist insbesondere zu überlegen, wenn aufwändige technische Lösungen erforderlich sind, z. B. eine qualifizierte elektronische Signatur.
  • Ersetzendes Scannen bedarf eines sachgerechten Dokumentenmanagementsystems im Sinne des "Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit". Erst im Rahmen eines Dokumentenmanagementsystems wird eine revisions- und manipulationssichere Speicherung der Dokumente gesichert.
  • Ein Scanprozess kann niemals vollständig automatisiert erfolgen. Es bedarf immer einer Begleitung und Durchführung durch Menschen. Wesentlich ist deshalb, die Mitarbeiter in den Prozess einzubeziehen.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat den Prozess begleitet und betrachtet den Praxisleitfaden als wichtigen Meilenstein, um die Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit beim Ersetzenden Scannen zu gewährleisten. Denn: Erst durch das Scannen von Papierdokumenten wird die elektronische Akte vollständig, erst das Ersetzende Scannen macht sie auch wirtschaftlich.

 
 

Detail Informationen

Arbeitsergebnisse
KGSt
Klein, Hortense
20170413A0002
8/2017
13.04.2017
3675kb