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Fokussierung in der E-Government-Umsetzung. Mit dem KGSt®-Prozesskatalog schneller zum Erfolg! (10/2019)

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Beschreibung

Seit zwei Jahrzehnten arbeiten Verwaltungen in Deutschland an E-Government-Lösungen. Angesichts der Vielzahl möglicher E-Government-Aktivitäten stellt sich aktuell mehr und mehr die Frage ihrer Priorisierung. Insbesondere die begrenzten Kapazitäten in den Fachbereichen, der Organisation und der IT erfordern eine Fokussierung auf die Prozesse, die für Bürger und Verwaltung besonders wirkungsvoll sind. Im Bericht geht es deshalb um den effektiven Ausbau eines ganzheitlichen E-Governments durch eine strategische Priorisierung der kommunalen E-Government-Aktivitäten.

Der Bericht beschreibt die Methode des KGSt®-Verwaltungsscreenings zur Erarbeitung eines individuellen, kommunalen E-Government-Prioritätenplans. Das Verwaltungsscreening umfasst die Identifizierung der besonders geschäfts- und kundenrelevanten Kernprozesse sowie lokaler Schlüsselprozesse, die sich aufgrund individueller E-Government-Ziele und Rahmenbedingungen ergeben. Das Verwaltungsscreening hilft dabei, anhand von Prozessmerkmalen eine ganzheitliche Abschätzung von Effizienz und Effektivität von E-Government-Aktivitäten vorzunehmen.

Basierend auf erfolgreichen kommunalen Projekten lassen sich folgende Faktoren für die Entwicklung kommunaler E-Government-Prioritätenpläne formulieren:

  • Digitalisierung jetzt angehen! Aktuell überschlagen sich die Aktivitäten auf Ebene von Bund und Ländern. Dies ist jedoch kein Grund, bis zu deren Abschluss untätig zu sein. Kommunen sollten das kommunale E-Government aktiv und systematisch ausbauen und dabei den Rückenwind des Onlinezugangsgesetzes (OZG) nutzen!
  • Prozesse als Schlüssel zur Digitalisierung verstehen! Prozesse sind die DNA des Verwaltungshandelns. In ihnen zeigt sich die Rechtssicherheit, die Effizienz, der Innovationsgrad und nicht zuletzt die Kundenfreundlichkeit einer Verwaltung. Gerade für die Digitalisierung ist die Prozessebene die richtige Betrachtungsebene. Digitalisierung bedeutet, die eingehenden Informationen, deren Verarbeitung und die ausgehenden Informationen genau zu kennen und den Informationsfluss digital abzubilden. Deshalb ist es notwendig, E-Government "in Prozessen zu denken".
  • Individuelle E-Government-Ziele entwickeln! Die ganzheitliche Digitalisierung aller Prozesse ist eine große Aufgabe, die nur schrittweise erreicht werden kann. Kommunen müssen ihre begrenzten Kapazitäten fokussiert einsetzen. Zur Festlegung von Prioritäten sind klare Ziele und Auswahlkriterien notwendig. Eine Nutzwertanalyse hilft bei der systematischen Bewertung.
  • Projekt- und Changemanagement aktiv gestalten! Die Erstellung eines E-Government- Prioritätenplans kann je nach Untersuchungsraum umfangreich sein. KGSt-Arbeitsergebnisse wie die Liste der Kernprozesse im kommunalen E-Government helfen, den Aufwand zu reduzieren. Gleichzeitig ist die aktive Einbindung der Fachbereiche in die Prozessanalyse notwendig. Das Verwaltungsscreening selbst, also die Identifizierung von Schlüsselprozessen und damit die Festlegung von Prioritäten, ist bereits als Teil des Change-Prozesses zu verstehen.
  • Prozesskatalog und Prozessmerkmale nachhaltig nutzen! Grundlage der Priorisierungsarbeiten ist ein lokaler Prozesskatalog. Der Katalog sowie die erhobenen Prozessmerkmale stellen eine wertvolle Wissensbasis für eine Vielzahl von Projekttypen dar. Die KGSt empfiehlt, diese nachhaltig fortzuführen. Prozesskataloge können als zentraler Ordnungsrahmen für eine Vielzahl von organisatorischen Aufgaben eingesetzt werden.

Parallel zum Bericht wurde eine Liste der kommunalen E-Government-Kernprozesse erstellt. Die Liste basiert auf dem KGSt®-Prozesskatalog und benennt die Prozesse, die besonders geschäfts- und kundenrelevant sind und gleichzeitig über ein hohes E-Government-Potenzial verfügen. Sie ist zu großen Teilen auf alle Kommunen übertragbar und verringert den Analyseaufwand in den Kommunen erheblich.

Laden Sie hier den KGSt®-Prozesskatalog inklusive der priorisierten E-Government-Prozesse (Kennung: 20190703A0003) herunter.

 
 

Detail Informationen

Arbeitsergebnisse
KGSt
Beckmann, Gaby
20190912A0002
Bericht 10/2019
31.08.2019
2171kb