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Die E-Rechnung einführen und umsetzen (2. Auflage) (10/2020)

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Beschreibung

Seit dem 18.04.2020 sind alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format zu empfangen. Diese Verpflichtung ist, je nach Bundesland und Verwaltungsgliederung, unterschiedlich ausgeprägt. Die Grundlage für diese Verpflichtung bildet die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 26.05.2014 (E-Rechnungsrichtlinie). Sie regelt die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.

Mit der E-Rechnungsrichtlinie hat die Europäische Union die Rolle eines "Türöffners" übernommen und rechtliche Möglichkeiten geschaffen, einen der wesentlichen Prozesse in den Verwaltungen der Mitgliedsländer und ihrer Kommunen zu digitalisieren. In Deutschland werden Schätzungen zufolge jährlich mehr als 30 Milliarden Rechnungen postalisch versandt. Auf Seiten der öffentlichen Verwaltung können durch den Übergang zu elektronischen Rechnungen, die automatisiert verarbeitet werden können, erhebliche Kosten sowohl für die Rechnungssteller als auch für die Rechnungsempfänger eingespart werden. Weitere Verbesserungen für die Verwaltungen entstehen durch die Digitalisierung der internen Rechnungsprozesse.

Die KGSt empfiehlt, digital eingehende Rechnungen auch in einem elektronischen Prozess zu bearbeiten. Nur die automatisierte Weiterverarbeitung ermöglicht es, alle Rationalisierungspotenziale auszuschöpfen.

In Deutschland hat der IT-Planungsrat, auf der Basis der Arbeit der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), für die Einführung und Umsetzung der E-Rechnung den Standard XRechnung als maßgeblich für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU des europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 in Deutschland beschlossen. Gemäß Beschluss des IT-Planungsrats 2017/22 wird der Standard XRechnung durch die KoSIT herausgegeben. Er ist beim Bundesarchiv gesichert niedergelegt und der Öffentlichkeit zugänglich. Er kann über den Internetauftritt der Koordinierungsstelle für IT-Standards bezogen werden.1 Änderungen des Standards XRechnung werden vom Bundesministerium des Innern (BMI) im Bundesanzeiger bekannt gemacht. In der Bekanntmachung werden das Herausgabedatum und der Beginn der Anwendung angegeben.

Damit ist sichergestellt, dass sich nicht alle betroffenen öffentlichen Auftraggeber eigenständig mit den europäischen Vorgaben auseinandersetzen müssen und dann ggf. zahlreiche unterschiedliche Interpretationen umgesetzt werden. Darüber hinaus können Auftragnehmer trotz heterogener IT-Systeme zur elektronischen Rechnungsstellung auf Basis eines einheitlichen, verlässlichen und durch die Verwaltung betriebenen Standards mit Auftraggebern strukturierte Rechnungsdaten austauschen. Da XRechnung als einheitlicher, produkt- und herstellerneutraler Standard allen kostenfrei und vollständig dokumentiert zur Verfügung gestellt wird, können IT-Anbieter diesen in ihre entsprechenden Lösungen integrieren.

Den Kommunalverwaltungen kommt eine wesentliche Rolle bei der Umsetzung der E-Rechnung zu. Sie haben darüber die Möglichkeit, einen wesentlichen Prozess digital neu zu gestalten, um für die Wirtschaft und für sich selbst positive Effekte zu generieren. Durch den Wechsel zum digitalen E-Rechnungsempfang und zur digitalen medienbruchfreien Rechnungsverarbeitung wird der gesamte Prozess deutlich schneller, ist weniger fehleranfällig und kostengünstiger.

Dieser KGSt-Bericht unterstützt Kommunen dabei, die gesetzgeberischen Gründe und die Entstehungsgeschichte mit den sich daraus ergebenden Handlungsfeldern zu erkennen und versetzt sie in die Lage, das Gestaltungs- und Rationalisierungspotential zu nutzen. Gleichzeitig ist er eine Hilfestellung zur Einführung der E-Rechnung. Organisatorische Empfehlungen und eine Checkliste erleichtern den Start in den Umsetzungsprozess.

Das hat sich in der 2. Auflage konkret verändert:

  • Aktuelle länderspezifische Regelungen wurden ergänzt (Stand Juli 2020).
  • Die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wurden berücksichtigt.
  • Exkurse zur Leitweg-ID und zum Projekt PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) wurden ergänzt.
  • Der Standard XRechnung (Version 2.0.0) wurde aktualisiert.
  • Die neue Versionen ZUGFeRD (Version 2.1.1) wurde ergänzt.
  • Rechnungseingangsportale werden dargestellt.

Außerdem wurden sprachliche Anpassungen vorgenommen und unscharfe Formulierungen harmonisiert.

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1 Vgl. www.xoev.de/de/xrechnung
2 Vgl. Entscheidung 2017/22 – Umsetzung des Richtlinie 2014/55/EU (elektronische Rechnungsstellung – E-Rechnung), Nr. 2 https://www.it-planungsrat.de/SharedDocs/Sitzungen/DE/2017/Sitzung_23.html?pos=3

 
 

Detail Informationen

Arbeitsergebnisse
KGSt
Klinger, Peter; Hasken, Marco
20201007A0003
10/2020
08.10.2020
1402kb