KGSt Dokumentdetails

Grundlagen und Maßnahmen zur Sicherstellung GoBD-konformer Schnittstellen (1/2021)

Bewertung

Durchschnitt (31 Stimmen)

Beschreibung

"Sorgfältige Buchführung ist für jede Organisation eine conditio sine qua non. Ohne ordentliche Buchführung ist es unmöglich, die Wahrheit in ihrer ursprünglichen Reinheit aufrechtzuerhalten."
(Mahatma Gandhi, 1869-1948, indischer Rechtsanwalt, Führer der indischen Befreiungsbewegung)

Mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 28. November 2019 zu den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) wurden die Anforderungen der Finanzbehörden an eine IT-gestützte Buchführung aktualisiert. Diese Aktualisierung ist mit Wirkung vom 1. Januar 2020 an die Stelle des BMF-Schreibens vom 14. November 2014 getreten.

Die GoBD betreffen alle Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen, die zur Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) verpflichtet sind und ein informationstechnisch gestütztes Rechnungswesen nutzen. Damit sind sie für Kommunen maßgeblich, zumal in einzelnen haushaltsrechtlichen Vorschriften explizit auf die GoBD verwiesen wird.

In der Beachtung der GoBD steckt viel Potenzial. Eine qualitativ hochwertige Buchführung und die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Buchführungsprozessen sind Investitionen in die Glaubwürdigkeit von Finanzdaten. Nicht unerheblich sind aber auch die Risiken bei Nichtbeachtung und die Folgen bei Risikoeintritt. Werden im Rahmen einer Außenprüfung Verstöße gegen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung festgestellt, kann dies eine Verwerfung der Buchführung und eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen oder sogar strafrechtliche Konsequenzen zur Folge haben.

Die GoBD schließen alle in die Buchführung involvierten Datenverarbeitungssysteme ein. Dazu zählen das Hauptbuchführungssystem, die Vorsysteme in den Fachämtern, Dokumentenmanagement- und Archivierungs-Systeme, aber auch die Kassen- und Zahlungsverkehrssysteme sowie die Schnittstellen zwischen diesen Systemen. Obwohl das Buchungsgeschäft der Kommunen zu einem erheblichen Teil über dateibasierte oder technische Schnittstellen abgewickelt wird, liegt in der Buchführungs- und Prüfungspraxis die Aufmerksamkeit häufig auf den manuellen Schnittstellen. Das könnte dazu führen, dass ein wesentlicher Teil der dateibasierten oder technischen Schnittstellen nicht hinreichend GoBD-konform ist.

An dieser Stelle setzt der aktuelle KGSt®-Bericht 1/2021 an und beschreibt leitfadenartig Grundlagen und Maßnahmen zur Sicherstellung GoBD-konformer Schnittstellen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass Schnittstellen zum einen technische Datenübertragungsstrecken, zum anderen Informationstransferstellen zwischen Organisationseinheiten und Verantwortungsbereichen sind. In beiden Fällen ist ein ordnungsmäßiger, nachvollziehbarer und reibungsloser Ablauf das Ziel.

Zunächst stellt eine strukturierte Bestandsaufnahme der im Einsatz befindlichen Systeme und Schnittstellen sowie der vorhandenen Regularien und Dokumentationen sicher, dass Schwachstellen identifiziert und geeignete Maßnahmen zur Optimierung geplant und priorisiert werden können. Der Sicherstellung GoBD-konformer Schnittstellen dienen präventive Vorgaben und Strukturen, entdeckende und reaktive Maßnahmen sowie eine prozessunabhängige Überwachung.

Aufgrund der in den Kommunen vorherrschenden Unterschiede hinsichtlich einer zunehmend digitalen Buchführung stellen die beschriebenen Handlungsweisen eine Orientierungshilfe dar und bedürfen einer örtlichen Überprüfung und gegebenenfalls einer Anpassung. Schwachstellen zu beheben ist in diesem Zusammenhang nur ein Aspekt, ein weiterer ist ihre Vermeidung in Zukunft. Dies mündet in die Empfehlung, ein kontinuierliches Schnittstellenmanagement zu etablieren, welches den gesamten Lebenszyklus von Schnittstellen in den Blick nimmt und in strategische Überlegungen zu Digitalisierungsprojekten eingebettet ist.

 
 

Detail Informationen

Arbeitsergebnisse
KGSt
Dott, Beatrice
20210107A0004
1/2021
14.01.2021
4462kb