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Kommunales Prozessmanagement. Wirksame Strukturen aufbauen (8/2021)

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Beschreibung

Prozesse sind die DNA des Verwaltungshandelns. Über Prozesse werden u. a. Verwaltungsabläufe bereichsübergreifend und transparent dargestellt, Schnittstellen und Ressourcenbedarfe aufgezeigt sowie Risikopotenziale im Verwaltungshandeln identifiziert. So können über Prozesse je nach Einsatzszenario und Verwendung dezidierte Informationen über das Verwaltungshandeln bereitgestellt werden. Außerdem sind Prozesse Ausgangspunkt für die Optimierung, Automatisierung und Digitalisierung von Verwaltungsaufgaben.

Aufgrund des hohen Informationsgehalts von Prozessen nutzen viele Organisationen Prozesse als Grundlage für Steuerungsfragen. Einerseits können dadurch prozessuale Standards geschaffen werden. Andererseits ermöglicht eine prozessorientierte Steuerung, dass Verwaltungsaufgaben kontinuierlich analysiert und optimiert werden. Dies führt insbesondere zu mehr Effizienz im Verwaltungshandeln. Auch wenn bereits viele Kommunen an und mit Prozessen arbeiten, fehlt dabei häufig ein systematischer Ansatz, der verwaltungsweit sämtliche Prozesse in den Blick nimmt und kontinuierlich das Verwaltungshandeln hinterfragt. Dies lässt sich aus zahlreichen Expertengesprächen und einer aktuellen Untersuchung der KGSt und der Universitäten Hamburg und Regensburg sowie der Ludwig-Maximilians-Universität München ableiten.

Dieser Bericht "Kommunales Prozessmanagement. Wirksame Strukturen aufbauen" (8/2021) gibt kommunalen Akteuren im Bereich des Organisationsmanagements Empfehlungen zur strukturellen Verankerung des Prozessmanagements. Die Herausforderung hierbei ist, dass eindeutige, aber nicht zu formale Empfehlungen im Hinblick auf eine möglichst standardisierte Prozessarbeit ausgesprochen werden. Dazu stehen die beiden folgenden Fragen im Mittelpunkt:

Welche Bausteine umfasst die Implementierung von Prozessmanagement-Strukturen?

Um diese Frage zu beantworten, werden die aus Sicht der KGSt notwendigen Bausteine (Mindestanforderung) für ein ganzheitliches Prozessmanagement dargestellt und Handlungsempfehlungen zur Implementierung dieser Bausteine gegeben.

Wie kann der Entwicklungsstand des Prozessmanagements in einer Kommune gemessen und gesteuert werden?

Zur Beantwortung dieser Frage wird ein Stufenmodell zur Entwicklung von Prozessen vorgestellt, das es ermöglicht, den Entwicklungsstand einzelner Prozesse zu identifizieren und daraus Schlüsse für (Teil-)Organisationen zu ziehen.

Die in diesem Bericht dargestellten Inhalte und Handlungsempfehlungen unterstützen Kommunen dabei, das Prozessmanagement aktiv und wirksam in der eigenen Organisation voranzutreiben. Dabei gilt immer der Grundsatz, dass die Struktur dem angestrebten Ergebnis folgt. Je nach Größenklasse und Ausgangssituationen sind das vorgestellte Gesamtmodell oder alternativ einzelne Bestandteile des Gesamtmodells relevant. Die gutachtlichen Empfehlungen der KGSt aus den Berichten "Von der Prozessoptimierung zum Prozessmanagement (Teil 1)" (3/2011) und "Von der Prozessoptimierung zum Prozessmanagement (Teil 2)" (4/2011) finden Einzug in diesen Bericht und werden vor dem Hintergrund der aktuellen Entwicklungen fortgeschrieben.

Außerdem wird ergänzend zu den Berichtsinhalten ein Excel-Tool zur eigenen Anwendung bereitgestellt: der KGSt®-Prozessentwicklungs-Check. Das Tool dient als Einstiegsmöglichkeit, um das örtliche Prozessmanagement zu bewerten und zu steuern und steht in zwei Versionen zum Download Verfügung:

 

 
 

Detail Informationen

Arbeitsergebnisse
KGSt
Weber, Katharina; Ewens, Hendrik; Hörmeyer, Matthias
20211130A0002
8/2021
01.12.2021
2318kb