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Steuerung mit Zielen. Ziele entwickeln und präzisieren (B 3/2001)

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Beschreibung

"Nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit - was sollten Sie wissen/kennen?"
  1. Ziele kommunaler Leistungserstellung hat es immer schon gegeben - auffällig sind nicht fehlende Ziele, sondern mangelnde Klarheit der Ziele, mangelnde Betrachtung von Zusammenhängen, Hervorhebung lediglich partieller Aspekte. Die Folge sind Fehlsteuerungen - verfehlte Wirkung, Leistungsmängel und Unwirtschaftlichkeit.
  2. Erfolge im Einzelnen - klare Ziele, Transparenz der Zielerreichung - wurden zwar erzielt, das ändert aber nichts daran, dass eine systematisch-ganzheitliche Zielklärung häufig fehlt.
  3. Zielorientierte Steuerung erfordert hohe Aufmerksamkeit von Rat/Kreistag und Verwaltungsführung/Führungskräften. Methoden und Instrumente der Zielentwicklung und -präzisierung und Verfolgung der Zielerreichung sind für die Entwicklung von Zielen notwendig.
  4. Was können Sie tun, wozu finden Sie im Bericht Empfehlungen?
  • Überprüfen Sie die Ist-Situation in Ihrer Verwaltung; Zielklärung und -präzisierung bedürfen in der Regel größerer Aufmerksamkeit als bisher. Enthalten Planungen und Beschlussvorlagen nachvollziehbar präzise Ziele? Werden Controller zur Unterstützung bereits im Zielfindungsprozess eingesetzt?
  • Mit drei Arbeitsschritten gelangen Sie zu präzisen Zielen: Zielfelder als systematische Hilfsmittel nutzen, zu jedem Zielfeld klärende Fragen formulieren und beantworten, Ziele operationalisieren.
  • Verwenden Sie eine einheitliche Systematik zur Zielsuche und -diskussion. Verwenden Sie das von der KGSt vorgeschlagene System von Zielfeldern, in der Grundvariante: "Bürger/Kunden", "Prozesse/Strukturen", "Ressourcen". Differenzierungen sind je nach Anlass erforderlich, um konkrete Zielaussagen zu erreichen.
  • Eine flexible, auf den konkreten Anlass ausgerichtete Anwendung der Zielfelder und Fragen erleichtert die Zielfindung. Je nach Situation reicht manchmal eine kurze Beschäftigung mit ausgewählten Zielfeldern und Fragen, um die Ziele operational formulieren zu können.
  • Nutzen Sie die checklistenartigen Fragenkataloge als Anregung und Diskussionsanreiz. Nicht alle Fragen müssen beantwortet werden, manche nicht auf Anhieb beantwortbare Frage zeigt aber Klärungsbedarf. Dann ist Aufmerksamkeit geboten.
  • Holen Sie systematische Zieldiskussionen bei wichtigen Anlässen in den Verwaltungsalltag: Fachplanung, Haushaltsplanung, politisch bedeutsame Einzelentscheidungen und Projekte (z. B. zur Verwaltungsreform) sind wichtige Anknüpfungspunkte und Erfahrungsfelder, aber auch Mitarbeitergespräche/Zielvereinbarungsgespräche.
  • Verwenden Sie strukturierende Methoden; sie erleichtern die Arbeit und schützen vor endlos fruchtlosen Diskussionen. Controlling unterstützt in Methodenfragen.
  • Formulierte und präzisierte - messbare - Ziele sind Ausgangspunkt der Realisation, aber auch Ausgangspunkt für Kennzahlenvergleiche und Berichtswesen. Präzisierte Ziele, klare Verantwortlichkeiten und informative Berichte mit Rückschau und Prognose - so kann die Steuerung weiter verbessert werden. Der Management-Kreislauf "Planung - Realisation - Kontrolle" schließt sich.
  • Der Bericht soll Sie bei der Formulierung und Präzisierung der Ziele Ihres Verantwortungsbereichs unterstützen - unabhängig davon, ob Sie gerade die strategische oder mehr die operative Ebene bearbeiten. Wenn Sie davon überzeugt sind, dass Zielpräzisierung ein noch nicht (ganz) gelöstes Problem in Ihrem Verantwortungsbereich ist, lesen Sie direkt ab S. 13 (Kap. 2). Wenn Sie zunächst mehr darüber wissen wollen, warum überhaupt Aufmerksamkeit geboten ist, sind vor allen anderen die S. 9-12 empfehlenswert.
  • Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen im interkommunalen Austausch mit und nutzen Sie das Diskussionsforum "Controlling" der KGSt unter www.kgst.de.

5. Für alle Akteure, die entscheiden - vom Rat/Kreistag bis zu den ausführenden Organisationseinheiten, vom Verwaltungschef bis zum Mitarbeiter - gilt: Erfolgreiche kommunale Leistungen setzen klare Ziele voraus. Aussagefähige Zielvereinbarungen mit Hilfe von präzisen - messbaren - Zielen ergeben sich nicht von selbst, sie müssen erarbeitet und kommuniziert werden. Ziele helfen dem Management, Effektivität und Effizienz zu verbessern. Ziele müssen auf das Wesentliche ausgerichtet sein und präzis - auch im Sinne von messbar - formuliert werden. Unpräzise Zielsetzungen sind häufig Ausgangspunkt für Leistungsmängel und Unwirtschaftlichkeiten.

6. Im Anschluss an die Analyse der Problemstellung (Kap. 1) schlägt der Bericht Zielfelder und Fragenkataloge (Kap. 2) vor. Die Zielfelder bieten eine systematische Grundlage für die Diskussion der Ziele, schaffen Übersicht und Struktur. Auf der Grundlage der Zielfelder dienen Fragen dazu, die "tatsächlichen" Ziele im konkreten Fall zu ermitteln. Zusammenhänge der Ziele untereinander müssen erkannt, der Grad der Präzision bei der Zielformulierung verbessert werden. Die einzelnen Fragen sollen je nach Situation und Bedarf komplett oder in Auszügen oder individuell ergänzt die praktische Arbeit unterstützen. Sie zeigen auch, wie differenziert und nutzbringend im kommunalen Alltag mit Zielen gearbeitet werden kann (und sollte).

Ziele und Kommunikation der Akteure gehören zusammen und führen im Ergebnis zu (Ziel-)Vereinbarungen zwischen den Beteiligten, z. B. zwischen Verwaltungsführung und Fachbereichsleitung. Besonders wichtige Anlässe, in deren Verlauf Zielklärung und Zielpräzisierung unabdingbar sind, werden in einer Übersicht zusammengestellt (Kap. 3).

Die Beispiele im Anhang ergänzen den Bericht "Steuerung mit Zielen: Ziele entwickeln und präzisieren".

7. Der Bericht ist einer offenen, dialog- und sachorientierten, rationalen Vorgehensweise verpflichtet und soll darin unterstützen, Zielklärungsprozesse bewusst zu suchen und zu gestalten.

Trotzdem gilt auch in Zukunft: Entscheidungen sind das Ergebnis rationaler und irrationaler Einflüsse, Aspekte der Durchsetzungsmacht und der Komplexität können nicht negiert werden.
 
 

Detail Informationen

Arbeitsergebnisse
KGSt
Severijnen, Piet; Pook, Manfred
20010720B004Y
Bericht 3/2001
12.06.2001
5581kb