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Arbeit mit Kennzahlen. Teil 1: Grundlagen (B 4/2001)

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Beschreibung

"Wir ertrinken in Informationen, aber wir hungern nach Wissen"
(John Naisbitt)

Dieses Zitat gibt die aktuelle Situation in der Steuerung vieler Kommunen wieder. Entscheidungen sind in allen Entscheidungsebenen vor zunehmend komplexer werdenden Hintergründen zu treffen. Die dazu notwendigen Informationen müssen aktuell und "auf den Punkt" gebracht zur Verfügung stehen. In vielen Verwaltungen tut man sich jedoch schwer, die Informationsflut zu strukturieren und überschaubar zu gestalten.

Steuerung ist nur so erfolgreich, wie die Kenntnis ursächlich zugrunde liegender Faktoren. Kommunen, die ihre Ziele kennzahlengestützt verfolgen sind in der Lage, ihre Ergebnisse und Wirkungen für die Einwohner, ihre Leistungen, ihre Prozesse und ihren Ressourceneinsatz genauer und konsequenter zu steuern und vor allem drohende Abweichungen eher zu erkennen.

Vor jeder Kennzahlenarbeit muss eine Auseinandersetzung mit den Zielen liegen, die erreicht werden sollen. Kernfrage ist dabei immer:
"Wer benötigt welche Kennzahl wofür?"

Je mehr Sorgfalt der Auseinandersetzung mit dieser Frage gewidmet wird, umso besser können unproduktive "Datenfriedhöfe" vermieden werden.

Wichtig und sinnvoll ist vor diesem Hintergrund die Entwicklung von Kennzahlensystemen, die jeweils mit dem zu Grunde liegenden Zielsystem gekoppelt sind. Damit wird eine wirkungsvolle Unterstützung der ergebnisorientierten Steuerung erreicht.

Die KGSt empfiehlt:

  • Jeweils auf Produktbereichs- bzw Produktgruppenebene Kennzahlensysteme zu bilden.
  • Zu gesamtkommunalen Steuerungszwecken einige wenige zusätzliche Kennzahlensysteme zu bilden, die Querschnittsinformationen über alle Produktbereiche und -gruppen hinweg liefern.
  • Die Kennzahlensysteme vertikal miteinander zu verknüpfen.
  • Horizontale Verknüpfungen zwischen verschiedenen Kennzahlensystemen herzustellen.
  • Politik, Verwaltungsführung und Fachbereichsleitungen, jeweils für deren Steuerungsbelange wesentliche Schlüsselkennzahlen zu definieren.

Kennzahlen haben aber auch Grenzen. Sie zeigen nicht "gut" oder "schlecht" an. Viele Gegebenheiten in einer Verwaltung lassen sich nicht physikalisch exakt in Meter, Liter oder Kilogramm messen. Letztendlich sichert Kennzahlenerhebung nicht automatisch die bestmögliche Informationsgrundlage "auf Knopfdruck". Technikunterstützung und Institutionalisierung von Informationsflüssen machen Kommunikation nicht entbehrlich.

Der Erfolg bei der Kennzahlenarbeit ist entscheidend von den Faktoren geprägt:

  • Beschränkung auf das Wesentliche,
  • Kooperation der Beteiligten,
  • Entwicklung einer Kennzahlenkultur,
  • Blick nach vorn.

Der Bericht beleuchtet aus kommunaler Sicht die Grundlagen der Kennzahlenarbeit und bietet Führungskräften und allen, die sich mit diesem Thema befassen möchten einen Einstieg. Hinsichtlich der praktischen Ausgestaltung der Arbeit mit Kennzahlen wird er durch den KGSt-Bericht 5/2001 "Arbeit mit Kennzahlen Teil 2: Empfehlungen für die Praxis" ergänzt und vertieft.

 
 

Detail Informationen

Arbeitsergebnisse
KGSt
Grossenbacher, Elke
20010809B001Y
Bericht 4/2001
27.07.2001
202kb