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Elektronische Vergabe und Beschaffung in Kommunalverwaltungen. Grundlagen und Umsetzungshilfen (B 4/2003)

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Beschreibung

In vielen Branchen der Privatwirtschaft hat sich der elektronische Einkauf (E-Procurement) bereits etabliert. Im Zuge von E-Government-Projekten entdecken jedoch auch zunehmend öffentliche Verwaltungen die Möglichkeiten der elektronischen Vergabe und Beschaffung.

Vergaberechtskonformität als Erfolgsfaktor

Anders als Unternehmen sind öffentliche Auftraggeber allerdings an eine Vielzahl vergaberechtlicher Vorschriften gebunden. Wesentliche Grundlage bilden hierbei die Vertrags- und Verdingungsordnungen (VOL, VOB, VOF). Entsprechende rechtliche, technische und funktionale Anforderungen werden dadurch an die technischen Systeme gestellt, die die Vergabeprozesse elektronisch unterstützen. Während die Neufassungen der Vertrags- und Verdingungsordnungen die Möglichkeiten der elektronischen Angebotsabgabe berücksichtigen, ist die Vergaberechtskonformität der Softwareprodukte und der technischen Plattformen eine der wesentlichen Erfolgsfaktoren für eine rechtssichere und wirtschaftliche Abwicklung des öffentlichen Einkaufs. Wenn sich ein öffentlicher Auftraggeber daher mit der Einführung oder Nutzung einer Softwarelösung für die elektronische Vergabe auseinander setzt, muss dieser die angebotenen Funktionen und die technische Realisierung dahingehend überprüfen, ob damit eine rechtskonforme Abwicklung einer digitalen Vergabe möglich ist. Dies bedeutet aber auch, dass es nicht möglich ist, elektronische Einkaufssysteme, die explizit für den Einsatz in Unternehmen entwickelt wurden, „eins zu eins“ in die öffentliche Verwaltung zu übernehmen. Diese Systeme berücksichtigen in der Regel nicht die spezifischen rechtlichen Anforderungen, an die die Verwaltungen im Rahmen ihrer Vergaben und Beschaffungen gebunden sind.

E-Procurement ist eine Anwendung im Rahmen von E-Government, die zu schnellen Effekten und zu echten Rationalisierungen führen kann. Es unterstützt damit die generellen Ziele von E-Government, eine höhere Dienstleistungsqualität einerseits und eine höhere Wirtschaftlichkeit der Prozesse andererseits zu erreichen.

Ziel ist ein elektronisches Beschaffungsmanagement

Unter E-Procurement wird in diesem Bericht die "Abwicklung von internen und externen Prozessen der öffentlichen Auftragsvergabe und Beschaffung i. S. eines Beschaffungsmanagements unter Berücksichtigung aller Vergabearten und weitestgehender Nutzung der Informationstechnik" verstanden. Mit E-Procurement lassen sich zusammengefasst die folgenden konkreten Nutzeneffekte erzielen:

  • Das Internet verschafft dem Einkäufer eine transparentere, schnellere und aktuellere Marktübersicht. Preise und Konditionen verschiedenster Anbieter können über das Netz unmittelbar verglichen werden.
  • Die Verwaltung bekommt die Möglichkeit, den Kreis der (potenziellen) Lieferanten erheblich zu vergrößern.
  • Die Nutzung der Informationstechnik und des Internets ermöglicht ferner eine schnelle und systematische Bündelung von Nachfragen dezentraler Organisationseinheiten, intern und/oder im Rahmen von virtuellen Marktplätzen oder kommunalen Einkaufsgemeinschaften.
  • Die stärkere Marktposition dieser Bündelungen wird in der Regel zu niedrigeren Einkaufspreisen führen.
  • Der gesamte Einkauf kann durch die elektronische Anbindung der Bedarfsstellen und Lieferanten sowie die technische Unterstützung der Einkaufsprozesse im Rahmen von standardisierten Workflows erheblich effizienter gestaltet werden. Die Vorteile eines dezentralen Einkaufs können so mit den Vorteilen einer zentralen Einkaufsstelle verknüpft werden.
  • Die Veröffentlichung von Ausschreibungen im Internet und der elektronische Versand von Verdingungsunterlagen führen zu einer Reduzierung der Publikations-, Druck- und Versandkosten.
  • Lieferanten werden elektronisch angebunden, wodurch sowohl das Bestellverfahren, die Zuschlagserteilung als auch die Zahlung schneller und ohne Medienbrüche abgewickelt werden können.
  • Durch Schaffung einer einheitlichen Datenbasis kann eine automatische (IT-gestützte) Auswertung der eingegangenen Angebote durchgeführt werden.
  • Durch die Standardisierung des Einkaufsprozesses wird der Verwaltungsaufwand reduziert, Schnittstellen werden abgebaut.
  • Ein durchgängiger elektronischer Workflow reduziert die Papiermengen und vermeidet Zeit raubende Medienbrüche.
  • Der Einkaufsprozess kann - auch zum Zwecke eines Einkaufscontrolling oder eines Qualitätsmanagements - einfach dokumentiert werden.
  • Elektronische Einkaufssysteme machen die Beschaffungsprozesse transparenter. Wenn in solche Verfahren automatische Plausibilitätsprüfungen eingebaut werden, kann dies zu einer höheren Prozesssicherheit und zu einer erheblichen Senkung der rechtlichen Fehlerquote bei Vergaben führen.
  • Geht man davon aus, dass die Zahl der Korruptionsfälle durch die Nachvollziehbarkeit sämtlicher Aktivitäten im Einkaufssystem sinken wird, ist E-Procurement auch ein Instrument für mehr Sicherheit und gleichzeitig ein geeignetes Mittel zur Korruptionsprävention im Einkauf.

Der Nutzen der Systeme ist sorgsam zu prüfen

Dem Einsatz von E-Procurement-Systemen sind jedoch auch Grenzen gesetzt. So erfordert die Einführung in jedem Fall eine differenzierte Nutzenbetrachtung. Je nach Zielbestimmung und Projektumfang kann die Einführung von solchen IT-Lösungen für Kommunen mit erheblichen Investitionskosten verbunden sein. Bei einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sollte vor Ort daher immer eine Vollkostenkalkulation unter Einbeziehung sämtlicher Kosten für Personal und Sachmittel durchgeführt werden. Erst dann ist zu entscheiden, ob sich ein solches Projekt wirtschaftlich lohnt bzw. welche Einsparpotenziale sich dahinter verbergen. Dieser Bericht soll die Entscheidung der Frage, welches System für die einzelne Kommune am wirtschaftlichsten und entsprechend der örtlichen Rahmenbedingungen am geeignetsten ist, unterstützen.

Referenz-Projektplan

Neben den rechtlichen, organisatorischen, personellen, finanziellen und informationstechnischen Rahmenbedingungen und Anforderungen an ein kommunales E-Procurement-System enthält der Bericht im Schlussteil einen Referenz-Projektplan zur Einführung eines solchen Systems, in dem die einzelnen empfohlenen Projektphasen und -schritte detailliert beschrieben sind.

Weitere Hinweise zu Ergebnissen aus kommunalen Pilotprojekten zur elektronischen Vergabe und Beschaffung in Kommunalverwaltungen liefert die KGSt-Materialie 2/2003, die zeitgleich zu diesem Bericht erscheint.

 
 

Detail Informationen

Arbeitsergebnisse
KGSt
Frick, Hans-Jörg
20030414B0013
Bericht 4/2003
08.04.2003
1691kb