KGSt Dokumentdetails

Erfolgsfaktoren kommunaler Gebäudewirtschaft (B 6/2003)

Bewertung

Durchschnitt (0 Stimmen)

Beschreibung

1996 hat die KGSt erstmals organisatorische und instrumentelle Empfehlungen für die kommunale Gebäudewirtschaft erarbeitet. Seitdem haben zahlreiche Kommunen das wirtschaftliche Potenzial ihres Immobilienvermögens erkannt und die Steuerung dieser Ressource optimiert. In der Regel wird das Mieter-/Vermieter-Modell umgesetzt bzw. angestrebt. Die daraus vorliegenden Erfahrungen nimmt die KGSt zum Anlass, eine Wertung zu den beiden Fragen vorzunehmen:
  • Welche Faktoren entscheiden über Erfolg oder Misserfolg in der Gebäudewirtschaft?
  • Welche Kardinalfehler gilt es zu vermeiden?

Ein Erfolgsfaktor überwiegt alle übrigen deutlich: Die Identifikation der Verwaltungsspitze mit der Reformierung der Gebäudewirtschaft. Dieser Faktor ist von höchster Bedeutung für eine erfolgreiche Gebäudewirtschaft.

Der Bericht identifiziert darüber hinaus eine Reihe weiterer, für die erfolgreiche Einführung einer Serviceeinheit Gebäudewirtschaft entscheidender Erfolgsfaktoren:

  • Ziele, Aufgaben, Produkte:
    Die Verwaltungsführung muss der Serviceeinheit Gebäudewirtschaft eine klare Zieldefinition vorgeben. Gebäudewirtschaftliche Leistungserbringung und damit Verantwortlichkeiten sind eindeutig zuzuordnen. Die Serviceeinheit Gebäudewirtschaft muss vor diesem Hintergrund ihr Produktportfolio mit vorauskalkulierten Preisen und Standards als Basis für die Auftraggeber-Auftragnehmer-Beziehungen erstellen. Der Bericht beinhaltet aktualisierte Definitionen der gebäudewirtschaftlichen Produkte.
  • Schnittstellen:
    Die Schnittstellen in den Geschäftsprozessen zwischen der Serviceeinheit Gebäudewirtschaft, der Verwaltungsführung, den Kunden der Gebäudewirtschaft und anderen internen wie auch externen Dienstleistern müssen auf ein Mindestmaß reduziert werden. Die verbleibenden Schnittstellen sind im Sinne effektiver Zusammenarbeit der Beteiligten zu definieren und zu regeln.
    Dies gilt insbesondere für die Kommunikation zwischen Serviceeinheit Gebäudewirtschaft und ihren Kunden. Sie muss effektiv ausgestaltet werden und bei Aufbau- und Ablauforganisation entsprechend bedacht werden. Der Bericht zeigt dazu mehrere Möglichkeiten auf.
  • Kompetenzen und Rahmenbedingungen:
    Die Kompetenzen der Serviceeinheit Gebäudewirtschaft sind präzise zu regeln. Während die Nutzer die Inanspruchnahme von Flächen, Gebäuden und gebäudewirtschaftlichen Leistungen verantworten und sie aus ihrem Budget zahlen, verantwortet die Serviceeinheit Gebäudewirtschaft die sach- und fachgerechte Erbringung der vereinbarten Leistungen. Gleichzeitig ist sie für die Substanzerhaltung des Immobilienvermögens verantwortlich. Die KGSt empfiehlt zur Regelung dieses Zusammenspiels Rahmenbedingungen zwischen Verwaltungsführung und Serviceeinheit Gebäudewirtschaft zu vereinbaren und die Beziehungen zwischen der Serviceeinheit und den Nutzern durch grundlegende Nutzungsvereinbarungen zu unterstützen. Der Bericht enthält dazu Vorschläge.
  • Aufbau- und Ablauforganisation:
    Um Synergieeffekte und damit Optimierungspotenziale erschließen zu können, wird empfohlen, Hochbauleistungen, Hausmeister und -handwerker sowie alle Bewirtschaftungsleistungen in der Serviceeinheit Gebäudewirtschaft zusammen zu führen.

Zur Aufbauorganisation stellt der Bericht drei Organisationsmöglichkeiten mit ihren Vor- und Nachteilen vor: Eine Linienorganisation, eine matrixorientierte sowie eine teamorientierte Organisation. Daraus kann jede Kommune die für ihre Belange geeignete Ausrichtung wählen.

Bei der Aufbau- und Ablauforganisation ist der ganzheitliche Blickwinkel auf das Immobilienvermögen wichtig. Die Serviceeinheit Gebäudewirtschaft muss sehr unterschiedliche Objektarten in ihren unterschiedlichen zeitlichen Phasen von der Entstehung über die Nutzung hin zur Verwertung bewirtschaften. Sämtliche Informationen und Prozesse müssen dazu entsprechend zusammengeführt und koordiniert werden.

Die stringente Umsetzung des Neuen Steuerungsmodells und der KGSt-Empfehlungen zur Gebäudewirtschaft sind dabei effektiver als eine bloße Änderung der Rechtsform. Die Wahl einer besonderen Rechtsform, also zum Beispiel Eigenbetrieb, Anstalt öffentlichen Rechts, GmbH usw, ersetzt keine organisatorische Neuausrichtung. Daher empfiehlt die KGSt, sich mit dieser Frage erst nach Einführung einer Serviceeinheit Gebäudewirtschaft auseinander zu setzen.

  • Personalausstattung:
    An eine neugestaltete Serviceeinheit Gebäudewirtschaft werden hohe Anforderungen gestellt. Sie benötigt dafür qualitativ und quantitativ das entsprechende Personal. Besonders die erstmalige Stellenbemessung führt in der Praxis immer wieder zu Problemen. Der Bericht stellt daher das Mittelwertverfahren vor, das für diese Erstbemessung zu einer qualifizierten Schätzung führt. Nach Abschluss der Einführungsphase sollte dann die Feinjustierung der Stellenbemessung anhand einer Organisationsuntersuchung erfolgen.
    Die Leitung der Serviceeinheit Gebäudewirtschaft sollte in einer Hand liegen. Die in der Praxis bisweilen gewählte Doppelspitze sollte - wenn überhaupt - nur für einen Übergangszeitraum bestehen.
  • Finanzstruktur und -rahmen:
    Um systematisch und vom Einzelfall unabhängig Optimierungspotenziale zu erschließen, wird die Installation eines Geldkreislaufes zwischen Nutzern als Auftraggebern und Serviceeinheit Gebäudewirtschaft als Auftragnehmerin empfohlen. Er ist logische Folge der Budgetierung und ist wirkungsvoller als einzelne, punktuelle Sparmaßnahmen.
    Die Steuerung ist durch regelmäßige Kennzahlenvergleiche zu unterstützen. Dazu legt der Bericht ein Schlüsselkennzahlensystem zur Gebäudewirtschaft vor.
  • Projektstart Gebäudewirtschaft und Einstieg in die Umorganisation:
    Die Erfolgsfaktoren haben unterschiedliche Bedeutung, je nachdem ob man sich in der Planungsphase oder der Einführungsphase befindet, oder schon eine Serviceeinheit Gebäudewirtschaft etabliert wurde, die die Einführungsphase hinter sich gelassen hat.

Zahlreiche Anlagen runden den Bericht ab:
Im Anhang finden Sie z.B. neue Produktbeschreibungen für die Gebäudewirtschaft, Kataloge für die Regelung gebäudewirtschaftlicher Beziehungen, Schlüsselkennzahlen für die Gebäudewirtschaft, Schema zur Heranführung an den Wettbewerb, usw.

Die Wissensdatenbank enthält zusätzliche örtliche Materialien zu diesem Bericht (vgl. Ziffer 12 ).

 
 

Detail Informationen

Arbeitsergebnisse
KGSt
Grossenbacher, Elke
20030526B0013
Bericht 6/2003
18.05.2003
1144kb