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Vom Ratsinformationssystem (RIS) zum Ratsportal (B 3/2004)

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Beschreibung

Für gute Politik werden gute Informationen benötigt. Solche Informationen jederzeit, an beliebigem Ort und aktuell anzubieten, ist Ziel eines Ratsinformationssystems. Damit wird die Politik transparenter und zugleich die Arbeit der Mitglieder eines Rates erleichtert - und auch die Arbeit der Verwaltung, die die Ratsarbeit vorbereitet und unterstützt und die die Ergebnisse für nachfolgende Aktivitäten aufbereitet und archiviert.

Im Rahmen von E-Government bietet ein Rats- oder Kreistagsinformationssystem die Plattform für die informationstechnisch unterstützte Information und Kommunikation in den Informationsbeziehungen sowohl der Verwaltung mit den Rats- bzw. Kreistagsmitgliedern als auch zwischen ihnen sowie darüber hinaus mit Bürgerinnen und Bürgern. Durch nachfrageorientierte, rechtzeitige und vollständige Bereitstellung von Informationen für Politik und Bürgerschaft wird sich mittel- bis langfristig die Art der politischen Willensbildung verändern. Es können sich neue Formen der Partizipation von Bürgerinnen und Bürgern bilden, wenn die Verwaltung die Infrastruktur für umfassende Information und Kommunikation schafft. Das Ratsinformationssystem kann als Baustein einer neuen, offenen Informationskultur verstanden werden.

Mit einem Ratsinformationssystem wird der politische Geschäftsprozess der Ratsarbeit in seinen Teilprozessen informationstechnisch unterstützt. Zugleich wird eine Wissensdatenbank für die Verwaltung, die Mitglieder des Rates sowie für die Bürgerschaft bereit gestellt mit den für die Ratsarbeit benötigten Informationen. Es umfasst mindestens die Bausteine:

  • Kommunaler Sitzungsdienst,
  • Informationsbereitstellung für Rat und Ausschüsse,
  • Informationstechnische Unterstützung der Ratsmitglieder.

Darüber hinaus wird mit einem Ratsinformationssystem zukünftig die politische Meinungsbildung zu Anträgen und Beschlüssen des Rates und seiner Gremien ebenso unterstützt wie deren Wirkungskontrolle danach.

Viele Beschlüsse haben den Stellenwert einer Zielvereinbarung zwischen Rat und Verwaltungsführung. Über die Umsetzung der Beschlüsse soll im Rahmen eines systematischen Berichtswesens und des politischen Controlling berichtet werden. Beschlusskontrolle stellt insofern eine wesentliche Weiterentwicklung dar, als mit dem Ratsinformationssystem für die Ratsmitglieder erstmals vollständige Transparenz über die Durchführung von Beschlüssen geschaffen wird.

  • Bei konsequenter Nutzung eines Ratsinformationssystems müssen zukünftig alle Unterlagen des Sitzungsdienstes in elektronischer Form vorliegen und später wieder abrufbar sein.
  • Sitzungsvorlagen sind in einem verwaltungsweit einheitlich vorgeschriebenen Format zu erstellen.
  • Die endgültige dokumentative Aufbereitung der Vorlagen sollte als automatisierter Geschäftsprozess im Ratsinformationssystem enthalten sein, das in Richtung auf ein "Ratsauftrags-Managementsystem" ausgebaut wird.
  • Es wird verwaltungsweit per Dienstanweisung geregelt, nur das auf die Tagesordnung zu setzen, was vollständig in digitaler Form vorliegt!
  • Auch die Erstellung und Übernahme der Niederschriften sowie die Statusverfolgung und das Berichtswesen für Beschlüsse, etc. in das Ratsinformationssystem sind als standardisierte Geschäftsprozesse zu gestalten, die zukünftig als Workflow informationstechnisch unterstützt ablaufen können.
  • Bei der Digitalisierung der Ratsunterlagen ist eine Verschlagwortung und Strukturierung der erfassten Daten sinnvoll und bereitet für die (geplante) Volltextrecherche eine komfortable Suchunterstützung vor.
  • Solange die gesetzlichen Vorschriften zur Schriftlichkeit der Einladung einen elektronischen Versand noch ausschließen, wird die Einladung per Post oder Boten übermittelt. Ergänzend dazu soll der elektronische Versand erfolgen, um Zeit zu gewinnen und die Aktualität zu steigern. Vor allem werden damit moderne Arbeitsmöglichkeiten für die Ratsmitglieder geschaffen.

Bei einigen bereits eingesetzten Ratsinformationssystem-Anwendungen wurden für die Ratsmitglieder eigene Endgeräte beschafft, mit denen sie auf das Ratsinformationssystem zugreifen. Andere Gemeinden bieten die Ratsinformationen über das Internet an. Die Ratsmitglieder müssen sich mit selbst beschaffter Hardware den Zugang zum Ratsinformationssystem ermöglichen. Welche Variante gewählt wird, ist örtlich zu entscheiden.

Damit dient das Ratsinformationssystem als Informationssystem und in Teilen als Kommunikationssystem. Es kann zukünftig zum Koordinierungssystem oder Partizipationssystem für die Öffentlichkeit ausgebaut werden.

  • Die Ratsarbeit der Verwaltung ist in einem Ratsbüro zusammenzufassen, das unmittelbar der Verwaltungsführung zugeordnet ist.
  • Die Durchführung der Beschlusskontrolle soll im Ratsbüro organisiert werden.
  • Mit seiner Einführung wird das Ratsinformationssystem aktuell und fortlaufend aufgefüllt. Grundsätzlich soll keine Nacherfassung "alter" Unterlagen stattfinden.
  • In den Fraktionsgeschäftsräumen sind Rechner für den Zugriff auf das Ratsinformationssystem zu installieren.
  • Fragen der Zugriffsrechte sind vor Inbetriebnahme eines Ratsinformationssystems mit dem örtlichen Datenschutzbeauftragten zu klären und gültige Regeln für den Datenschutz zu treffen. Der Personalrat ist im Rahmen der landesspezifischen Gesetze rechtzeitig zu beteiligen.
  • Fragen der Datensicherheit sind im Einvernehmen mit dem örtlichen IT-Dienstleister zu klären.
  • In jedem Fall sind bei der Konzeption der Einführung eines Ratsinformationssystems die Möglichkeiten einer späteren Einbindung von elektronischer Signatur zu antizipieren.
Mit der Bereitstellung eines Ratsinformationssystems wird in ein Infrastrukturvorhaben investiert, das kurzfristig keinen Beitrag zur Haushaltskonsolidierung erwirtschaftet, sondern sich erst mittel- bis langfristig rechnen kann. Das Ratsinformationssystem hilft, die politische Arbeit zu verbessern und zu professionalisieren und schafft letztlich Potenziale für partizipative Ansätze der Kommunalpolitik. In der Verwaltung können sich daneben Rationalisierungsmöglichkeiten ergeben, die auszuschöpfen sind.
  • Es ist auszuschließen, dass die Kommune ein eigenes Ratsinformationssystem entwickelt.
  • Mit der Einführung eines Ratsinformationssystems entstehen Schulungskosten bei den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen im Ratsbüro und bei den übrigen Anwendern in der Verwaltung, bei den Fachleuten des IT-Dienstleisters für die Betreuung der Anwender und insbesondere bei den Ratsmitgliedern.
  • Die in der Nutzung eines Rechners nicht immer geübten Ratsmitglieder müssen nicht nur am Anfang geschult werden, sondern benötigen auch während des Routinebetriebes des Ratsinformationssystems wiederholt Betreuung. Dazu muss hinreichende Personalkapazität bereitgestellt werden.

Mit dem Ratsinformationssystem wird die Ratsarbeit rationalisiert. Der Gewinn liegt in der effektiven und umfassenden Unterstützung aller Vorgänge im Rahmen der administrativen und politischen Geschäftsprozesse der Ratsarbeit. So mindert sich durch das informationstechnisch unterstützte Rechercheangebot absehbar die Anzahl von Anfragen der Ratsmitglieder. Der verwaltungsinterne Aufwand für die Beantwortung der Anfragen reduziert sich ebenso wie der Aufwand für das Suchen von sonstigen Unterlagen. Dagegen kann die elektronische Bereitstellung oder sogar der elektronische Versand von Rats- und Ausschussunterlagen zwar zu Einsparungen führen, inkl. der damit verbundenen Personalkosten. Das wiegt allerdings nicht die Kosten auf.

Der Betrieb eines Ratsinformationssystems führt zu deutlich mehr Transparenz des politischen Willensbildungsprozesses. Die Auskunftsfähigkeit der Verwaltung sowohl intern wie auch gegenüber der Politik und der Bürgerschaft wird gesteigert. Das kann zu einer verbesserten Selbstdarstellung der Kommune gegenüber der Bürgerschaft führen und mündet bei weiterem Ausbau des Systems in eine intensivere Bürgerbeteiligung.

Das Ratsinformationssystem kann um den Zugriff auf entscheidungsorientiert aufbereitete politische Steuerungsinformationen wie Haushaltsdaten, Statistiken und Kennzahlen ergänzt werden, sodass ein integriertes Rats- und Steuerungssystem entsteht.

Das Ratsinformationssystem soll zu einem Ratsportal ausgebaut werden, das umfassend Informationen bereitstellt und das die elektronische Kommunikation im Sinne einer offenen Informationsgesellschaft unterstützt: für die Bediensteten in der Verwaltung, für die Ratsmitglieder und für die Bürgerschaft.

 
 

Detail Informationen

Arbeitsergebnisse
KGSt
Kassner, Uwe
20040608B0026
Bericht 3/2004
13.05.2004
676kb