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Rückstellungen für unterlassene Instandhaltungen im neuen Haushalts- und Rechnungswesen (B 9/2005)

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Beschreibung

Die Einführung des neuen Haushalts- und Rechnungswesens auf doppischer Basis steht bei vielen Kommunen in Deutschland je nach Landesgesetzgebung kurz- bzw. mittelfristig an. Damit werden Rechnungselemente eingeführt, die in der Kameralistik nicht vorhanden waren. Ein solches Element sind Rückstellungen für bestimmte Verwendungszwecke.

Wegen der hohen Bedeutung des Immobilienvermögens für die kommunale Haushaltslage befasst sich dieser Bericht speziell mit Rückstellungen für unterlassene Instandhaltungen.

Ziffer 1 fasst besonders für Entscheidungsträger in den Kommunen die Wirkungsweise und Ziele dieser Rückstellungen zusammen. Sie dienen der periodengerechten Zuordnung von Ressourcenverbräuchen und tragen daher dazu bei, die kommunale Vermögenslage transparent zu machen.

Die KGSt greift diese Thematik zu einem sehr frühen Zeitpunkt auf, um die Kommunen im Zuge der Haushaltsreform mit dieser Rückstellungsform vertraut zu machen. Allerdings bedeutet dies auch, dass der Bericht wegen der in den meisten Bundesländern noch nicht beendeten Gesetzgebungsverfahren zur Novellierung des Gemeindehaushaltsrechts an manchen Stellen keine abschließenden Empfehlungen geben kann und sich auf generelle Hinweise beschränken muss (Ziffer 2).

Zu Beginn erläutert der Bericht den Begriff der Instandhaltung. Dieser ist zunächst von der technischen Seite her zu betrachten (DIN 31051) und im Rahmen des Rechnungswesens für die weiteren anstehenden buchungsmäßigen Entscheidungen vom sog. Herstellungsaufwand zu unterscheiden (Ziffer 3).

Daran schließt sich eine Betrachtung der Auswirkungen der Rückstellungsbildung in der Eröffnungs- bzw. Folgebilanz(en) an (Ziffer 4):

  • Werden Rückstellungen für unterlassene Instandhaltungen gebildet, wird insoweit ein Sanierungsstau sofort ablesbar. Allerdings werden für sich allein betrachtet die Werte der betroffenen Objekte im Anlagevermögen zu hoch dargestellt. Erst in der Betrachtung beider Bilanzposten wird die eigentliche Vermögenslage erkennbar.
  • Werden keine Rückstellungen für unterlassene Instandhaltungen gebildet und die sanierungsbedürftigen Objekte wertgemindert in der Bilanz dargestellt, ergibt sich bei der Betrachtung des Anlagevermögens ein zutreffendes Bild. Allerdings wird ein vorliegender Sanierungsstau nicht ersichtlich.

Die Bundesländer knüpfen die Pflicht zur Bildung von Rückstellungen für unterlassene Instandhaltung an bestimmte Voraussetzungen (Ziffer 5):

  1. Eine Instandhaltung muss in einem bestimmten Zeitraum unterlassen worden sein.
    Unstrittig ist jede Maßnahme, die im vorangegangenen Ergebnisplan veranschlagt war und nicht durchgeführt wurde, als unterlassen zu betrachten. Doch auch darüber hinausgehend kann das Kriterium der Unterlassung nach sach- und fachgerechter Lagebeurteilung erfüllt sein, beispielsweise bei Unwetterschäden, plötzlich eintretenden Defekten größeren Ausmaßes usw. (Ziffer 5.1).
  2. Die unterlassene Maßnahme ist in einem bestimmten Zeitraum nachzuholen.
    Der Nachholungszeitraum liegt je nach Bundesland zwischen einem und mehreren Jahren (Ziffer 5.2). Kommt es innerhalb dieses Zeitraums nicht zu einer Umsetzung, ist die Rückstellung aufzulösen.
  3. Die Nachholung der Maßnahme muss hinreichend konkretisiert und in einigen Bundesländern zudem einzeln bestimmt und wertmäßig beziffert sein.
    Als hinreichend konkret ist eine Maßnahme insbesondere dann einzustufen, wenn sie finanziell innerhalb des konkreten bzw. angemessenen Nachholzeitraumes durchführbar ist.

Zur wertmäßigen Konkretisierung reicht keine pauschale Grundlage zur Rückstellungsbildung aus. Es müssen konkrete Kostenschätzungen pro Maßnahme am Abschluss- bzw. Bilanzstichtag vorliegen (Ziffer 5.3).

Liegen im jeweils betrachteten Bundesland die maßgeblichen Voraussetzungen vor, muss eine entsprechende Rückstellung gebildet werden.

Eng verbunden mit der Bildung von Rückstellungen ist die Frage der Instandhaltungsplanung. Der wirtschaftliche Umgang mit dem Immobilienvermögen gebietet, Instandhaltungen nicht dem Zufall zu überlassen, sondern sie auf einer soliden Basis zu planen und zu steuern.

Im Rahmen der Umstellung auf das neue Haushalts- und Rechnungswesen ist eine Eröffnungsbilanz zu erstellen, die wiederum Inventur und Inventar als wesentliche Grundlage hat.

Die KGSt empfiehlt, die zu diesem Zeitpunkt vorliegenden Daten zu nutzen und gleichzeitig - sofern noch nicht vorhanden - eine Instandhaltungsplanung aufzubauen. Nur so kann es gelingen, weg von einer nur reagierenden Feuerwehrstrategie hin zu einer vorausschauenden Planung zu kommen, die die knappen Finanzmittel den effektivsten und effizientesten Verwendungszwecken zuführt (Ziffer 6).

Sofern nach sach- und fachgemäßer Betrachtung eine Instandhaltung notwendig wäre, aber nicht durchgeführt wird, ist grundsätzlich eine Wertminderung die Folge. Wenn nach verständiger Würdigung aller Umstände erkennbar ist, dass eine Nachholung der Instandsetzung in vertretbarem Zeitrahmen unrealistisch ist, muss außerordentlich abgeschrieben werden. Nur so wird die tatsächliche Vermögenslage zutreffend dargestellt und dem Ziel intergenerativer Gerechtigkeit Genüge getan (Ziffer 7)

 
 

Detail Informationen

Arbeitsergebnisse
KGSt
Grossenbacher, Elke
20051215B0025
Bericht 9/2005
13.12.2005
1512kb