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Buchführung und Zahlungsabwicklung im neuen Haushalts- und Rechnungswesen. Grundlagen, Prozesse und Regelungsbedarf (B 6/2007)

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Beschreibung

Ausgangspunkt für die Reform des kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens ist die Abkehr vom Geldverbrauchskonzept hin zum Ressourcenverbrauchskonzept, um damit dem Prinzip der intergenerativen Gerechtigkeit und somit der Nachhaltigkeit auch in der Finanzwirtschaft besser Rechnung zu tragen. Dieser Systemwechsel in der Haushaltswirtschaft hat Auswirkungen auf das Rechnungswesen, seine Rechnungsgrößen, die Rechnungsmethodik, die Gestaltung und Inhalte der Planwerke und Rechnungsabschlüsse und demnach auch auf die zu beplanenden und zu bebuchenden Objekte.1

Damit verbunden sind neue Anforderungen an die Organisation des Rechnungswesens.

Ziel des vorliegenden Berichtes ist es

  • die bereits vorliegenden rechtlichen Grundlagen zur Buchführung, Zahlungsabwicklung und informationstechnischen Unterstützung auf örtlichen Regelungsbedarf hin zu untersuchen und veränderte oder neue Anforderungen prozessorientiert zu beschreiben und
  • örtliche Entwicklungen in Form von Rahmenregelungen, Leitlinien oder Dienstanweisungen für den interkommunalen Erfahrungsaustausch bereitzustellen.

Der Bericht wendet sich an alle Personen, die als Führungskräfte oder verantwortliche Mitarbeiter/-innen der Kommunalverwaltung die Aufgabe haben, die Umstellung auf das neue Haushalts- und Rechnungswesen inhaltlich und organisatorisch zu gestalten.

Die Ausgestaltung des Rechnungswesens ist von erheblicher Bedeutung für die in rechtlicher Hinsicht gesetzmäßige und sichere sowie in betriebswirtschaftlicher Hinsicht effiziente und effektive Abwicklung und Dokumentation aller rechnungslegungsrelevanten Vorgänge. Um Fragen zur zukünftigen Ausformung zu beantworten, sind zunächst die zu organisierenden Aufgaben und Abläufe zu betrachten.

Buchführung, Zahlungsabwicklung und ihre informationstechnische Unterstützung werden in diesem Bericht als Prozesse des kommunalen Rechnungswesens i. e. S.2 verstanden. Sie sind in der folgenden Abbildung, die die Kerngeschäftsprozesse des kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens darstellt, besonders hervorgehoben.

Mit der Beschreibung dieser Prozesse und ihrer jeweiligen Teilprozesse und -aktivitäten sind noch keine Empfehlungen für die örtliche Aufbauorganisation verbunden, die abhängig ist von der Größe der Kommune, der bisherigen Struktur, den handelnden Personen und ihrer Qualifikation, der eingesetzten Finanzsoftware und dem Willen der Entscheidungsträger, mögliche Optimierungspotenziale auch umzusetzen.3

Die neuen haushaltsrechtlichen Regelungen enthalten nur Rahmen- bzw. Mindestvorschriften, die eine ordnungsgemäße und sichere Abwicklung des Haushalts- und Rechnungswesens gewährleisten sollen. An vielen Stellen der Vorschriften ist die Verwaltung gehalten, selber Regelungen zu treffen. Dies erfolgt durch Rahmenregelungen, Leitlinien, Geschäftsordnungen und/oder Dienstanweisungen usw.

Ein strukturiertes Vorgehen zur Untersuchung der örtlichen Ausgangslage und der neuen Anforderungen stellt sicher, dass die einzelne Kommune ihren individuellen Entwicklungsbedarf feststellen und notwendige personelle sowie organisatorische Maßnahmen umsetzen kann. Bestandteile und Prozesse der zukünftigen Buchführung und Zahlungsabwicklung sind dabei im einzelnen zu betrachten, aber auch im Zusammenhang mit den übergeordneten Kernprozessen Haushaltsplanung und -bewirtschaftung sowie Jahresabschluss.

Es ist davon auszugehen, dass die Ausgestaltung und das Zusammenwirken von Aufgaben des Rechnungswesens und der informationstechnischen Unterstützung sowohl an Komplexität zunimmt als auch intensiver als bisher zum Prüfungsgegenstand wird. Aus diesem Grund räumt der Bericht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) breiten Raum ein. Der/die für das Rechnungswesen Verantwortliche ist auch bei einer differenzierten Arbeitsteilung in letzter Konsequenz für den ordnungsmäßigen und sicheren Betrieb der Finanzsoftware verantwortlich.

1 Vgl. hierzu die KGSt-Berichte 1/1995, 9/1997, 2/2004, KGSt-Materialien M3/1997, KGSt-Handbuch Kostenrechnung (2005). Zu den genannten Themen werden in Kürze außerdem die Berichtsprojekte "Leistungs- und Ressourcenplanung" (Arbeitstitel) und "Der Haushalt im neuen Rechnungswesen" (Arbeitstitel) abgeschlossen.
2 Rechnungswesen i. w. S. wären die Kostenrechnung, Investitions- und Finanzierungsrechnungen, das Liquiditäts- und Schuldenmanagement sowie weitere Planungs-, Vergleichs- und Wirtschaftlichkeitsrechnungen zuzuordnen. Ihre Anwendung ist auch Gegenstand örtlicher Regelungen; sie werden in diesem Bericht aber nicht berücksichtigt. Dies gilt auch für das Mahnwesen und die Vollstreckung, die auf nicht eingegangene Zahlungen folgen. Sie werden in diesem Bericht nur in ihrer Verbindung zur Buchführung und Zahlungsabwicklung beschrieben.
3
Diese Zusammenhänge zu betrachten ist Gegenstand des KGSt-Berichtsvorhabens "Organisation des kommunalen Finanzmanagements im neuen Haushalts- und Rechnungswesen" (Arbeitstitel).

 
 

Detail Informationen

Arbeitsergebnisse
KGSt
Dott, Beatrice
20070516B0047
Bericht 6/2007
13.06.2007
5429kb