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Studie "Digitales Schriftgutmanagement" (M 2/2008)

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Beschreibung

Postbearbeitung (und die Behandlung von Schriftgut generell) ist in der Kommunalverwaltung Massengeschäft und in der Gesamtbetrachtung häufig zeit- und kostenaufwändig. Die vorliegende Studie zeigt dies eindrucksvoll (Ist-Zahlen der Kreisverwaltung Soest in Abschnitt 6.1).

Die Bearbeitung durch die Poststelle vom Posteingang bis zur fachlich zuständigen Organisationseinheit umfasst zahlreiche Teilprozesse. In der jeweiligen Facheinheit schließen sich wiederum bis zu sieben weitere Teilprozesse an.

Vor diesem Hintergrund lohnt es sich, folgende Fragen zu stellen: Ist die Einführung eines "Digitalen Schriftgutmanagements" (DSM) wirtschaftlich? Welche Rolle spielt dabei die Optimierung interner Prozesse und die Einbettung in eine elektronische Vorgangsbearbeitung? Welche nachhaltigen wirtschaftlichen Effekte können durch eine integrierte Umsetzung von DSM und E-Government erzielt werden?

Die vorliegende Studie, die einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt und Prozesse in Verwaltungen in ihrer Gesamtheit betrachtet - d. h. vom Informationseingang über die fachlich inhaltliche Bearbeitung bis zum Informationsausgang, gibt beeindruckende Antworten. Der durch DSM vermeidbare jährliche Bearbeitungsaufwand für die Postbearbeitung in der Poststelle und den Facheinheiten hat in der untersuchten Kreisverwaltung Soest ein Potenzial von rund 1 Million Euro. Besonders groß sind die potenziellen Einsparungen in den Bereichen der Bearbeitung des Posteingangs, in den Facheinheiten bei der Bearbeitung des Postein- und -ausgangs durch die Sachbearbeiter (Detailinformationen zur Wirtschaftlichkeitsberechnung in Kapitel 7).

Die Potenzialanalyse "Digitales Schriftgutmanagement" identifiziert Umsetzungsmöglichkeiten und Optimierungspotenziale des DSM in kommunalen Verwaltungen. Die Untersuchung basiert auf einer Kosten-Nutzen-Analyse für das DSM, auf einer Wirtschaftlichkeitsberechung für ein Outsourcing der Postbearbeitung sowie einer Analyse der Wirkungen von DSM auf die elektronische Vorgangsbearbeitung.

Um den Wirkungsgrad für das "Digitale Schriftgutmanagement" bestimmen zu können, wurden in der Untersuchung vier Szenarien definiert und verglichen: Szenario 1: nur digitaler Posteingang; Szenario 2: nur digitaler Postausgang; Szenario 3: digitaler Posteingang und Postausgang ohne Integration der Fachprozesse; Szenario 4: digitaler Posteingang und Informationsausgang mit Integration der Fachprozesse (DSM).

Es wird gezeigt, dass eine Umsetzung ohne elektronische Vorgangsbearbeitung nur in den Szenarien 2 und 3 wirtschaftlich ist. Die mit großem Abstand stärksten wirtschaftlichen Effekte werden im Umsetzungsverbund mit der elektronischen Vorgangsbearbeitung erreicht (Szenario 4).

Trotz eines hohen Investitions- und Implementierungsaufwands ergibt sich aus den Ergebnissen eine klare Empfehlung für die Umsetzung von Szenario 4. Dafür spricht neben dem positiven Kostendeckungsbeitrag mit einer erheblichen Kostensenkung das Vorhandensein einer E-Government-Integrationsplattform als technische Voraussetzung.

Notwendig ist in jedem Fall ein stufenweises Vorgehen, in dem bereits am Anfang auch Quick Wins mitgenommen werden sollten. Die erwarteten wirtschaftlichen Effekte des DSM können aber nur abgeschöpft werden, wenn parallel zur Einführung der DSM-Technologien die ablauforganisatorischen Gestaltungsmöglichkeiten zur Optimierung der Geschäftsprozesse der Verwaltung genutzt werden.

Die Verwaltungsführung sollte veranlassen, dass die verantwortlichen Stellen eine Prüfung der Ist-Situation durchführen, in deren Rahmen Mengengerüste und zeitliche Aufwände mindestens grob untersucht werden. Auf dieser Basis sollte eine Entscheidung herbeigeführt werden, ob sich "Digitales Schriftgutmanagement" im hier definierten Sinne "lohnt". Wir gehen davon aus, dass dieses Thema die Kommunalverwaltungen im Kontext von Prozessoptimierungen und E-Government in jedem Fall beschäftigen muss. Dabei sollten besonders Landkreise und die kreisangehörigen Kommunen ein gemeinsames Vorgehen wählen - so wie es jetzt der Kreis Soest, die Städte Lippstadt und Soest sowie der Märkische Kreis gemeinsam in Angriff nehmen.

Bei Entscheidungsfindung und Planung des weiteren Vorgehens kann der vorliegende Materialienband unterstützen. Er enthält Fragestellung und Vorgehensmodell der Analyse, erläutert konzeptionellen Rahmen und Hintergrund der Untersuchung, berichtet vor allem über die Ergebnisse der durchgeführten Kosten- und Nutzenanalyse (Analyse der Ist-Daten, Erlöse aus der Prozessoptimierung). Die Wirtschaftlichkeitsanalyse wird detailliert in ihren Bausteinen und Annahmen beschrieben. Schließlich enthält die Studie Hinweise zu einem Migrationskonzept und zu Handlungsempfehlungen.

Die Studie zum "Digitalen Schriftgutmanagement" ist ein Kooperationsprojekt des Kreises Soest, der Deutschen Post, der b.i.t.consult GmbH, der KGSt sowie des Rechenzentrums KDVZ Citkomm. Sie ist Teil des KGSt-Vorhabens "Effizientes E-Government" und bildet eine der Grundlagen für das Modellprojekt "Vernetzte Verwaltung" des Landes Nordrhein-Westfalen. Die Studie selbst hat Harald Schumacher, Geschäftsführer b.i.t.consult GmbH, durchgeführt.

 
 

Detail Informationen

Arbeitsergebnisse
KGSt
Wulff, Dr. Marianne
20080521A0011
Materialien 2/2008
10.05.2008
507kb