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Organisation des kommunalen Finanzmanagements. Organisation der Finanzbuchführung und Zahlungsabwicklung als Teil des kommunalen Rechnungswesens (B 7/2010)

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Beschreibung

Der vorliegende Bericht widmet sich der Reorganisation von Prozessen und Strukturen im kommunalen Rechnungswesen und gibt Vorschläge zu deren Gestaltung unter den Bedingungen des doppischen Rechnungssystems. Der Fokus wird hierbei auf die Finanzbuchführung und die Zahlungsabwicklung gelegt.

Der Bericht stellt zunächst die Bestandteile des Rechnungswesens in Gänze dar und nimmt dann bedingt durch die Komplexität des Themenfeldes, eine notwendige Eingrenzung auf die Finanzbuchführung und Zahlungsabwicklung vor. Die für das kommunale Rechnungswesen maßgeblichen Begrifflichkeiten wie Erfassung, Anordnung, Kontierung und Buchung werden einheitlich definiert, soweit dies für ein Bundesländer übergreifendes gemeinsames Begriffsverständnis notwendig ist. Unter anderem wird auch der Zusammenhang von Produkten, Prozessen und Strukturen skizziert. Für die Struktur gilt der Organisationsgrundsatz: "Die Struktur folgt dem Prozess".

Die erfolgreiche Anpassung aufbauorganisatorischer Strukturen in Folge der Umstellung des kameralen auf das doppische Rechnungssystem ist u. a. abhängig von der adäquaten Berücksichtigung interner und externer Einflussfaktoren. Daher werden diese ausführlich thematisiert. Neben landesgesetzlichen Bestimmungen, die für alle Kommunen eines Bundeslandes gelten, sind dies insbesondere örtlich unterschiedliche Ausgangssituationen, wie beispielsweise Klarheit über die Prozesse oder unterschiedliche Mitarbeiterqualifikationen, aber auch größenklassenabhängige Unterschiede, geplante bzw. eingesetzte Finanzsoftware und weitere Faktoren.
Ein Schwerpunkt des Berichtes liegt auf einer grafischen und textlichen Darstellung und Beschreibung der für das Rechnungswesen wichtigen Prozesse (Stammdatenpflege, kreditorische- und debitorische Prozesse, Anlagenbuchführung, Erstellung Jahresabschluss). Bei der Darstellung der Prozesse musste eine Abwägung im Hinblick auf den Detaillierungsgrad getroffen werden. Da der jeweilige Gesamtprozess im Fokus der Betrachtung steht, wurde eine aggregierte Darstellungsweise gewählt. Im Anhang befinden sich ergänzend zu den vorgenannten Prozessen detaillierte Praxisbeispiele aus unterschiedlichen Kommunen.
Der vorliegende Bericht zeigt auf, dass kein "organisatorischer Königsweg" zur aufbauorganisatorischen Integration der Buchführung und der Zahlungsabwicklung existiert, sondern unterschiedliche Gestaltungsoptionen denkbar sind, die mit jeweils spezifischen Vor- und Nachteilen behaftet sind. Insbesondere sind die zum Teil sehr unterschiedlichen Rahmenbedingungen in den Kommunen zu berücksichtigen, die dementsprechend vorgestellt und auf ihren Einfluss hin untersucht werden.
Gleichwohl werden unter Berücksichtigung praktischer Erfahrungen, empfehlenswerte Gestaltungsoptionen dargestellt. Danach haben sich zentrale Organisationsmodelle als vorteilhafter erweisen. Anscheinend überwiegen die Vorteile der Zentralisierung wie die Gewährleistung einer einheitlichen und hohen Buchungsqualität gegenüber dem Hauptargument der Dezentralisierung, der organisatorischen Übereinstimmung von Fachaufgabenwahrnehmung und Wahrnehmung der Aufgaben des Rechnungswesens.
Den Abschluss des Berichtes bilden Überlegungen zu personalwirtschaftlichen Auswirkungen durch die Einführung des doppischen Rechnungssystems.
Der vorliegende Bericht stützt sich auf Erfahrungen aus Kommunen, die bereits doppisch buchen und dementsprechend Prozessgestaltungen und aufbauorganisatorische Reorganisationsmaßnahmen zur Adaption auf das neue Haushalts- und Rechnungswesen vollzogen haben. Da in den meisten Bundesländern die doppische Rechnungslegung verpflichtend eingeführt wird - mit allerdings verschiedenen Zeithorizonten - ist der Bericht insbesondere für die Kommunen von Interesse, in denen dieser Schritt in Kürze bevorsteht. Aber auch Kommunen, die diesen Schritt bereits vollzogen haben, erhalten die Möglichkeit einer nachgehenden Reflexion des eigenen Optimierungsstatus.
 
 

Detail Informationen

Arbeitsergebnisse
KGSt
Glasen, Dirk
20101122A0011
Bericht 7/2010
20.11.2010
1522kb