KGSt Dokumentdetails

Von der Prozessoptimierung zum Prozessmanagement (Teil 1). In sechs Schritten zum optimierten Prozess (B 3/2011)

Bewertung

Durchschnitt (0 Stimmen)

Beschreibung

Es gibt viele gute Gründe, sich mit dem Thema Prozesse auseinander zu setzen. Im aktuellen Kontext sind u. a. die andauernden Haushaltskonsolidierungsbemühungen, die Realisierung von eGovernment, die Umsetzung der EU DLR und die Einführung von Qualitätsmanagement wichtige Anlässe in Kommunen, Prozesse zu verändern. Auch bei organisationspolitischen Fragestellungen, beispielsweise bei der Anbahnung einer interkommunalen Zusammenarbeit oder der Gründung eines Shared Services, müssen Kommunen ihre Prozesse benennen, gestalten und standardisieren.

Die Optimierung von Prozessen ist eine seit langem bekannte Methode, auch in der kommunalen Praxis. Durch die vorgestellten Entwicklungen befassen sich Kommunen intensiver als bislang mit ihren Prozessen. Die KGSt geht davon aus, dass Kommunen künftig ihre Prozesse noch konsequenter als bisher auf den  Prüfstand stellen, sie optimieren und ggf. radikal neu gestalten müssen, wenn sie  nennenswerte Rationalisierungspotenziale und gleichzeitig Qualitätssteigerungspotenziale erschließen wollen. Einsparpotenziale liegen zwischen geschätzten 20 und 40 Prozent. Gleichzeitig sind erhebliche Qualitätsverbesserungen möglich.

Aus dieser Erkenntnis heraus bringt die KGSt den neuen Bericht "Von der Prozessoptimierung zum Prozessmanagement" (in zwei Teilen) heraus. Er gibt Kommunen für die Umsetzung von GPO Projekten und für eine stärker  prozessorientierte Ausrichtung ihrer Organisation Empfehlungen und praktische Hinweise.

Dieser Bericht "In sechs Schritten zum optimierten Prozess" (Teil 1) beantwortet typische Fragestellungen, mit denen sich Kommunen bei der Prozessoptimierung beschäftigen müssen:

  • Wie definieren sich Prozesse, wie legt man Prozessgrenzen fest?
  • Wie hängen Prozesse zusammen?
  • Welche Schrittfolge führt zum optimierten Prozess?
  • Welche Techniken zur Informationsermittlung und zur Prozessbeschreibung gibt es?
  • Wie können Stärken und Verbesserungspunkte in Prozessen identifiziert werden?
  • Wie lassen sich Optimierungspotenziale finden und Prozessalternativen ableiten?
  • Welche Rahmenbedingungen müssen für eine erfolgreiche Umsetzung von Prozessänderungen gegeben sein?

Erfahrungen aus der kommunalen Praxis haben deutlich gemacht, dass die punktuelle Anwendung von GPO (Auch wenn der Begriff Prozessoptimierung anstelle von Geschäftsprozessoptimierung gewählt wurde, nutzt die KGSt die gängige Abkürzung GPO.) wichtig ist, aber allein nicht ausreicht für eine grundlegende Veränderung und Optimierung ihrer Verwaltung. Daher empfiehlt die KGSt ihren Mitgliedern über die einzelnen GPOs hinaus, die Prozessorientierung konsequent in ihrer Verwaltung zu verankern, das heißt: Prozesse systematisch und kontinuierlich zu gestalten, zu  steuern und so den Weg zu einem Prozessmanagement zu beschreiten.

Im zweiten Teil des Berichts, "Kommunen auf dem Weg zum Prozessmanagement" beschreibt die KGSt Prozessmanagement als einen ganzheitlichen Ansatz zur systematischen und kontinuierlichen Gestaltung, Steuerung und Optimierung von Prozessen sowie zur Steuerung der Organisation. Durch die Entwicklung eines Prozessmanagements sollen Prozesse konsequent auf die Kunden und Interessengruppen ausgerichtet und gleichzeitig so gestaltet werden, dass die Organisation ihre Ziele erreicht.

 
 

Detail Informationen

Arbeitsergebnisse
KGSt
Pickenäcker, Birgit Anne
20110622A0036
Bericht 3/2011
16.06.2011
1701kb