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Von der Prozessoptimierung zum Prozessmanagement (Teil 2). Kommunen auf dem Weg zum Prozessmanagement (B 4/2011)

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Beschreibung

Den Spagat zwischen Einsparungen auf der einen Seite und einem hohen Niveau an Kunden- und Qualitätsorientierung auf der anderen Seite müssen Kommunen schon seit vielen Jahren schaffen. Dabei stehen Prozesse - der Weg der Leistung hin zum Kunden - schon immer im Fokus, wenn es darum geht, effizienter zu arbeiten. Viele Kommunen erschließen Potenziale in den Prozessen eher punktuell im Rahmen von Prozessoptimierungen. Im Berichtsteil 1 "In sechs Schritten zum optimierten Prozess"1 hat die KGSt ein Vorgehen für die Prozessoptimierung beschrieben.

Erfahrungen aus der kommunalen Praxis haben deutlich gemacht, dass die punktuelle Anwendung in einzelnen Optimierungsprojekten wichtig, aber allein nicht ausreichend ist. Daher empfiehlt die KGSt ihren Mitgliedern darüber hinaus, die Prozessorientierung konsequent in ihrer Verwaltung zu verankern, das heißt: Prozesse systematisch und kontinuierlich zu gestalten, zu steuern und so den Weg zu einem Prozessmanagement zu beschreiten. Praktische Beispiele unterstreichen die Relevanz:

  • die Stadt Esslingen am Neckar baut ihr Prozessmanagement flächendeckend auf,
  • die Landeshauptstadt München nutzt ein einheitliches Rollenmodell für Prozessmodellierungen,
  • die Landeshauptstadt Stuttgart baut Prozessmanagement im Rahmen von Umwelt- und Qualitätsmanagement auf und legt dabei klare Rollen der Prozessverantwortung fest.

In diesem Berichtsteil, "Kommunen auf dem Weg zum Prozessmanagement" beschreibt die KGSt Prozessmanagement als einen ganzheitlichen Ansatz zur systematischen und kontinuierlichen Gestaltung, Steuerung und Optimierung von Prozessen sowie zur Steuerung der Organisation. Durch die Entwicklung eines Prozessmanagements sollen Prozesse konsequent auf die Kunden und Interessengruppen ausgerichtet und gleichzeitig so gestaltet werden, dass die Organisation ihre (strategischen) Ziele erreicht.

Das entwickelte Prozessmanagementmodell unterscheidet zwei Typen von Erfolgsfaktoren: auf der einen Seite die direkt prozessbezogenen Faktoren und auf der anderen Seite die organisatorischen sowie personellen Rahmenbedingungen. Es sind diese Faktoren, die letztlich die Wirksamkeit und den Nutzen des Prozessmanagements bestimmen, weil sie erforderliche Veränderungen ermöglichen.

Die KGSt beschreibt den Weg zu einer stärkeren Prozessorientierung in vier Entwicklungsstufen. So können Kommunen selbst einschätzen, wo sie gerade stehen und entscheiden, inwieweit und wie sie die Prozessorientierung als logische Fortsetzung ihrer bisherigen Modernisierungsbestrebungen weiterentwickeln wollen. Als methodische Hilfestellung steht den Kommunen der so genannte Prozess-Check zur Verfügung, eine Selbstbewertungsmethode zur Standortbestimmung.

Mit diesem Bericht bietet die KGSt den Kommunen nun ein praxisorientiertes Konzept, das sie auf ihrem weiteren Weg der Prozessorientierung und des Prozessmanagements nutzen können und sollten.

 
 

Detail Informationen

Arbeitsergebnisse
KGSt
Pickenäcker, Birgit Anne; Broekmate, Loes
20110714A0020
Bericht 4/2011
17.06.2011
1671kb