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Kommunales Risikomanagement. Teil 2: Das interne Kontrollsystem (8/2014)

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Beschreibung

Interne Kontrollsysteme sind für Kommunen nichts Neues. In fast allen Arbeitsabläufen der kommunalen Verwaltung sind Kontrollaktivitäten zu finden. Man muss sie allerdings "suchen".

Der Zeitpunkt für die Suche dieser Kontrollhandlungen ist spätestens dann gekommen, wenn in der Kommune "etwas schief" gelaufen ist und analysiert wird, wie es hätte verhindert werden können.

Durch den Aufbau eines systematischen internen Kontrollsystems für kommunale Prozesse können zumindest die wesentlichen Risiken vor Eintritt erkannt und durch entsprechende Kontrollaktivitäten bewusst beeinflusst werden. Dabei stehen die Prozesse einer Kommune und die damit verbundenen Risiken im Mittelpunkt einer Analyse. Der Ausschluss aller (Prozess-)Risiken ist jedoch nicht erreichbar.

Für ein strukturiertes Vorgehen ist es notwendig, Prioritäten in der Auswahl der zu überprüfenden Prozesse zu setzen. Denn es ist nicht möglich, umgehend alle Prozesse einer Kommune hinsichtlich Risiken und Kontrollaktivitäten zu prüfen.

Die Führungskräfte der Kommune sind entscheidend für den Erfolg der Optimierung des internen Kontrollsystems. Sie haben die Verantwortung für die Prozesse und den Umgang mit möglichen Risiken. Eine Verbesserung muss zuallererst von den Führungskräften ausgehen. Jede Führungskraft, unabhängig von der individuellen Hierarchieposition, kann mit einem kurzen Test feststellen, welchen Reifegrad das eigene Kontrollsystem hat. Der KGSt-IKS-Selbsttest (Kennung im KGSt®-Portal 20140602A0043) gibt eine erste Einschätzung, inwieweit Kenntnisse über Schlüsselprozesse und Prozessrisiken vorhanden sind, ob Kontrollen zu den erkannten Risiken in einem angemessenen Verhältnis stehen, ob Kontrollen ausreichend dokumentiert werden und ob die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über den Sinn und Zweck der Kontrollen informiert sind.

Die Einschätzung der Relevanz von Prozessrisiken kann nur über definierte Prozessziele erfolgen. Dabei ist es unerheblich, ob dies gesetzlich definierte Ziele, wie gesetzeskonformes Handeln im Rahmen von Jugendschutzgesetzen, oder qualitative Prozesszielsetzungen sind, wie eine Garantie der Entscheidung über einen Bauantrag innerhalb von 30 Arbeitstagen. Den Prozessrisiken, die eine wesentliche Zielerreichung beeinträchtigen können, sind wirksame Kontrollaktivitäten entgegenzustellen.

Die Grundlage für eine erfolgreiche Optimierung von prozessintegrierten Kontrollaktivitäten bietet die Visualisierung von Prozessen. Dazu sollte das Prozess-Know-How von Organisation und IT in der eigenen Verwaltung genutzt werden. Darüber hinaus sollte darauf gedrängt werden, dass in Projekten der Prozessoptimierung die systematische Optimierung von Kontrollaktivitäten mitbearbeitet wird, um die mehrfache Beschäftigung mit Prozessen zu vermeiden.

Nach einer Optimierung des internen Kontrollsystems sollten die wesentlichsten Prozesse dokumentiert sein, Prozessrisiken und die entsprechenden Kontrollaktivitäten bewusst wahrgenommen werden, um so negative Ereignisse in diesen Prozessen vermindern zu können. Über eine Dokumentation der Kontrollaktivitäten muss es möglich sein, die Wirksamkeit der internen Kontrollen nachzuweisen.

 
 

Detail Informationen

Arbeitsergebnisse
KGSt
Grieger, Thomas
20140606A0011
Bericht 8/2014
02.06.2014
3272kb