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Strategisches Veranstaltungsmanagement in Kommunen (17/2014)

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Beschreibung

Veranstaltungen wie z.B. Feste, Märkte und Konzerte gehören zum kulturellen und gesellschaftlichen Leben. Ob ein Tag der offenen Tür in einer Schule oder ein mehrtägiges Fest zum Stadtjubiläum - es gibt viele Gründe, warum und wie Veranstaltungen stattfinden.

Die Gestaltungsfreiheit im kommunalen Veranstaltungsmanagement ist dabei so groß wie auf kaum einem anderen Gebiet. Kommunen sollten diese Freiheit ausschöpfen, um Angebote im Veranstaltungsbereich strategisch auszurichten, knappe Ressourcen zielgerichtet zu verwenden, die mitwirkenden Mitarbeiter1 der Veranstaltungsorganisation bei ihrer vielseitigen und abwechslungsreichen Arbeit zu unterstützen und insbesondere ihren Bürgerinnen und Bürgern mit erfolgreichen Veranstaltungen ein attraktives Lebensumfeld zu schaffen.

Das erfordert neben guter operativer Organisation mehr und mehr auch strategische Steuerung und Gestaltung. Dabei ist nicht ausschlaggebend, ob eine Kommune selbst Veranstalter ist oder "nur" genehmigende Behörde. Strategisches Veranstaltungsmanagement unterstützt die Ziele einer Kommune und muss als wichtiger Bestandteil einer kommunalen Gesamtstrategie verstanden werden. Dazu muss es

  • in örtliche Leitbilder und Konzepte eingebettet werden, z. B. Stadtmarketing, Tourismus- und Wirtschaftsförderung,
  • Veranstaltungsarten und die jeweilige Rolle der Kommune beschreiben,
  • Ziele und Zielgruppen definieren,
  • geeignete Maßnahmen zur Zielerreichung planen,
  • prozessorientiert steuern,
  • Risiken analysieren sowie
  • Ergebnisse und Wirkungen messen.

Für den Weg vom operativ geprägten zum strategisch ausgerichteten Veranstaltungsmanagement empfiehlt die KGSt, vorhandene Erfahrungen zu nutzen und das künftige Vorgehen mit Hilfe strategischer Leitfragen stärker zu strukturieren. Diese Methode kann grundsätzlich von allen Kommunen, unabhängig von ihrer Größe, genutzt werden. Unterschiede in den Größenklassen wird es lediglich im Hinblick darauf geben, wie intensiv eine Kommune die einzelnen Schritte angeht. Kommunen der Größenklasse eins bis drei haben zwar tendenziell mehr Kapazitäten für das Veranstaltungsmanagement. Dieses "Defizit" können Kommunen der Größenklassen vier bis sieben aber i. d. R. durch mehr Flexibilität und Schnelligkeit auf Grund einer schlankeren Aufbauorganisation kompensieren.

Dieser Bericht zeigt die Herausforderungen und notwendigen Schritte eines strategischen Veranstaltungsmanagements auf. Dafür wurden die Zielfelder und Leitfragen der KGSt zum strategischen Management thematisch weiterentwickelt und in ein prozessual strukturiertes Vorgehen übersetzt. Das soll dem kommunalen strategischen Veranstaltungsorganisator helfen, zielgenau und risikobewusst ein Angebot an Veranstaltungen zu ermöglichen, das in die Gesamtstrategie einer Kommune passt.


1 Zur besseren Lesbarkeit des Textes wird nur dort die männliche und weibliche Form verwendet, wo in besonderer Weise die Geschlechterabhängigkeit von Aussagen betont werden soll. An den anderen Stellen wird die gängige männliche Form für beide Geschlechter verwendet.

 
 

Detail Informationen

Arbeitsergebnisse
KGSt
Hansen, Ines; Weisel, Katja
20140923A0014
Bericht 17/2014
24.09.2014
2324kb