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Prozesse im Personalmanagement. Erfahrungen und Ergebnisse aus dem KGSt®-Prozessnetzwerk (3/2015)

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Beschreibung

Im Rahmen des KGSt-Prozessnetzwerks hat sich 2014 eine Arbeitsgruppe aus sieben Kommunalverwaltungen mit dem Thema "Prozesse im Personalmanagement" beschäftigt. Es wurden insgesamt folgende sieben Prozesse im Personalbereich näher untersucht:
  • Dienstreise genehmigen
  • Fortbildungsantrag genehmigen
  • Reisekosten abrechnen
  • Gehaltsabrechnung vornehmen
  • Personalentwicklungskonzept erstellen
  • Rückkehrer bearbeiten (nach Elternzeit)
  • Rückkehrer bearbeiten (mit Wiedereingliederungsplan)

Für diese Prozesse wurden auf der Basis von Ist-Prozessen der teilnehmenden Kommunen gemeinsam jeweils ein Soll-Prozess modelliert. Von Bedeutung waren dabei technische und organisatorische Verbesserungspotenziale.

In den KGSt-Materialien Nr. 3/2011 "Bündelung von Verwaltungsdienstleistungen - Grundlagen und Erfolgsfaktoren" werden die Potenziale der interkommunalen Zusammenarbeit bei der Personalverwaltung aufgezeigt. Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist dabei die Kenntnis der Prozesse. Hieran schließen die vorliegenden Materialien an und liefern Grundlagen für die Prozessmodellierung.

Die Aufnahme von Ist-Prozessen führt zu Transparenz und erheblichen Erkenntnisgewinnen. Bei der Aufnahme der Ist-Prozesse sind organisationsübergreifend alle Akteure eines Prozesses zu beteiligen. Hierbei werden bereits grundlegende Verbesserungsvorschläge angesprochen. Darüber hinaus führt die breite Beteiligung zu einer höheren Akzeptanz der Ergebnisse.

Prozessoptimierung ist immer im Zusammenhang mit IT- und Softwareunterstützung zu sehen und zu steuern. Wenn die optimierungswürdigen Prozesse identifiziert sind, kann fachlich und sachlich fundiert die erforderliche Software beschafft werden. Ohne die Analyse der prozessorientierten Anforderungen besteht das Risiko, dass neu eingeführte Software nicht (vollständig) genutzt wird. Umgekehrt ist aber auch darauf zu achten, dass durch den Einsatz von IT keine "Manifestierung“ von suboptimalen Prozessen stattfindet. Eine Prozessoptimierung muss immer der erste Schritt sein.

Die Verantwortung für die Umsetzung der Prozesssteuerung sollte auf der Fachebene liegen. Nur so ist die notwendige Akzeptanz zu erzielen, die wiederum Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung ist. Gleichwohl bedarf es zentraler Vorgaben zu den Zielen und eines deutlichen politischen Willens zur Prozessoptimierung. Zentrale Einheiten können unterstützen und begleiten, z. B. durch die Moderation von Workshops, Unterstützung bei der Prozessaufnahme und der Simulation von Alternativen.

Die interkommunal abgestimmten Soll-Prozesse aus der Arbeitsgruppe sind in der KGSt-Prozessbibliothek zu finden.

 
 

Detail Informationen

Arbeitsergebnisse
KGSt
Beckmann, Gaby; Hansen, Ines
20150311A0014
Materialien 3/2015
08.03.2015
1789kb