KGSt Dokumentdetails

Kommunales Aktenmanagement. Produktorientierte Ablagesystematik; mit Downloadmöglichkeit des KGSt®-Aktenplans (inkl. Aufbewahrungsfristen) (7/2015)

Bewertung

Durchschnitt (0 Stimmen)

Beschreibung

Die Suche nach Unterlagen und Dokumenten kann viel Zeit und Energie kosten. Fehlende Unterlagen oder unvollständige Dokumente gefährden die Übersicht und erhöhen das Risiko von Fehlentscheidungen. Außerdem entsprechen sie nicht den rechtlichen Anforderungen einer vollständigen Aktenführung. Allein diese Punkte machen deutlich, dass eine professionelle, transparente und zeitgemäße Ablage von Dokumenten für eine Kommune unverzichtbar ist.

Die Bedeutung eines Aktenplans steigt, wenn mehrere Personen arbeitsteilig einen Vorgang bearbeiten (z. B. in Projekten), Dokumente auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters noch gefunden und genutzt werden müssen oder wenn  elektronische Dokumentenmanagementsysteme (DMS) eingeführt werden.1

Der KGSt®-Aktenplan wurde zuletzt im Jahr 2003 aktualisiert. Bis dahin war die Aufgabe die Grundlage des KGSt®-Aktenplans. Ausgelöst durch das Konzept der KGSt einer ergebnis- und wirkungsorientierten Steuerung und die daraus folgenden haushaltsrechtlichen Vorgaben der Bundesländer zur Erstellung von produktorientierten kommunalen Haushalten wurde die Aufgabe in vielen Kommunen vom Produkt abgelöst. Die Aufgabe als Auftragsgrundlage ordnet sich nun der Produktsystematik unter.

Die KGSt hat in diesem Zusammenhang im Jahr 2011 eine Produkt- und Aufgabendatenbank aufgebaut. Grundlage dafür war der von der Innenministerkonferenz verabschiedete und für die Bundesländer auf Produktbereichsebene verbindliche Produktrahmenplan (IMKRahmenplan2). In der Konsequenz wurde auch der KGSt®-Aktenplan überarbeitet. Er rückt jetzt ebenfalls das Produkt in den Mittelpunkt und orientiert sich bis zum Produktbereich an der verbindlichen Systematik der Innenministerkonferenz. Diese Kongruenz zwischen Produktplan, Haushaltsplan und Aktenplan erhöht die örtliche Akzeptanz und den Wiedererkennungswert.

Neben den 15 Aktenbereichen für die Fachaufgaben (Sachakten) enthält der aktualisierte KGSt®-Aktenplan weiterhin  unter der Ziffer 0 die "Fachneutralen Aufgaben“. Um den Steuerungsbedürfnissen der Führung Rechnung zu tragen, wurde darüber hinaus der Aktenbereich 10 "Leitung und Führung der Verwaltung“ eingeführt. Unterhalb der Aktenbereiche orientiert sich der Aktenplan unter Berücksichtigung der besonderen Anforderungen der Vorgangsbearbeitung am Produktplan3 der KGSt.

Darüber hinaus enthält der Aktenplan Aufbewahrungsfristen. Diese wurden den jeweiligen Aktengruppen bzw. -betreffen zugeordnet. Der KGSt®-Aktenplan einschließlich der Aufbewahrungsfristen kann als Excel-Tabelle unter der Kennung 20150623A0011 heruntergeladen werden.

Der vorliegende Bericht beschreibt

  • warum ein Aktenplan in einer Kommune unverzichtbar ist,
  • den Aufbau des produktorientierten KGSt®-Aktenplans,
  • die Aktualisierungen im Vergleich zum aufgabenorientierten Aktenplan, und gibt Empfehlungen für dessen Einführung.

1 Bundesbehörden müssen gem. dem E-Government-Gesetz des Bundes die elektronische Akte bis 2020 einführen. Es ist davon auszugehen, dass die E-Government-Gesetze der Länder auch die Einführung einer elektronischen Akte empfehlen - wenn auch nicht vorschreiben. Vgl. dazu auch M 2/2014 "Was bedeutet das E-Government-Gesetz des Bundes für die kommunale Praxis?" (Portal Kennung: 20140306A0010).

2 Vgl. Anlage 6 zum IMK-Beschluss vom 21.11.2003: "Empfehlung für einen gemeinsamen Produktrahmen, der vom Rechnungsstil unabhängig ist"  (Abruf: 14.05.2015).

3 KGSt®-Produktplan (Excel-Datei) Portal-Kennung 20150623A0011

 
 

Detail Informationen

Arbeitsergebnisse
KGSt
Klein, Hortense; Groß, Marc
20150629A0020
Bericht 7/2015
22.06.2015
1351kb