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Prozessmodelle erfolgreich nutzen. 18 Beispiele aus der kommunalen Praxis (3/2016)

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Beschreibung

Prozessmodelle bedeuten Transparenz – bezüglich der Abläufe, der Beteiligten und der angestrebten Ergebnisse. Die Kraft der Visualisierung kann im Verwaltungsmanagement in unterschiedlichen Kontexten genutzt werden.

Dieser Bericht beschreibt 18 Nutzungsszenarien von Prozessmodellen in Kommunen und verdeutlicht die vielfältigen Chancen, die in der Modellierung von Prozessen liegen. Dabei werden Anwendungsfälle zur Unterstützung allgemeiner Managementansätze (z. B. Wissens-, Qualitäts- oder Risikomanagement), Einsatzmöglichkeiten im E-Government und in der Informationstechnologie (z. B. Einführung von Online-Diensten oder von Dokumentenmanagementsystemen) und Nutzungsszenarien aus der Organisationsarbeit (z. B. Stellenbeschreibungen, Dienstanweisungen) dargestellt.

Der Nutzen von Prozessmodellen ist vielfältig: Häufig liegt er darin, Wissen zu erhalten und neue Zusammenhänge und Anforderungen leicht verständlich zu vermitteln. Prozessmodelle liefern darüber hinaus ein Gerüst, um systematisch Informationen zu erheben. Sind in einem Prozessmodell fach-, organisations-, finanz- und IT-bezogene Informationen miteinander verknüpft, erleichtern Modelle die Kommunikation und Abstimmung zwischen Fach- und Querschnittsbereichen.  Prozessübersichten helfen Kommunen, in Projekten strategisch vorzugehen, die wichtigen Prozesse zu identifizieren und Maßnahmen sinnvoll zu priorisieren.

Die Anwendungsfälle zeigen, dass zwischen den Modellen je nach  Modellierungszweck erhebliche Unterschiede bestehen können. Insofern bestimmt der Modellierungszweck die Prozessebene, die Modellinhalte und die Vorgehensweise. Um gleichwohl Synergieeffekte zu erzielen, gilt es in jedem Einzelprojekt den Blick für weitere Nutzungsmöglichkeiten und den dauerhaften Einsatz von Prozessmodellen nicht zu verlieren. Das bedeutet z. B. Prozessmodelle in einer einheitlichen Notationsweise zu modellieren und abzulegen, Ebenen der Prozessbetrachtung zu definieren, prozessbezogene Rollendefinitionen und Verantwortungsstrukturen einzuführen sowie ein regelmäßiges Prozesscontrolling zu etablieren.

Der Bericht richtet sich in erster Linie an Kommunen, die sich bereits mit Prozessen beschäftigen. Sie erhalten zahlreiche Anregungen und Empfehlungen über weitere Einsatzmöglichkeiten von bereits modellierten Prozessen. Die Erkenntnisse sind allerdings auch für Fach- und Führungskräfte interessant, die bisher noch keine Berührung mit Prozessen hatten. Sie finden Beispiele zur Nutzung von Prozessmodellen als neues Instrument zur Bewältigung bekannter Managementaufgaben.

 
 

Detail Informationen

Arbeitsergebnisse
KGSt
Beckmann, Gaby
20160713A0013
3/2016
12.07.2016
3955kb