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Kommunale IT erfolgreich steuern. Teil 1: Das KGSt®-Rollenmodell zur IT-Steuerung (9/2016)

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Beschreibung

Die kommunale IT ist komplex und vernetzt. Sie durchdringt sämtliche Prozesse einer Verwaltung. Damit sie die angestrebten Wirkungen erzielen kann, muss sie optimal gesteuert werden. Die Steuerung ist Aufgabe jeder Verwaltung selbst und darf nicht ausgelagert werden. Sie wird vom strategischen Management, dem Verwaltungsvorstand, wahrgenommen.

Die kommunale IT-Steuerung braucht auf unterschiedlichen Ebenen klar definierte Verantwortungsbereiche. Denn zahlreiche IT-Interessen von Fachbereichen, Servicebereichen, IT-Dienstleistern und weiteren Beteiligungen im Konzern Kommune müssen in Einklang gebracht werden. Das KGSt®-Rollenmodell unterstützt Kommunen dabei, diese relevanten Verantwortungsbereiche zu definieren. Es kann unabhängig von der Größenklasse der Kommunalverwaltung angewendet werden, da es Rollen beschreibt, die losgelöst von den aufbauorganisatorischen Strukturen realisiert werden können. Dabei differenziert das KGSt®-Rollenmodell, in Anlehnung an das Kommunale Steuerungsmodell (KSM), zwischen strategischem und operativem Management.

Im Verwaltungsvorstand nimmt der kommunale Chief Information Officer (CIO) eine zentrale Rolle ein. Er vertritt IT-Themen souverän und engagiert. Einen zusätzlichen Wahlbeamten oder Dezernenten im Verwaltungsvorstand ausschließlich für die Rolle des CIO abzustellen, ist aktuell nicht zwingend notwendig. Letztlich ist die Rolle des "CIO" bereits heute im Verwaltungsvorstand vorhanden und zwar durch den Beigeordneten, der das Thema IT formal vertritt. Diese Rolle wird aber häufig nicht ausreichend wahrgenommen. Kommunen sollten den Verantwortungsbereich dieser Rolle schärfen.

Neben dem CIO spielt die IT-Steuerungsunterstützung bzw. der IT-Steuerer eine zentrale Rolle. Sie liefert die wesentlichen Entscheidungsgrundlagen für den Verwaltungsvorstand und schafft die Voraussetzungen dafür, dass die strategischen IT-Ziele realisiert werden.

Der CIO und der IT-Steuerer dürfen nicht allein das Ziel verfolgen, Kosten zu senken und sich nicht auf Maßnahmen wie die IT-Beschaffung, die Erarbeitung von IT-Standards und das flächendeckende Ausrollen von Anwendungen beschränken. Vielmehr erfordern die anstehenden Transformationsprozesse in der  Kommunalverwaltung, dass CIO und IT-Steuerer auch Innovationen ermöglichen und umsetzen sowie Veränderungsprozesse gestalten.

Auf Ebene des operativen Managements ist der IT-Leiter die oberste Führungskraft, die den IT-Service verantwortet. Er ist Dienstleister und erhält seine Aufträge von der Steuerungsebene und von den Fachbereichen. Da der IT-Service ausgelagert werden kann, kann es sich beim IT-Leiter auch um einen externen Akteur handeln.

Darüber hinaus müssen die Fachbereiche und Beteiligungen die Gestaltungsverantwortung für ihre Prozesse und Leistungen übernehmen. Die Gestaltungsverantwortung bezieht sich auf inhaltlich-funktionale Aspekte der IT. Den Rahmen dafür bilden die strategischen Vorgaben seitens der IT-Steuerung.

 
 

Detail Informationen

Arbeitsergebnisse
KGSt
Beckmann, Gaby; Krellmann, Anika
20161208A0031
Bericht 9/2016
07.12.2016
1025kb