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E-Rechnung

Fahrplan zur Einführung der E-Rechnung

Die verbindliche Einführung der elektronischen Rechnung in Kommunen ist nach geltendem Recht bis 2020 zu realisieren. Durch die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung lassen sich nach Expertenmeinungen große Einspareffekte erzielen. Dabei ist nicht nur der Einsatz von IT relevant. Die wahren Potenziale sind in der Verbindung mit der Optimierung der Prozesse zu heben.

 E-Rechnungsworkflow (Abb. KGSt®-Bericht 18/2017) E-Rechnungsworkflow (Abb. KGSt®-Bericht 18/2017)

Die Einführung der E-Rechnung in den Kommunalverwaltungen bringt vor allem auch organisatorische Veränderungen mit sich. Die unterschiedlichen Verwaltungsbereiche müssen in den Prozess mit eingebunden werden. Eine Roadmap zur Einführung der E-Rechnung, in der die Meilensteine geplant werden, macht den Einführungsprozess praxistauglich.

Im Zentrum steht dabei die Organisation des E-Rechnungsworkflows. Dieser kann beispielsweise in einer eigenen Softwarelösung an ein bestehendes ERP-System angebunden oder auch innerhalb eines ERP-Systems realisiert werden. Ein "exemplarischer" E-Rechnungsworkflow lässt sich wie in der Abbildung (siehe oben) darstellen.

Als technischer Standard für die Einführung der E-Rechnung wurde vom IT-Planungsrat das Format XRechnung festgelegt. Hierbei handelt es sich um ein XML-basiertes semantisches Datenformat, das die Weiterbearbeitung einer elektronischen Rechnung ermöglicht. Die jeweils aktuelle Version von XRechnung ist auf den Seiten der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) zu finden.

Derzeit gibt es verschiedene Wege, E-Rechnungen zu empfangen, so z. B. über Webportale, externe Dienstleister, Nutzung von E-Mail und DE-Mail. Alles Wissenswerte zum Thema E-Rechnung und eine Roadmap zur Einführung finden Sie im KGSt®-Bericht "Die E-Rechnung einführen und umsetzen" (18/2017).

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Bildnachweis: Rechnung © Momius www.fotolia.com