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Ersetzendes Scannen durch externe Dienstleister

Vitako veröffentlicht Musterverfahrensbeschreibung

Im Mai 2017 stellten KGSt und die Bundes-Arbeitsgemeinschaft Kommunaler IT-Dienstleister (Vitako) die Leitlinie zum ersetzenden Scannen nach TR RESISCAN vor. Auf Initiative des Landkreises Breisgau-Hochschwarzwald hatte sich im Rahmen des IT-Gipfels ein Runder Tisch "Rechtskonforme E-Akte" gegründet. Dieser hat die Entwicklung eines Praxisleitfadens durch die KGSt und Vitako begleitet.

 Cover: Leitfaden

Die Leitlinie gibt Anwendern in Kommunen eine praktische Hilfestellung für das ersetzende Scannen. Sie setzt sich zusammen aus grundlegenden Informationen über das ersetzende Scannen (KGSt®-Bericht 8/2017), einer Musterverfahrensbeschreibung sowie aus einer exemplarischen Schutzbedarfsanalyse für kommunale Dokumente.

Die nun veröffentlichte neue "Musterverfahrensbeschreibung für das ersetzende Scannen durch externe Scandienstleister in Kommunen" ist eine Ergänzung zur Leitlinie von 2017. Sie befasst sich vorrangig mit der Beauftragung externer Scandienstleister, für die besondere Rahmenbedingungen beachtet werden müssen. Vitkao schließt damit eine Lücke, da im Hauptdokument, der "Leitlinie zum ersetzenden Scannen" auf den Prozess des Scannens beim externen Dienstleister nicht eingegangen wurde.

Diese Musterverfahrensbeschreibung basiert auf der Technischen Richtlinie "TR-03138 Ersetzendes Scannen" des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), kurz TR RESISCAN. Berücksichtigt werden die Größe der Verwaltung, ihr Aufgabenspektrum und nicht zuletzt deren IT-Ausstattung, die verschiedene Handlungsspielräume vorgeben. Die Zielsetzung der TR RESISCAN, Papierdokumente (Posteingänge und Aktenbestände) mit Erhaltung der Beweiskraft zu scannen, bleibt bestehen. Denn ein wirtschaftlicher Vorteil ergibt sich nicht nur aus der Digitalisierung der Dokumente und damit der Prozesse, sondern auch durch die Vernichtung der Papierbelege.

Die Musterverfahrensbeschreibung erlaubt es, den Scanprozess beim externen Dienstleister Schritt für Schritt zu dokumentieren. Gliederung und Text sind so angelegt, dass ein einfaches Komplettieren für das externe Scannen möglich ist. Die individuell modifizierte Musterverfahrensbeschreibung ergibt dann – zusammen mit dem Hauptdokument – die für die jeweilige Kommune geltende Verfahrensbeschreibung im Sinne der TR RESISCAN.

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