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Erster KGSt®-Kongress "Digitale Kommune unplugged"

Ein voller Erfolg!

Die Corona-Pandemie hat vieles auf den Kopf gestellt. Neben zahllosen negativen Auswirkungen hatte sie aber auch einen positven Effekt – sie hat dazu beigetragen, dass wir sowohl im Privaten als auch im Beruflichen aus unseren gewohnten Denkmustern ausgebrochen sind. Genau darum geht es auch bei der digitalen Transformation: Um neue Denkmuster!

 Vorabumfrage Vorabumfrage "Was bedeutet für Sie 'Digitale Kommune unplugged'?“

Das war einer der Gründe für die Wahl des Rhein-Energie-Stadions in Köln als Veranstaltungsort für unseren ersten digital-physischen KGSt®-Kongress zur Digitalen Kommune unter dem Motto "unplugged". Unser Ziel: Ungeschminkt, unverstärkt und im Kreis der kommunalen Familie mit den Expertinnen, Experten und den Teilnehmenden über erfolgreiche Digitalisierung zu sprechen.

Wenn es um neue Denkmuster geht, können die Dinge allerdings sehr kompliziert und mitunter sogar komplex sein. Gerade, wenn es um die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung geht. Und weil das so ist, hatten wir ein kompaktes Programm, mit – aus unserer Sicht – zentralen Themen für eine wirksame Digitalisierung zusammengestellt. Dass wir mit den Themen richtig lagen, zeigte bereits eine Vorabumfrage zur Bedeutung der Bezeichnung "Digitale Kommune unplugged", woüber wir uns sehr gefreut haben.

Wir hatten aber nicht nur spannende Themen. Wir hatten auch Menschen auf dem virtuellen "Spielfeld" des Stadions, die etwas zu sagen haben und viel Erfahrung auf ihren Gebieten mitbringen. Viereinhalb Stunden sprachen wir mit ihnen über digitale Souveränität, Open Source, DMS, Strategie, Daten, Prozessmanagement und Service Design, mobiles Arbeiten und OZG.

Auch die Teilnehmenden hatten wir dazu eingeladen, mit uns virtuell zu diskutieren. Das hat wunderbar geklappt, auch wenn dies die physische Diskussion nicht eins zu eins ersetzt.

Im Rahmen der Fachveranstaltungen wurde aber nicht nur geredet, es sollte auch diskutiert und gestritten werden. Denn wir brauchen Reibung, wenn sich im Bereich der Verwaltungsdigitalisierung endlich etwas bewegen soll.Da hilft kein Blick auf die gute alte, vergangene Zeit, verbunden mit einem vermeintlichen "Anspruch" auf Besitzstandswahrung und Machterhalt.

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 Auf der Trainerbank: Klaus Effing und Marc Groß. Auf der Trainerbank: Klaus Effing und Marc Groß.

Es muss sich systemisch etwas verändern. Genau das hoben KGSt-Vorstand Dr. Klaus Effing, KGSt-Programmbereichsleiter Marc Groß und Bundesgesundheitsminister Jens Spahn im Rahmen der Einführung in den Kongresstag hervor.

Jens Spahn stellte in seinem Grußwort noch einmal heraus, dass Kommunen im Rahmen der Pandemie bisher Großartiges geleistet haben. Sie sind die Orte, wo alles umgesetzt wird. Er betonte aber auch, dass viel zu tun bleibt – gerade bei der Digitalisierung. Aus seiner Funktion heraus ging er dabei insbesondere auf die Defizite bei der Digitalisierung im öffentlichen Gesundheitsdienst ein.

Marc Groß griff diesen Punkt auf und stellte fest, dass wir "gedanklich" weit hinter den Möglichkeiten moderner Technologien zurückbleiben und uns zu oft an gewohnten Denkmustern festhalten: "Gewohnte Denkmuster geben uns das Gefühl der Sicherheit. Aber das trügt. Digitalisierung bedeutet: Anders denken und mutig und konsequent handeln."

Klaus Effing plädierte in diesem Zusammenhang für mehr Entdecker- und Machermentalität: "Wir müssen mehr Lust haben, neue spannende Orte im Kontext der Digitalisierung zu erkunden und damit für mehr Lebens-, Arbeits- und Standortqualität vor Ort zu experimentieren."

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Was lief in den Fachveranstaltungen? Kompakt auf den Punkt gebracht.

 Dr. Johann Bizer, Anika Krellmann und Kathrin Seiter (von links). Dr. Johann Bizer, Anika Krellmann und Kathrin Seiter (von links).

Wie werden wir digital Souverän? Von Open Source bis digital kompetent.

Im Fachgespräch der KGSt-Referentinnen Anika Krellmann und Kathrin Seiter mit dem Bundes-CIO Dr. Markus Richter, dem Dataport-Vorstandvorsitzenden Dr. Johann Bizer und der Leiterin für Personalentwicklung bei der Stadt Frankfurt a. M., Ulrike Stauder-Sagroll, drehte sich alles um die Frage "Wie werden Kommunen digital souverän?".

Die Digitale Souveränität hat viele Facetten: Einerseits geht es darum, die technologische Unabhängigkeit zu stärken: "Wir brauchen Optionen, damit wir Digitalisierung gestalten können". Andererseits sind Kompetenzen gefragt, die es den Mitarbeitenden ermöglichen, sich souverän in einer digitalisierten Arbeitswelt zu bewegen. Auf diese Aspekte sollten Kommunen ein besonderes Augenmerk legen.

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 Silvia Soremba zeigte Zukunftsperspektiven auf. Silvia Soremba zeigte Zukunftsperspektiven auf.

Von Null auf Hundert und zurück? Home-Office und mobiles Arbeiten.

Home-Office und mobiles Arbeiten funktionieren auch in Kommunen gut. Das zeigen die Erfahrungen in den letzten Monaten und wurde von den kommunalen Expertinnen und Experten im Slot von KGSt-Referentin Silvia Soremba bestätigt.

Es gibt wesentliche Erfolgsfaktoren, die berücksichtigt werden sollten. Neben den offensichtlichen, wie der notwendigen Technik (hier vor allem im Rahmen von Videokonferenzen), der Neuorganisation von Kundenströmen und der Optimierung von Prozessen, gibt es einen entscheidenden Faktor, der über Gelingen oder Scheitern entscheidet: Gegenseitiges Vertrauen. Vertrauen ist zwar nicht alles, aber ohne Vertrauen bringen weder Technik noch neue Prozesse und Strukturen etwas.

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 Analyse & mehr: Volker Scharfen. Analyse & mehr: Volker Scharfen.

OZG: Der rote Faden ist wie Spaghetti.

Wer aus der kommunalen Welt hat noch den Überblick? Ohne Zweifel ist das Onlinezugangsgesetz (OZG) ein Treiber für die Digitalisierung in Kommunen. Unstrittig ist auch, dass Kommunen mehr als gewillt sind, diese Aufgabe erfolgreich umzusetzen. Allerdings zeigt sich zunehmend, dass es keine Player (Bund/Länder) im föderalen Kontext gibt, die dieses Mammut-Projekt wirklich steuern und weiter entwickeln können.

Um den roten Faden und somit wieder eine gewisse Form der Selbstständigkeit zurück zu erlangen, sprachen sich die kommunalen Expertinnen und Experten zusammen mit Volker Scharfen, KGSt, dafür aus, zentrale(-re) Lösungsansätze anzustreben. Die KGSt will ihren Sitz im neuen Kommunalgremium des IT-Planungsrates nutzen, um diese Neuausrichtung in die Diskussion zu bringen.

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 Gudrun Hegemann, Malte Dahlhoff, Christian Scholz, Christoph Lucks und Dominik Hanning (von links oben im Uhrzeigersinn) gaben Ein- und Ausblicke. Gudrun Hegemann, Malte Dahlhoff, Christian Scholz, Christoph Lucks und Dominik Hanning (von links oben im Uhrzeigersinn) gaben Ein- und Ausblicke.

Strategie einfach gemacht. Warum es sich lohnt, es einfach zu machen!

Ein Fazit drängt sich aus allen Beispielen dieses Slots förmlich auf: Der Weg ist das Ziel! In der Veranstaltung gab es unterschiedliche Sichtweisen auf Strategieprozesse: Den Einstieg in den Prozess zu finden, dann die Rolle von Führung zu reflektieren, die genaue Überlegung zu Beteiligten im Prozess und die zielorientierte Auswahl auch von agilen Methoden zur Erarbeitung.Jeder Strategieprozess ist anders und erfordert örtlich spezifische Entscheidungen.

Unser Expertenteam bestehend aus Malte Dahlhoff, Dominik Hanning, Christoph Lucks und Christian Scholz und KGSt-Referentin Gudrun Hegemann waren sich einig: Man muss es einfach machen!

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 Das Moderatoren-Team Faruk Tuncer und Marc Groß. Das Moderatoren-Team Faruk Tuncer und Marc Groß.

Daten, Daten, Daten. Dreh- und Angelpunkt bei der Digitalisierung.

Daten sind das A und O erfolgreicher Digitalisierung. Im Privaten nutzen wir die Vorteile aus der intelligenten Vernetzung von Daten. In Kommunen noch nicht. Damit eröffneten Marc Groß, KGSt, und Faruk Tuncer,  Polyteia, ihren Workshop und diskutierten mit Sabine Meigel, Ulm, Heiko Willmann, Pinneberg, und Oliver Kasties, Goslar.

Drei Dinge gaben sie uns mit auf den Weg:

  1. Mindestens 50 Prozent erfolgreicher Datenarbeit ist Kommunikation nach innen und außen.
  2. Sucht "schlaue" Köpfe in Kommunen, die Daten verstehen und gut und verständlich kommunizieren können.
  3. Nutzt Daten für eure Gestaltungsaufgabe und überlegt, wie Daten in bestimmten kommunalen Entscheidungsfeldern wirken.
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 Impulse to go: Hortense Klein, Jenny Höse, Volker Staupe und Georg Schnüttgen (von links oben im Uhrzeigersinn). Impulse to go: Hortense Klein, Jenny Höse, Volker Staupe und Georg Schnüttgen (von links oben im Uhrzeigersinn).

DMS: "Aber bitte mit Sahne". Corona zeigt: Wir brauchen dringend papierlose Prozesse.

Nach wie vor stehen in vielen Rat- und Kreishäusern gut gefüllte Aktenschränke. Home-Office und bereichsübergreifendes Arbeiten sind da zum Teil schwierig – auch wenn in der Corona-Pandemie vieles übergangsweise möglich gemacht wurde. Das liegt daran, dass wichtige Instrumente wie ein Dokumentenmanagement und die E-Akte fehlen.

Dass sich der Aufwand dafür lohnt, schilderten eindrucksvoll Georg Schnüttgen, Olpe, Jenny Höse, Wiesbaden, und Volker Staupe, Witten, in ihren Impulsen. Speziell die Prozesse konnten auf der Basis ihrer DMS optimiert werden. Das Fazit der Expertinnen, Experten und der Moderatorin Hortense Klein, KGSt: Schickt die Papierakten nach 4 000 Jahren konsequent in den wohlverdienten Ruhestand.

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 "Reisebegleiter" Matthias Hörmeyer und John Meister.

Anna und die Welt des Service Designs: Prozesse nutzerorientiert und innovativ gestalten.

In ihrem Slot zeigten die beiden Referenten John Meister, Dataport, und Matthias Hörmeyer, KGSt, die fiktive Reise der Organisatorin Anna durch einen Service-Design-Prozess. Die Zuschauenden entschieden selbst, welche Methoden Anna auf ihrer Reise einsetzte: Das "Nutzer-Spinnennetz", die "Customer Journey" und das "Prototyping".

Es wurde schnell klar: Interaktion mit realen Nutzerinnen und Nutzern durch z. B. Interviews oder Nutzer-Tests sind entscheidend, wenn es darum geht, nutzerzentrierte Verwaltungsangebote zu schaffen.

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Fazit

 Gut gelaunt nach dem geglückten Kongress: Kathrin Seiter, Volker Scharfen, Anika Krellmann, Matthias Hörmeyer und Laura Diehl (von links). Gut gelaunt nach dem geglückten Kongress: Kathrin Seiter, Volker Scharfen, Anika Krellmann, Matthias Hörmeyer und Laura Diehl (von links).

Der erste hybride KGSt-Kongress "Digitale Kommune unplugged" liegt hinter uns und war ein voller Erfolg. Wir haben uns sehr über die vielen Rückmeldung per E-Mail und Social Media gefreut; sie haben uns gezeigt, dass unser "Experiment" geglückt ist.

Corona-bedingt hatten wir uns als Veranstaltungsort das Rhein-Energie-Stadion des 1. FC Köln ausgesucht. Das war eine gute Wahl, denn wir brauchten Platz. Ursprünglich war geplant, alle Moderatorinnen, Moderatoren, Expertinnen und Experten auf unsere Studiobühne ins Stadion zu holen und die Teilnehmenden virtuell zuzuschalten.

Mit der zweiten Corona-Welle änderten wir das Konzept. Die Moderatorinnen und Moderatoren waren vor Ort, die Expertinnen und Experten holten wir allerdings, wie die Teilnehmenden, remote ins Studio. Denn wichtiger als alles andere ist aktuell unsere Gesundheit. Deshalb galt auch für uns, die Kontakte, da wo es nur geht, auf ein Minimum zu reduzieren.

Unterm Strich hat alles hervorragend funktioniert. Aus den Dingen, die noch nicht so rund liefen, lernen wir und machen es beim nächsten Kongress besser. Jetzt sagen wir allen, die uns auf dem Weg begleitet haben – ganz gleich ob auf der Bühne, hinter den Kulissen oder als Zuschauende: Vielen Dank für die Unterstützung!

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