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Virtueller Europäischer Verwaltungskongress 2021:
Ein großer Erfolg

KGSt setzte viele Impulse

Im September fand der 25. Europäische Verwaltungskongress (EVK) "in Bremen" statt. Komplett digital! Das Motto: Verwaltung post!? Corona: Noch mehr Veränderungen wagen.

 Die KGSt war mit einem großen Team dabei. Die KGSt war mit einem großen Team dabei.

Bei aller Ungewissheit waren sich auf dem Kongress alle einig: Für die Zeit der Coronapandemie gibt es keine Vergleichsmaßstäbe. Der Status quo unseres Lebens, ganz gleich ob privat, wirtschaftlich oder politisch, steht Kopf! Wir bewegen uns aktuell zwischen einem alten und einem neuen Normal – wie immer das auch in Zukunft aussehen wird. Eines ist sicher: Die Verwaltung von gestern wird es in Zukunft nicht mehr geben.

Wir stehen also vor einer neuen Ära, die viele Fragen aufwirft: Was bedeutet "Post-Corona" für das Verwaltungsmanagement – für Strategie und Steuerung, Digitalisierung und E-Government, Personal und Nachhaltigkeit? Was hat sich verändert? Was ist geblieben? Was muss bleiben? Was müssen wir hinter uns lassen? Und vor allem: Wo müssen wir noch mehr, vielleicht noch radikalere Veränderungen wagen – für unsere Bürgerinnen, Bürger, Unternehmen und Mitarbeitenden?

Diese und weitere Fragen wurden im Rahmen des Kongresses auf der Hauptbühne und in verschiedenen Foren diskutiert. Isabella Mader, Vorstand Excellence Institut in Wien, sprach beispielsweise in ihrer Keynote über das neue hybride Management und Dr. Ole Wintermann nahm in seinem Impuls die Zukunft der Arbeit unter die Lupe.

Die KGSt war ebenfalls mit einem großen Team dabei. Ines Hansen übernahm die Gesamtmoderation des Kongresses. Marc Groß, Beiratsmitglied im Planungskomitee des EVK, moderierte zusammen mit Daniela Berger, Freie Hansestadt Bremen, das Forum Digitalisierung und E-Government. Laura Diehl unterstützte Oliver Hauptner, Bertelsmann Stiftung, bei der Moderation des Forums Nachhaltigkeit. Und dann gab es noch zahlreiche Impulse aus dem Hause der KGSt: von Anika Krellmann, Marc Beys, Volker Scharfen, Melina Schmechta, Lena Ottersbach und Matthias Hörmeyer.

Ist die die Digitale Souveränität ein Hürdenlauf?

Digitale Souveränität – ein Hürdenlauf?! Anika Krellmann, Referentin im KGSt-Programmbereich Organisations- und Informationsmanagement, sagt "Ja. Und es kommt nicht nur auf die Technik an". Im Forum E-Government und Digitalisierung stellte sie fünf Hürden vor, die es zu überwinden gilt, wenn Kommunen sich digital souveräner aufstellen wollen.

  1. Es braucht es ein gemeinsames Verständnis und eine politisch-strategische Ausrichtung.
  2. Es braucht Verwaltungen, die auf mehrere Hersteller setzen.
  3. Es gilt konsequent offene Standards zu fordern.
  4. Es braucht eine Open-Source-Governance.
  5. Aber: Kommunen müssen das nicht alleine schaffen.
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 Digitale Souveränität: Fünf zu überwindende Hürden stellte Anika Krellmann vor. Digitale Souveränität: Fünf zu überwindende Hürden stellte Anika Krellmann vor.

Durch Zusammenarbeit – interkommunal und im föderalen System – kann die öffentliche Verwaltung die Hürden meistern! Einen Schwerpunkt legte Anika Krellmann auf die Notwendigkeit Offener Standards und den Einsatz von Open-Source-Software (OSS). Dies sind wesentliche Bausteine zur Stärkung der Digitalen Souveränität.

Während Offene Standards ein wichtiger Wegbereiter für mehr OSS sind, ist OSS selbst mehr als nur "Code". Für den Einsatz von OSS müssen unter anderem Vergabe und Beschaffung, IT-Strategie und -Betrieb, die Organisation und das Lizenzmanagement neu eingestellt werden. Doch mit "Training" ist das machbar. Die Notwendigkeit einer Open Source Governance greift auch ein aktueller KGSt-Bericht auf.

Service Design in Kommunen: Müssen wir nicht einfach mal machen?

Matthias Hörmeyer, Referent im KGSt-Programmbereich Organisations- und Informationsmanagement, und John Meister, Freie und Hansestadt Hamburg, hatten im Fachforum Strategie eine gemeinsame Session. Der Titel: "Service Design leicht gemacht: Nutzendenorientierung in der resilienten und digitalen Verwaltung der Zukunft". In der Veranstaltung drehte sich alles um den Einsatz nutzendenzentrierter Methoden bei der Neugestaltung und Optimierung von Verwaltungsleistungen und Prozessen.

John Meister und Matthias Hörmeyer stellten fünf einfache Tricks vor, wie Kommunen eine nutzendenorientierte Denkweise in den Arbeitsalltag integrieren können. Entscheidend sind eine co-kreative Zusammenarbeit von Verwaltung und externen Nutzenden (z. B. Bürgerinnen und Bürgern oder Unternehmen) sowie eine eine crossfunktionale Zusammensetzung von Teams. Dabei spielt insbesondere die fachliche und soziale Diversität eine entscheidende Rolle.

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 "Service Design leicht gemacht" mit Matthias Hörmeyer und John Meister.

Zum Ende ihrer Veranstaltung gaben John Meister und Matthias Hörmeyer den Teilnehmenden noch einen einfachen aber wirksamen Tipp mit auf den Weg: "Testet einfach nutzendenzentrierte Methoden und baut sie in gewohnte Arbeitsabläufe ein. Dadurch baut ihr Schritt für Schritt ein erweitertes Methodenrepertoire auf."

Dieser Aufruf zum Experimentieren kommt nicht von ungefähr, denn "echte" Digitalisierung hat immer etwas mit Wandel und Fortschritt zu tun und damit mit Veränderungsfähigkeit. Für diese Veränderung braucht es eine bestimmte Haltung. Denn die Veränderungen, die durch die Digitalisierung eintreten, werden schneller und umfassender. Sie müssen daher als dynamischer Prozess verstanden werden. Die KGSt nutzt dafür den Begriff "Digitale Haltung".

OZG: Einfach mal quer bürsten?

Im Forum Digitalisierung und E-Government setzte sich Volker Scharfen, Referent im KGSt-Programmbereich Organisations- und Informationsmanagement, mit der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) auseinander. In etwas mehr als einem Jahr müssen alle Kommunen in Deutschland das OZG umgesetzt haben. So die gesetzliche Regelung – wohl wissend, dass die Digitalisierung ein ständiger Veränderungsprozess ist.

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 Wie wirksame Digitalisierung gelingt, zeigte Volker Scharfen in seinem Slot. Wie wirksame Digitalisierung gelingt, zeigte Volker Scharfen in seinem Slot.

Eine Herausforderung stellt dar, dass für Kommunen kaum nachnutzbare Online-Dienste des Bundes, der Länder oder anderer Kommunen zur Verfügung stehen. Hinzu kommt, dass viele technische Voraussetzungen noch gar nicht erfüllt sind.

Deshalb zeigte Volker Scharfen in seinem Slot "Quer gebürstet: OZG 2.0 – wie wirksame Digitalisierung gelingt" die Zieldimension einer föderalen Digitalisierung aus kommunaler Sicht auf. Der Weg dahin führt über zwei Handlungsfelder. Erstens: Die Stärkung kommunaler Prozess- und Ergebnisverantwortung bei gleichzeitiger Entkopplung von der Verantwortung, die Bereitstellung der dafür notwendigen IT-Lösungen und Online-Dienste auch allein stemmen zu müssen! Und zweitens: Radikale Aufgaben- und Vollzugskritik aller föderalen Leistungen aus E2E-Prozess-Sicht!

Onboarding: Hipper Trend oder Must-Have?

Ist Onboarding bloß ein hipper Trend oder doch ein Must-Have für die Kommunen, um als Arbeitgebende auf dem Arbeitsmarkt zukunftsfähig zu bleiben? Diese Frage diskutierten Lena Ottersbach, Melina Schmechta und Marc Beys, alle aus dem KGSt-Programmbereich Personalmanagement, mit den Teilnehmenden im Forum Personal.

 

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 Onboarding: Lena Ottersbach, Melina Schmechta und Marc Beys (von oben links im Uhrzeigersinn) Onboarding: Lena Ottersbach, Melina Schmechta und Marc Beys (von oben links im Uhrzeigersinn)

Schnell wurde klar, dass Onboarding weitaus mehr ist, als eine fachliche Einführung von neuen Mitarbeitenden und dass viele Akteure für die erfolgreiche persönliche, soziale und kulturelle Integration wichtig sind.

Der Onboarding-Prozess in seinen drei Phasen wurde mit beispielhaften Maßnahmen betrachtet. Eine Beschreibung der Unterschiede zwischen analogen, virtuellen und digitalen Onboarding-Formaten und ein Blick in die Zukunft dieser Formate rundeten den Impulsvortrag ab. Mit verschiedenen Studien wurde die Relevanz eines strukturierten Onboarding-Prozesses eindeutig belegt.

Das Fazit: Onboarding ist ein absolutes Must-Have, um Mitarbeitende professionell zu integrieren und einzuarbeiten. Dieses Thema wird derzeitig in einem KGSt-Berichtsprojekt vertieft aufbereitet.

Was kann nicht digitalisiert werden?

"Digitalisierung post Corona – Was man nicht digitalisieren kann". Ist das der richtige Titel für einen Kongress, der unter anderem digitale Themen in den Fokus stellt? Robin Heilig, Büro des CIO der Stadt Wien, und Anika Krellmann, Referentin im KGSt-Programmbereich Organisations- und Informationsmanagement, finden: "Unbedingt!".

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 "Was kann nicht digitalisiert werden?", fragten Robin Heilig und Anika Krellmann.

"Fast alles, was du brauchst, um zu digitalisieren, hat nichts mit Technik zu tun", sagt Robin Heilig und spricht mit jeder Menge Erfahrung. Schließlich ist Wien Vorzeigestadt, wenn es um moderne digitale Services geht. Der WienBot oder der Mängelmelder "Sag’s Wien" waren sehr früh Beispielprojekte für gelungene, nutzendenzentrierte Services. Nicht alles, was wir in Zukunft digitalisieren können, müssen wir auch digitalisieren. Sich genau damit auseinanderzusetzen, dazu luden die beiden in ihrem Gespräch ein.

Heißt das jetzt, auf die Bremse zu treten, wo vieles in deutschen Verwaltungen doch ohnehin nicht allzu schnell vorangeht in Sachen Digitalisierung? Natürlich nicht. Aber es bedeutet zum einen, dass gerade Politik und Verwaltung sich bei zunehmenden Digitalisierungsmöglichkeiten, beispielswiese durch KI und Automation, kritisch damit auseinandersetzen müssen, wie sie mit Digitalisierung echte Mehrwerte für die örtliche Gemeinschaft schaffen können. Schließlich habe die Verwaltung der einzig vertrauenswürdige Intermediär auf dem Spielfeld der Digitalisierung zu sein. Dabei ist stets der Mensch in den Mittelpunkt zu stellen und Digitalisierung muss Lebens-, Arbeits- und Standortqualität verbessern. Im Sinne des "Digitalen Humanismus" ist Technik Anhängsel des Menschen und nicht umgekehrt.

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 Wortwolke zur Abfrage: Was ist Wortwolke zur Abfrage: Was ist "typisch Mensch" in der Verwaltung?

Zum anderen hat Robin Heilig auch als Leiter des magistratsinternen Start-ups PACE der Stadt Wien die Erfahrung gemacht, wie bedeutsam der Faktor "Change" im Kontext der Digitalisierung ist. Corona war jedenfalls ein Intensivkurs in Sachen Digitalisierung. Da waren beide sich einig. Das Gelernte gilt es nun mitzunehmen und auszubauen für eine "digitale Zukunft", die auch ab und an nicht digital sein darf – aber nur dann, wenn das auch Sinn macht. Denn Referierende und Teilnehmende waren sich darin einig, dass es so einiges gibt, was "typisch Mensch" ist und bleibt.

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