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Fit for E-Rechnung

Rückblick auf die KGSt®-Fachkonferenz am 16. Mai 2019 in Köln

Mit Erlass der Richtlinie 2014/55/EU wird die Einführung der E-Rechnung auch für Kommunen zur Pflicht. Bis zum 18. April 2020 soll die Umstellung erfolgen. Der Zeitplan für die Umsetzung ist also eng gestrickt und die "heiße Phase" des Umstellungsprozesses steht unmittelbar bevor. Grund genug, einen Blick auf wichtige Faktoren und Voraussetzungen zur erfolgreichen Einführung eines elektronischen Rechnungsworkflows zu werfen.

Ein Patentrezept für die Umstellung gibt es zwar nicht, da die individuellen Rahmenbedingungen vor Ort berücksichtigt werden müssen, aber für eine erfolgreiche Umsetzung sind spezielle Faktoren zu beachten, unter anderem z. B. die Technik, geschultes Personal und die Einbindung in die Organisation der Verwaltung.

Sechs ausgewiesene Expertinnen und Experten beleuchteten am 16. Mai mit ihrem Know-how das Thema "E-Rechnung" von allen Seiten und vermittelten so den über 80 Teilnehmenden alles Wissenswerte zur erfolgreichen Einführung der E-Rechnung in ihren Kommunen.

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Den Auftakt der ausgebuchten Veranstaltung machte Matthias Hauschild vom Deutschen Landkreistag mit seinem Vortrag "Norm, Syntax, Standards & Co.". Er rückte nicht nur die europäischen Regelungen in den Blickpunkt, sondern befasste sich auch mit den nationalen Aspekten und damit mit den unterschiedlichen Rechtsregelungen der Bundesländer zur Umsetzung der E-Rechnung.

Den "Staffelstab" übernahmen KGSt-Referentin Andrea Stertz und Dr. Dirk During, Stadt Gießen, und lenkten in ihren Vorträgen den Blick auf die kommunale Praxis, die notwendigen Prozessschritte zum Übergang von der Papierrechnung auf die E-Rechnung und die Organisation des Workflows in einer Verwaltung.

Nach der Mittagspause präsentierte Beate Behnke-Hahne, Stadt Essen, "Trends und Best Practices" aus der Stadt Essen bei Einführung der E-Rechnung und eine "Roadmap zur Implementierung", bei der die einzelnen Komponenten der Rechnungseingangsprüfung, die IT-Infrastruktur und die Organisation in der Verwaltung besonders betrachtet wurden.

Anna Dopatka von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) berichtete anschließend über die Anwendung des Standards X-Rechnung in der Praxis in Bremen und bei der Bundesverwaltung. Im Mittelpunkt ihres Vortrags standen sogenannte Erfolgsfaktoren, z. B. Kommunikation, Kooperation, Schaffung technischer Grundlagen und Nachnutzung. Ein besonderes Augenmerk legte sie auch auf "Lessons Learned", denn die eigenen Erfahrungen können für Kommunen hilfreich sein, die jetzt im Umstellungsprozess stecken.

Ein Planspiel zur E-Rechnung stellte Ulrike Linde, Strategien für die digitale Gesellschaft, Consulting,  vor. Es geht um die Erprobung der Umsetzung der E-Rechnung vor der eigentlichen Implementierung, so dass die hier gewonnen Erkenntnisse als Hilfestellung der Implementierung dienen können. An diesem Projekt, welches vom Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat, gefördert wurde, nahmen neben der Bundesdruckerei und dem Bundesverwaltungsamt auch die Gemeinden Merzenich und Heidelberg teil. Als Ergebnis des Projekts wurden auch Handlungsempfehlungen zur Einführung der E-Rechnung verfasst und veröffentlicht.

Nach dem intensiven fachlichen Input nutzten die Teilnehmenden abschließend die Gelegenheit zum "Networking" und diskuierten, knüpften Kontakte und tauschten Erfahrungen aus.

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