Webcontent-Anzeige

Gebäude - Weitere Informationen

Der Themenkomplex Gebäude ist vielschichtig. Die wichtigsten KGSt-Positionen für das Management kommunaler Gebäude im Abriss:

Portfoliomanagement

Immobilienentscheidungen gehören bei Kommunen, wie auch in der Privatwirtschaft, zu den strategischen Entscheidungen.

Sie

  • binden finanzielle und personelle Ressourcen in erheblichem Umfang,
  • besitzen meist eine hohe Bedeutung für die Vermögens- und Erfolgslage,
  • haben langfristige Auswirkungen.

Dies erfordert eine ganzheitliche Herangehensweise, die über das reine Verwalten der einzelnen Immobilien hinausgeht. Gebäude- und Grundstücksflächenbedarfe dürfen nicht nur ad hoc, sondern müssen mit Blick auf deren zeitliche Perspektive und den gesamten Immobilienbestand betrachtet werden. Denn ein Gebäude, das heute hergestellt wird, kann nicht wie ein Gebrauchsgegenstand morgen wieder verkauft werden. Zudem zieht es dauerhafte Folgekosten durch die Bewirtschaftung und Unterhaltung der Gebäude nach sich. Darauf sind Planungen und Entscheidungen abzustimmen. Die langen Lebenszyklen von Immobilien erfordern Wirtschaftlichkeitsanalysen über das aktuelle Haushaltsjahr hinaus und eine bedarfsgerechte strategische Steuerung des Immobilienportfolios.

Viele Kommunen profitieren heute von bevorrateten Objekten, sei es durch eigene Nutzung oder durch Vermarktung. Viele haben aber auch daraus resultierende Lasten, beispielsweise in Form von Sanierungsstaus oder Leerständen, zu tragen. Entsprechend müssen heute bereits die Grundlagen für spätere Generationen gelegt werden. Der Immobilienbestand ist permanent als Ressource zu beobachten und gezielt zu entwickeln. Risiken müssen identifiziert und minimiert werden. Nutzungspotenziale müssen aktiv gestaltet und ausgeschöpft werden.

Kommunen sind häufig die größten Immobilienbesitzer am Ort. Dieser Position müssen sie sich bewusst sein und sie zum Wohle der Gemeinschaft bestmöglich ausgestalten.

Gebäudemanagement

Das operative Management des Gebäudebestands einer Kommune erfordert eine ganzheitliche Herangehensweise. Die früher übliche Zersplitterung von Informationen und Zuständigkeiten auf eine Vielzahl von Stellen innerhalb einer Verwaltung kann der Notwendigkeit wirtschaftlichen Handelns nicht gerecht werden.

Als wesentliche Eckpfeiler für wirtschaftliches Handeln empfiehlt die KGSt:

  1. Eindeutige Ressourcenverantwortung Die Verantwortung für die Inanspruchnahme nach Art, Menge, Kosten und Qualität der Raum-/Gebäudenutzung und -bewirtschaftung trägt der Nutzer im Rahmen zentraler, für die Gesamtverwaltung geltender Vorgaben
  2. Kosten im Budget des Nutzers Die vollständigen Kosten gehen in das vom Nutzer zu verantwortende Budget ein. Der Nutzer kann im Rahmen seines Budgets bei Einhaltung der zentralen Vorgaben frei entscheiden.
  3. Professionelle Leistungserbringung Gebäudewirtschaftliche Leistungen (Flächenmanagement, kaufmännische und technische Betreuung) werden präzise definiert, professionell erbracht und vom Nutzer bezahlt, sofern er sie nicht selber erbringt.
  4. Ganzheitliche Sicht Wissen, Informationen und Entscheidungen müssen insgesamt zusammengeführt werden:
    -  Lebenszyklus statt nur Haushaltsjahr
    -  Monetäre und nichtmonetäre Faktoren
    -  Einzelobjekte UND gesamter Bestand

    Die meisten Kommunen, die ihr Gebäudemanagement optimiert haben, tun dies im Rahmen eines Mieter-/Vermieter-Modells. Die örtlichen Ausprägungen können dabei unterschiedlich sein, je nach Größe, strategischen Zielvorgaben und Steuerungsbedarfen. Kleinere Kommunen präferieren beispielsweise infolge geringer Gebäudebestände und Personalkapazitäten eher schlanke Lösungen. Entgegen vielfach geäußerter Ansicht erschöpft sich Gebäudemanagement allerdings nicht in der Anschaffung einer Software. Dies kann unterstützen und ist besonders bei größeren Kommunen als Grundlage der Geschäftsprozesse sehr wichtig.

    Es gilt vielmehr, alle Informationen und Steuerungsentscheidungen im Lebenszyklus eines Gebäudes zu bündeln. Dies allerdings nicht an den Nutzerinnen und Nutzern von Gebäuden vorbei, sondern diese sind mit einzubeziehen. Nur so können Nutzungspotenziale erschlossen und Kosten gesenkt werden.

Gebäudereinigung

Gebäudereinigung stellt neben den Hausmeisterdiensten den höchsten Anteil bei den Bewirtschaftungsausgaben von Gebäuden dar. Sie leistet einen wesentlichen Beitrag zum Substanzerhalt.

Das Ausschöpfen von Optimierungspotenzialen kann hier drei Effekte erzielen:

  • ein Beitrag zur Kostensenkung, indem eine dem tatsächlichen Bedarf angepasste Reinigung stattfindet,
  • ein Beitrag zur Langlebigkeit von Gebäude und Ausstattung durch sach- und fachgerechte Durchführung
  • Verhinderung von Wertminderung durch unsachgemäßes Vorgehen.

Reinigung kann durch eigene Kräfte (Eigenreinigung) oder durch Beauftragung externer Anbieter (Fremdreinigung) erledigt werden. Häufig werden Kostenargumente als entscheidungsbegründende Faktoren zugunsten der Fremdreinigung genannt. Doch ist zu bedenken, dass nicht nur die Kosten, sondern auch die erbrachte Leistungsqualität in die Entscheidung mit einfließen muss. Denn was nutzt eine billige Reinigung, wenn Ergebnis und Qualität nicht stimmen?

Hausmeisterdienste

Der Hausmeister ist die "Speerspitze" des Gebäudemanagements vor Ort im Objekt. War er früher der im Objekt angesiedelte Handwerker für kleine Reparaturen und weitere, mehr oder weniger hausmeisterbezogene Aufgabenstellungen, so hat sich das Berufsbild inzwischen gewandelt.

  • Er ist Partner des Gebäudemanagements im Objekt,
  • er ist eingebunden in Koordinierung von Handwerkerleistungen,
  • er verfügt über das zur Bedienung moderner Haustechnik erforderliche spezifische Fachwissen,
  • er unterstützt im Schulbereich in Auskleidung der jeweiligen örtlichen Schulgesetze den inneren Schulbetrieb, • er hat oft eigene Kompetenzen, z. B. zur Beschaffung notwendigen Materials in kleinerem Umfang,
  • die Teammitglieder bei Kommunen mit Hausmeisterteams oder -pools sind gefragte Allrounder, die sich in mehreren Objekten gleichermaßen auskennen und durch Flexibilität zum wirtschaftlichen Gebäudemanagement beitragen.

Diese Aspekte, wie auch die intensivere Nutzung vieler Objekte und die gestiegenen Anforderungen der Nutzer, erfordern eine entsprechend ausgerichtete Organisation der Hausmeisterdienste. Bedenkt man, dass es sich bei Hausmeisterdiensten meist um einen der größten Kostenblöcke in der Objektbewirtschaftung handelt, so lohnen sich hier entsprechende Optimierungsansätze besonders.

Bauinvestitionscontrolling und Bauunterhaltung

Gebäude verursachen Kosten, sowohl beim Bau als auch bei der späteren Bauunterhaltung. Nicht allein die Frage, ob und wie eine Baumaßnahme finanzierbar ist, ist entscheidend, sondern vielmehr, ob die daraus Jahr für Jahr zwangsläufig folgenden Instandhaltungs- und Bewirtschaftungsmittel aufgebracht werden können!

Durch geeignetes Projektmanagement ist für eine reibungslose und planungsgemäße Durchführung zu sorgen. Doch die Weichen für wirtschaftliches Bauen und die Einhaltung der Kosten- und Projektplanungen werden schon lange vor dem ersten Spatenstich gestellt. Die Begleitung von Bauplanungen, Koordinierung von Maßnahmen und ihrer Projektabläufe, Steuerung der investiven Mittel sind einige der wesentlichen Eckpunkte eines modernen Bauinvestitionscontrollings, wie es die KGSt empfiehlt. Es stellt Transparenz über die jeweiligen Projektstände her, lässt Risiken frühzeitig erkennen und ermöglicht so Kommunen, ungeplante und kostspielige Nachträge weitgehend zu vermeiden.

Wurden früher Bauunterhaltungskosten oft als "Eh-da"-Kosten, weil unvermeidbar, angesehen, so rücken sie heute zunehmend in den Blick. Sei es, weil sich Versäumnisse in Form eines erkannten Sanierungsstaus zeigen oder in schlimmen Fällen durch marode Bausubstanz erkennbar sind. Die KGSt hat für das Gebäudeportfolio ein Verfahren zur Unterhaltungsbudgetermittlung entwickelt, das in der Fachwelt seit Jahren Anerkennung genießt.

Webcontent-Anzeige
Bildnachweis: Freie Bürofläche (Panorama) © arsdigital www.fotolia.com