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Gebäudemanagement zukunftssicher aufstellen

Begleitung bei der Umsetzung von Projekten

In den letzten Jahren hat die KGSt in verschiedenen Kommunen Organisationsuntersuchungen im Bereich Hochbau bzw. Gebäudemanagement durchgeführt. Zumeist als beteiligungsorientierter Ansatz, der im Rahmen der Bestandsaufnahme die Mitarbeitenden und Führungskräfte einbindet und ihre Erfahrungen und Einschätzung einbezieht.

 Lebenszyklusmodell als Leitgedanke Lebenszyklusmodell als Leitgedanke

Offen und transparent wird das Aufgabenportfolio kritisch hinterfragt, es werden Strukturen und die Arbeitsorganisation bewertet und die wesentlichen Prozesse aufgenommen und analysiert ("vom Schadensablauf bis hin zur Abstimmung von großen Bauprojekten").

Vielleicht kennen Sie diese Ausgangslage auch aus Ihrer Kommune:

  • Es wird nur ein Teil der geplanten Bauprojekte in einem Haushaltsjahr realisiert.
  • Haushaltsreste bauen sich in Größenordnungen auf – ein Sanierungsstau liegt vor.
  • Eigene Planungen finden kaum noch statt – der Hochbau agiert als Auftragsverwaltung.
  • Offene Stellen können mangels qualifizierter Bewerbungen nicht besetzt werden.
  • Die Gebäudeinformationen sind im FB/Amt verteilt und nicht digital gebündelt.
  • Die Nutzer der Gebäude kritisieren die langen Reaktions- und Rückmeldezeiten bei Schäden und Störungen.

Wir erleben dies in einer Reihe von Kommunen und Landkreisen als Ausgangspunkt für eine kritische Überprüfung und Optimierung des Gebäudemanagements. Nicht selten wird dabei eher der Mangel verwaltet. Man müht sich mehr schlecht als recht, seiner Rolle als baufachlicher Dienstleister, der Betreiberverantwortung und der Substanzerhaltung der Gebäude gerecht zu werden.

Auf Basis der in der kommunalen Landschaft geschätzten KGSt®-Grundlagenberichte (z. B. Gebäudemanagement in Kommunen mit kleinen Objektbeständen, Bericht Nr. 8/2019) und Leitgedanken, wie dem Lebenszyklus- oder 3-Säulen-Modell, haben wir in den Projekten auf die Kommune zugeschnittene Lösungen entwickelt.

Beispielhafte Ansätze waren dabei unter anderem:

  • Praxisorientierte Ausgestaltung des Mieter-Vermieter-Modells ("handshake")
  • Neue Verfahren zur Bedarfsabstimmung von Bauprojekten ("Leistungsphase 0")
  • Zentrale Anlaufstelle für kleine Schäden und Störungen mit Ticketsystem Anforderungsprofil für eine digitale Gebäudeakte (z. B. in einem CAFM-Programm)
  • Organisation des Wartungsgeschäftes
  • Differenzierung der Arbeitsorganisation in der Zuständigkeit vom "tropfenden Wasserhahn" bis zum "Millionenprojekt"
  • Stärkung von Aufgabenbereichen, z. B. in der Haustechnik bzw. im Energiemanagement

Darüber hinaus wurden in einer Reihe von Projekten die Schnittstellen mit den wesentlichen Kundenämtern bzw. Fachbereichen gemeinsam optimiert oder auch mit der Kämmerei Prozedere entwickelt, die ein Agieren des Gebäudemanagements auch in Zeiten nicht genehmigter Haushalte besser ermöglicht und dabei helfen, dem Sanierungsstau wirksamer zu begegnen.

Aus der Kombination des internen Wissens und der Erfahrungen mit dem Know-how und der Projekterfahrung der KGSt entwickeln wir Vorschläge und Empfehlungen, die einer entscheidungsorientiert besetzten Lenkungsgruppe vorgelegt und dort diskutiert werden. Den Abschluss bildet in der Regel die Information der Mitarbeitenden über die wesentlichen Ergebnisse.

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