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Happy Birthday, KGSt®-Prozessbibliothek

Sieben Jahre Prozessmodelle von und für unsere Mitglieder

Am 26. November 2010 wurde die KGSt®-Prozessbibliothek auf der Verwaltungsratssitzung der KGSt freigeschaltet. Inzwischen wird sie von unseren Mitgliedern stark genutzt. Anlässlich des Geburtstags der KGSt®-Prozessbibliothek blicken wir zurück auf die Anfangszeit und stellen ihre Entwicklung bis zum heutigen Status quo dar.

Der interkommunale Austausch von Prozessmodellen war von Beginn an unser wichtigstes Ziel. Durch den Zugriff auf Prozessmodelle anderer Verwaltungen können Kommunen Verwaltungsabläufe miteinander vergleichen. Sie erhalten Anregungen zur organisatorischen und technischen Gestaltung der Bearbeitung, insbesondere zum Einsatz von E-Government-Komponenten. Arbeiten sie vor Ort ebenfalls mit einer Prozesssoftware, können sie die Modelle hier einspielen und z. B. als Grundlage für eigene Prozessaufnahmen weiterverwenden. Um einen vertieften Informationsaustausch zu ermöglichen, wird zu jedem Prozessmodell einen Ansprechpartner mit Kontaktdaten genannt.

Die KGSt®-Prozessbibliothek hilft zum einen dabei, den Aufwand für eigene Prozesserhebungen zu reduzieren, zum anderen unterstützt sie bei der Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten und der Neugestaltung von Prozessen.

Wie hat sich KGSt®-Prozessbibliothek im Laufe der Jahre entwickelt?

Zum Start umfasste die KGSt®-Prozessbibliothek rund 20 Prozessmodelle. Die meisten stammten aus dem Projekt Kompetenzzentrum Digitale Verwaltung NRW (KDV), die uns d-NRW freundlicherweise zur Verfügung stellte.

Es folgten erste lokale Prozessmodelle, insbesondere aus nordrhein-westfälischen Kommunen, die bereits im Rahmen des KDV-Projekts Erfahrungen mit der Prozessmodellierung gesammelt hatten. Aber auch andere Pioniere im kommunalen Prozessmanagement, beispielsweise die Stadt Esslingen am Neckar, unterstützten uns früh mit ihren Prozessmodellen.

Erste Erfahrungen mit der Erstellung interkommunal abgestimmter Soll-Prozesse konnten wir durch die Erhebung von Prozessen in einem KGSt®-Vergleichsring erzielen. Dieser Ansatz wurde in den folgenden Jahren im KGSt®-Prozessnetzwerk konsequent weiterverfolgt. So entstanden Prozessmodelle z. B. zum Gebäudemanagement, zum Personalmanagement oder zu den Pass- und Ausweisangelegenheiten, die möglichst weitreichend digitalisierte Bearbeitungsabläufe beschreiben. Die Ergebnisse wurden in mehreren KGSt®-Berichten veröffentlicht.

Während der Erarbeitung des Bundesmeldegesetzes meisterten wir eine weitere Herausforderung: die Modellierung von Prozessmodellen schon vor dem Inkrafttreten eines Gesetzes. Damit können wir unseren Mitgliedern frühzeitig Hilfestellungen für die rechtskonforme Umsetzung geben. Weitere Quellen für neue Prozessmodelle waren KGSt®-Beratungsprojekte zur Prozessoptimierung und KGSt®-Berichtsprojekte aus der gutachtlichen Arbeit.

Während in der Anfangsphase die Akquise neuer lokaler Prozessmodelle zuweilen mühsam war, hat sich das Prozessmanagement inzwischen in vielen Kommunen sehr dynamisch entwickelt. So konnten uns in den vergangenen Monaten unter anderem die Städte München und Karlsruhe auf einen Schlag größere Mengen von Prozessmodellen zur Verfügung stellen.

Wie werden die Prozesse modelliert?

Die Prozessmodelle werden in der Notationsweise "FaMoS" modelliert. Wir haben uns auf eine einheitliche Notationsweise festgelegt, um die die Vergleichbarkeit und die Lesbarkeit der Modelle erhöhen. Um dennoch Modelle aufnehmen zu können, die originär in anderen Notationsweisen erstellt wurden, enthält der Redaktionsprozess die Konvertierung in unseren Standard "FaMoS". Insofern können wir auch Prozesse übernehmen, die z. B. als Picture- oder EPK-Prozesse erstellt wurden.

Was finden Sie in der KGSt®-Prozessbibliothek?

Aktuell stehen über 1 000 Prozessmodelle zu gut 320 Prozessen zur Verfügung. Diese betreffen das Verwaltungshandeln in allen Produktbereichen. Führend sind dabei die Prozesse aus den Produktbereichen 12 – Sicherheit und Ordnung, Einwohnerservice und 11 – Innere Verwaltung.

Gut zwei Drittel der Modelle sind lokale Prozesse (LOK), die bereits in einer Kommune umgesetzt sind oder umgesetzt werden könnten. Die inhaltliche Richtigkeit ist dabei durch den jeweiligen Fachbereich und einen Querschnittsbereich – i. d. R. Organisation oder IT – bestätigt.

Der größte Teil der lokalen Prozessabläufe stammt aus unseren Mitgliedskommunen der Größenklassen 1 und 2. Gleichwohl bieten sie auch einen Mehrwert für kleinere Kommunen. Insbesondere die Leistungserstellungs-Prozesse, die auf Bundesgesetzgebung beruhen, sollten hinsichtlich der Prozessschritte, unabhängig von der Größenklasse, bundesweit einheitlich ablaufen.

Ein Drittel aller Prozesse klassifizieren wir als interkommunal abgestimmte Soll-Prozesse (ISP). Sie sind in interkommunalen Arbeitsgruppen entstanden und haben den Anspruch, sehr fortschrittlich zu sein, insbesondere hinsichtlich ihres Digitalisierungsgrades.

Wo steht die KGSt®-Prozessbibliothek heute?

Die KGSt®-Prozessbibliothek ist eine sehr gefragte Anwendung. Hohe Zugriffszahlen zeigen, dass ihre Inhalte auf großes und weiterhin wachsendes Interesse stoßen. Wir berichten regelmäßig im KGSt®-Journal und im KGSt®-Portal über neu eingestellte Prozesse. Angesichts der Fülle von verfügbaren Prozessen lohnt sich der regelmäßige Blick in die KGSt®-Prozessbibliothek!

Gern möchten wir mit Ihnen zusammen diesen erfolgreichen Weg weitergehen. Bitte zögern Sie nicht, uns gute Modelle aus Ihrer Verwaltung zur Verfügung zu stellen, unabhängig von der Notationsweise.

Bei allen bisherigen Prozess-Lieferanten bedanken wir uns herzlich: Ihre Prozesse beleben die KGSt®-Prozessbibliothek und sorgen für immer wieder neue Denkanstöße und Innovationen!

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