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Herausforderungen der Digitalisierung in der Kommunalverwaltung

Vortrag von Marc Groß im Rahmen der Veranstaltung "kommune.digital.forum"

Beim kommune.digital.forum am 26. Oktober 2021 ging es um die Herausforderungen der Digitalisierung in der Kommunalverwaltung. Dabei standen die Digitalisierung von Prozessen und das Datenmanagement im Mittelpunkt. Kein Wunder, machen sie doch den Kern der Digitalisierung aus.

 Homepage von kommune.digital.forum

In seinem Impuls griff Marc Groß die Chancen und Herausforderungen der (Verwaltungs-)Digitalisierung auf. Im ersten Teil betrachtet er die Potenziale der Digitalisierung, die, wenn man Digitalisierung wirksam einsetzt, zu mehr Lebens-, Standort- und Arbeitsqualität führen. Danach ging er auf die Wahrnehmung der OZG-Umsetzung ein, die sehr deutlich macht, wie die Lage im Kontext der Digitalisierung in Deutschland ist – auch wenn das OZG nur einen sehr kleinen Teil der Digitalisierung ausmacht. Daraus hat Marc Groß 5 ½ Stoßrichtungen abgeleitet:

  1. Das Prinzip "Wasch mich, aber mach mich nicht nass" überwinden
    Die Coronapandemie hat der Digitalisierung in Deutschland in den letzten 1,5 Jahren auf den ersten Blick einen enormen Schub verpasst. Der Ausnahmezustand hat gezeigt, dass Kommunen die Arbeit von heute auf morgen in vielen Bereichen schnell umstellen können. Viele Arbeitsbereiche wurden beispielsweise ins Homeoffice verlagert. Städte, Kreise und Gemeinden haben flexibel reagiert, als es darum ging die Arbeitsfähigkeit aufrechtzuerhalten.

    Aber: Die Digitalisierung des Status-quo ist nicht das Ziel. So gedacht, bleibt die Digitalisierung weit hinter den möglichen transformativen Potenzialen zurück. Zu oft wird noch auf die Imitation geübter physischer Prozesse in der digitalen Welt gesetzt und zu wenig über wirklich einschneidende Veränderungen nachgedacht. Aber genau darum geht es! Um dies zu erreichen, muss sich einiges im Denken und Handeln verändern. Nur so kann es gelingen die Digitalisierung in Deutschland schneller als bisher voranzubringen.
     
  2. Neue Organisationsformen im Ökosystem Kommune etablieren
    Digital denken und handeln bedeutet, vernetzt zu agieren. Bei der Digitalisierung nehmen Kommunen noch zu oft zu wenig das gesamte kommunale Ökosystem in den Blick. Das bedeutet, dass für eine wirksamen Digitalisierung das Zusammenspiel von örtlicher Gemeinschaft, Politik und Verwaltung neu justiert werden muss. Dabei sind die Grenzen zwischen den einzelnen Systemen, wie der Kommunalverwaltung, dem Konzern Kommune, der örtlichen Gemeinschaft und der Region, nicht immer klar zu ziehen. Zukünftig kann und darf daher nicht mehr nur die Verwaltung betrachtet werden.
     
  3. In Schlüsselkompetenzen für eine digitalisierte Arbeitswelt investieren
    Digitalisierung ist mehr als Technik. So braucht es in einer digitalisierten Arbeitswelt gerade nicht nur eine IT- und Medienkompetenz, sondern viele weitere, teilweise neue Facetten, um die Digitalisierung erfolgreich meistern zu können. Die KGSt spricht daher nicht von einer digitalen Kompetenz, welche sich klar abgrenzen lässt. Denn auch die Digitalisierung lässt sich nicht in einem Bereich verorten, sondern betrifft all unsere Lebensbereiche.

    Bei der digitalen Kompetenz handelt es sich um einen Sammelbegriff für die unterschiedlichen Ausprägungen von einzelnen Kompetenzen bzw. Kompetenzfacetten, die im Zuge der zunehmend digitalisierten Arbeitswelt relevant sind. Um für mehr Klarheit zu sorgen, spricht die KGSt daher nicht von "digitaler Kompetenz", sondern von "Schlüsselkompetenzen in der digitalisierten Arbeitswelt".
     
  4. Neue Arbeitsformen nutzen, Methodenkompetenz aufbauen und schneller in die Umsetzung kommen
    Der Erfolg der Digitalisierung wird aber schlussendlich an der Umsetzung und den daraus resultierenden Mehrwerten gemessen. In diesem Zusammenhang haben Nutzerzentrierung, agile Arbeitsweisen und crossfunktionale Teams eine besondere Bedeutung.

    Optimierte digitale kommunale Services und Prozesse sind erfolgreicher, wenn die Nutzenden eines Services bzw. einer Leistung radikal in den Fokus genommen werden. Dabei ist es wichtig, die Nutzenden außerhalb der Verwaltung, z. B. die Bürgerin oder den Bürger, und die Nutzenden innerhalb der Verwaltung, z. B. die Verwaltungsmitarbeitenden, gleichermaßen in den Blick zu nehmen. Die KGSt spricht hier von einer doppelten Nutzerzentrierung.

    Unterstützt wird diese durch den Methodenkoffer des Service Designs. Er umfasst sämtliche nutzerzentrierten Ansätze, die dazu beitragen, dass Services stärker an den Bedürfnissen der Nutzergruppen ausgerichtet sind. Service Design bedeutet, durch die Brille der Nutzerinnen und Nutzer auf kommunale Services und Prozesse zu blicken und so mehr Empathie für die Bedürfnisse und Wünsche von Nutzerinnen und Nutzern zu entwickeln.
     
  5. Komplexität der föderalen IT abbauen und (5 ½) Dienstleistungskompetenz- und Verantwortung neu diskutieren
    Für eine erfolgreiche und wirksame Verwaltungsdigitalisierung, die den Unternehmen sowie den Bürgerinnen und Bürgern und der Verwaltung selbst nutzt, ist aus der Managementperspektive der KGSt ein neuer Ansatz zu wählen. IT- und Online-Services sollten zentral, z. B über eine Cloud-Lösung, bereitgestellt werden. Kommunen können diese Services dann ihren Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen einfacher als bisher zur Verfügung stellen.

    Bei der Stoßrichtung 5 ½ geht es darum, die Verwaltungszuständigkeiten unter den Möglichkeiten der Digitalisierung neu zu diskutieren. Wo und wie sollten welche Leistungen und deren Prozesse und (Teil-)Prozesse erbracht werden, wenn sie z. B. aus bundes- oder landesgesetzlichen Regelungen resultieren und den größtmöglichen Nutzen für die örtliche Gemeinschaft erbringen und wirtschaftlich erbracht werden sollen?
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