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Herbstsitzung mit spannenden Themen

Innovationszirkel für kleine Kommunen

Auf der Agenda der Herbstsitzung des Innovationszirkels für kleine Kommunen unter 10 000 Einwohner stand eine Reihe von spannenden Themen.

Zu Beginn des Treffens erläuterte KGSt-Referent Matthias Hörmeyer die Auswirkungen des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Demnach müssen auch kleine Kommunen bis zum 31.12.2022 dafür sorgen, dass ihre Dienstleistungen elektronisch über ein Verwaltungsportal angeboten werden.

Der KGSt®-Prozesskatalog bietet eine Unterstützung bei der Sichtung OZG-relevanter Dienstleistungen. Mit den darin derzeit enthaltenen Leistungen und zuzuordnenden Prozessen haben auch kleine Kommunen eine hilfreiche Checkliste an der Hand, um in Betracht kommende Leistungen leichter identifizieren können.

Der Prozesskatalog stellt zudem eine nützliche Basis bei der Erstellung lokaler organisationsbezogener Prozesslandkarten und beim Verwaltungsscreening dar. Beide helfen dabei, mögliche unerschlossene Potenziale einer Kommune zu erkennen. Die zahlreichen in der Prozessbibliothek dokumentierten Prozessmodelle bieten eine weitere Unterstützung bei der Ausrichtung der konkreten einzelnen Arbeitsschritte und bei der Identifizierung von Digitalisierungsmöglichkeiten.

KGSt-Referentin Hortense Klein gab einen Überblick über Chancen und Nutzen von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und griff dabei auf Inhalte eines in Kürze erscheinenden KGSt-Berichts zu. So gibt es inzwischen auch aus kleinen Kommunen gute Erfahrungen, die Effektivitäts- und Effizienzgewinne von DMS belegen: So wird es möglich, dokumentenorientierte Geschäftsprozesse medienbruchfrei zu gestalten.

Mitarbeitende und Führungskräfte können von jedem Ort aus schnell und benutzerfreundlich auf Dokumente zugreifen. Der Sachstand eines Vorgangs und die noch zu erledigenden Aufgaben werden zweifelsfrei erkannt. Einsparpotenziale entstehen insbesondere durch optimierte Prozesse und einen geringeren Ablage- bzw. Suchaufwand. Wird auf Papierakten verzichtet, können Gebäudeflächenersparnisse realisiert werden. Als flankierende Maßnahme bei der Einführung eines DMS ist u. a. eine geordnete Ablage (Stichwort Aktenplan) erforderlich.

Das Thema Digitalisierung stellte KGSt-Referentin Anika Krellmann aus einem ganzheitlichen Blickwinkel heraus dar. Es wurde deutlich, dass in puncto Verwaltungs-Digitalisierung inzwischen nicht mehr allein die Kostensicht und Effizienzeffekte im Vordergrund stehen. Ebenso starke Gründe für den Anstoß von Digitalisierungsprojekten stellen die Entlastung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die Arbeitgeberattraktivität – z. B. durch die Möglichkeit des mobilen Arbeitens – und Qualitätssteigerungen dar. Der Teilnehmerkreis steuerte dazu Erfahrungen aus eigenen Projekten bzw. neue Projektideen bei.

Auch Bürgermeister Jörg Jenoch aus der Gemeinde Eichwalde griff das Thema in seiner Präsentation zu guten digitalen Projekten auf und stellte zudem Ideen und Ansätze zur interkommunalen Zusammenarbeit mit den Nachbarkommunen vor. Der weitere Erfahrungsaustausch unter den Teilnehmenden und ein kurzer Überblick über den jüngst veröffentlichten KGSt-Bericht zum Sportstättenmanagement rundeten das Treffen ab.

Der Innovationszirkel trifft sich erneut im Frühjahr. Neue Mitglieder sind willkommen!

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