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In 2 Phasen zum Erfolg

Interview mit Dr. Britta Schulz, Bürgermeisterin der Stadt Kalkar, zu einer Organisationsuntersuchung der KGSt nach dem 2-Phasen-Modell

"Wir wissen, dass wir uns organisatorisch weiterentwickeln müssen, wissen aber nicht, welche Stellschraube/n wir drehen sollen." Diese Aussage einer kommunalen Führungskraft steht exemplarisch für eine Herausforderung, vor der viele Verwaltungen stehen. Es wird ein Bedarf zur organisatorischen Entwicklung der Kommunalverwaltung erkannt. Welche Maßnahmen jedoch die gewünschten Effekte mit sich bringen werden, ist nur schwer zu ermitteln.

Der KGSt-Geschäftsbereich Beratung & Vergleiche hat eine Vorgehensweise entwickelt und bereits seit mehreren Jahren in vielen Verwaltungen angewendet, die diese Fragestellung adressiert: das "2-Phasen-Modell" (Informationen: siehe Kasten rechts).

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In der Stadt Kalkar (ca. 60 Mitarbeitende) hat die KGSt dieses Jahr eine Organisationsuntersuchung 1. Phase durchgeführt. Bürgermeisterin Dr. Britta Schulz berichtet im Interview über die Erfahrungen der Stadt.

 Dr. Britta Schulz Dr. Britta Schulz

KGSt: Was war der Auslöser für die Durchführung der Organisationsuntersuchung?

Dr. Schulz: In den ersten zwei Jahren meiner Bürgermeisteramtszeit haben viele neue Entwicklungen die Verwaltung insgesamt auf Trab gehalten – stellvertretend seien hier nur die Flüchtlingskrise und der "Kampf" um gutes Personal genannt.

Diese Themen führen dazu, dass andere Anforderungen an eine zeitgemäße Verwaltung gestellt werden als noch vor einigen Jahren. Daher reiften Ende 2017 erste Pläne in mir, die Verwaltung in einigen Bereichen organisatorisch zukunftsfähiger zu gestalten.

Unmittelbarer Auslöser für die Durchführung der Organisationsuntersuchung war jedoch eine politische Diskussion im Rat der Stadt Kalkar, bei der es um die Schaffung einer zusätzlichen Stelle im Bereich Hochbau ging.

In diesem Zuge wurde die Verwaltung auch beauftragt, eine externe Organisationsuntersuchung mit dem Ziel einer langfristigen Kostenreduzierung vorzubereiten. Dieser Beschluss kam dann auch nicht ganz ungelegen, wobei die Verwaltung eine andere Intention verfolgte. Durch die externe Untersuchung erhielt sie nämlich die Chance, einen Überblick über den insgesamt bestehenden Handlungsbedarf zu erhalten, was natürlich eine zwingende Ergänzung zu dem "gefühlten" Handlungsbedarf darstellt.

KGSt: Die Vorgehensweise der KGSt hatte einen breiten Fokus und beschäftigte sich nicht nur mit der formalen Aufbauorganisation sondern auch mit Themen wie Informations- und Kommunikationsverhalten sowie Führung. Wieso hat sich die Stadt Kalkar entschieden, diesem Untersuchungsansatz zuzustimmen?

Dr. Schulz: Zunächst einmal ist festzuhalten, dass die KGSt für die kommunale Organisationsarbeit grundsätzlich von übergeordneter Bedeutung ist. Nicht zuletzt durch die Einbindung von Fachleuten der jeweils betroffenen Aufgabengebiete aus verschiedenen Kommunen erreicht die KGSt eine hohe Praxisnähe. Aus diesen Gründen ist die KGSt für derartige Organisationsuntersuchungen bereits eine gute Adresse.

Hinzu kommt, dass die KGSt in ihrem konkreten Angebot zur Organisationsuntersuchung dargestellt hat, die Kernverwaltung mit ganzheitlichem Blick zu betrachten. Das erschien uns als Kommune wichtig, denn manchmal sind nicht allein organisatorische Veränderungen erforderlich, sondern es muss sich beispielsweise auch etwas im Kommunikationsverhalten ändern.

Um das herauszufinden, müssen diese Themen aber auch erst einmal angesprochen werden. Und das hat die KGSt in verschiedenen Mitarbeiter-Workshops und Führungskräfte-Interviews sowie weiteren Klärungsgesprächen dann auch getan.

KGSt: Wie wurden Sie als Bürgermeisterin in den Prozess eingebunden?

Dr. Schulz: Den Anfang der Organisationsuntersuchung markierte eine Auftaktveranstaltung mit allen Mitarbeitern, bei der ich die Gründe für die Organisationsuntersuchung beschrieben habe und gemeinsam mit der KGSt die Vorbehalte der Mitarbeiter abzubauen versuchte. Diese offene Kommunikation zog sich übrigens durch das gesamte Projekt – zwischen KGSt, der Führungsebene, Personalrat und den beteiligten Mitarbeitern.

Nach diesem Auftakt hat die KGSt mich "unter vier Augen" interviewt, um meine Sicht der Dinge herauszufinden. Genauso wie die eben genannte offene Kommunikation schätzte ich übrigens auch die seitens der KGSt betonte Vertraulichkeit derartiger Gespräche.

Auch die Mitarbeiter-Workshops wurden offen, aber diskret gestaltet: die Ergebnisse wurden kommuniziert, aber die Herkunft der Äußerungen wurden zum Schutz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht genannt.

Während des weiteren Projektverlaufs war ich gedanklich immer wieder in den Prozess eingebunden: Was wird die KGSt empfehlen? Welche Schlüsse ziehe ich jetzt schon aus der Untersuchung? Zuletzt war ich intensiv in den Prozess eingebunden, als die KGSt in mehreren Gesprächen ihre Empfehlungen erläutert und gemeinsam mit uns verifiziert hat.

Im September wurden dann die Ergebnisse allen Mitarbeitenden und dem Rat der Stadt Kalkar durch die KGSt präsentiert. Unmittelbar nach der Präsentation habe ich jeweils erläutert, wie die Verwaltung mit den Empfehlungen umgehen wird.

KGSt: Wie gehen Sie als Stadt mit den Empfehlungen jetzt weiter um?

Dr. Schulz: Wir stehen zwar am Ende der Organisationsuntersuchung, aber am Anfang eines Veränderungsprozesses. Die KGSt hat eine Reihe von Empfehlungen ausgesprochen, von denen einige auch zügig umsetzbar sind.

Einige Empfehlungen zielen aber auch in eine langfristige, strategische Richtung. Diesen Weg der strategischen Verwaltungsmodernisierung möchte ich auch gerne einschlagen und daran intensiv mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadtverwaltung und den Mitgliedern des Rates arbeiten.

Die Organisationsuntersuchung hatte im Übrigen auch den Effekt, Lust auf Veränderungen zu machen. Diese positive Grundstimmung gilt es nun zu nutzen.

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